Automatisieren Sie die Verarbeitung von Besprechungsanfragen

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Wenn Exchange-Benutzer Besprechungsanfragen erhalten, müssen sie diese normalerweise “von Hand” bearbeiten. Überprüfen Sie ihre Kalender und akzeptieren Sie die Besprechungen manuell oder lehnen Sie sie ab. Es gibt eine Möglichkeit, diesen Prozess zu automatisieren – eine von Microsoft erstellte Ereignissenke für Exchange namens Agent automatisch akzeptieren.

Der Agent wird auf dem Exchange-Server ausgeführt und verarbeitet eingehende Besprechungsanforderungen für Benutzer. Es überprüft die angeforderte Zeit anhand des Kalenders eines Benutzers und akzeptiert oder lehnt die Anforderung dann ab, je nachdem, ob ein Planungskonflikt vorliegt oder nicht.

Der Agent verwendet ein sogenanntes “Buchungsfenster”, einen festgelegten Zeitraum (standardmäßig 12 Monate), um einen gewissen Spielraum für seine Aktionen bereitzustellen. Alles, was außerhalb des Buchungsfensters liegt, wird nicht automatisch verarbeitet.

Nach der Installation kann der Agent konfiguriert werden, indem die Eigenschaften in einer bereitgestellten XML-Datei bearbeitet werden. Zu den verfügbaren Optionen gehört die Möglichkeit, die Aktionen des Agenten im Systemprotokoll aufzuzeichnen (einschließlich Akzeptieren und Ablehnen von Aktionen) und den Antworten Debugging-Informationen hinzuzufügen. Sie können auch angeben, ob das Enddatum für wiederkehrende Besprechungen automatisch erzwungen werden soll (damit wiederkehrende Besprechungen mit einem Enddatum nach dem Buchungsfenster automatisch abgelehnt werden).

Die Verwendung des Auto Accept Agent weist einige Einschränkungen auf. Zum einen müssen Benutzer ziemlich gewissenhaft sein, wenn es darum geht, ihre Kalender ordnungsgemäß zu aktualisieren. Andernfalls kann der Agent nicht wissen, wie er etwas zuverlässig akzeptieren oder ablehnen kann, was zu Ungenauigkeiten im Benutzerkalender führen kann.

Microsoft hat eine detaillierte veröffentlicht leiten zur Verwendung des Auto Accept Agent, der von jedem Administrator gelesen werden sollte, der in Betracht zieht, ihn einzurichten. Es werden viele der damit verbundenen Funktionen und möglichen Probleme erläutert.

Über den Autor: Serdar Yegulalp ist Herausgeber der Windows Power Users Newsletter und ein regelmäßiger Beitrag zu SearchExchange.com.


MITGLIEDER-FEEDBACK ZU DIESEM TIPP

Sie können die Verarbeitung von Besprechungsanforderungen in Outlook einfach automatisieren und so die Komplexität eines Auto Accept-Agenten vermeiden.

Öffnen Sie Outlook Tools -> Optionen -> Kalenderoptionen -> Ressourcenplanung

Verwenden Sie diese drei Optionen:

  • Besprechungsanfragen und -stornierungen automatisch annehmen.
  • Ablehnen widersprüchlicher Besprechungsanfragen automatisch ablehnen.
  • Wiederkehrende Besprechungsanfragen automatisch ablehnen.

Mohammed K.

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Ich habe eine Frage zur Ereignissenke des Microsoft Auto Accept Agent für Exchange Server. Ich teste es in einer Entwicklungsumgebung und es hat zwei große Nachteile für uns:

  1. Wenn Sie eine wiederkehrende Besprechung planen, können Benutzer nicht alle widersprüchlichen Ereignisse sehen, bevor sie auf “Senden” klicken.

  2. Wenn sie auf Senden klicken und eine Besprechung aufgrund einer bestimmten Anzahl widersprüchlicher Ereignisse abgelehnt wird, wird die Einladung weiterhin an alle eingeladenen Personen gesendet. Die eingeladenen Personen erhalten eine Einladung und nehmen sie an, aber die Ressource ist nicht verfügbar. Der Veranstalter muss eine aktualisierte Einladung mit einer neuen Ressource senden. Gibt es sowieso etwas zu vermeiden? Mit anderen Worten, ich möchte nicht, dass die Einladung an eingeladene Personen gesendet wird, wenn die Ressource abgelehnt wird.

Jede Hilfe wird sehr geschätzt.
??Gleichzeitig.

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Ich denke, dies sind Einschränkungen in der Architektur des Auto Accept Agent, wie er derzeit implementiert ist. Für eine robustere Version derselben Technologie möchten Sie möglicherweise einen Blick darauf werfen Exchange Resource Manager, für die eine Testversion verfügbar ist.
Serdar Yegulalp, Tippautor


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