Beherrschen von Workflow-Berichten in SharePoint 2010

Der Workflow in SharePoint 2007 und SharePoint 2010 kann eine leistungsstarke Funktion sein, mit der Geschäftsprozesse automatisiert und Best Practices durchgesetzt werden können. Ohne ordnungsgemäße Überwachung können Workflows jedoch von Endbenutzern blockiert, aufgrund von Fehlern angehalten oder von Workflow-Teilnehmern einfach ignoriert werden. Um diese Situationen zu vermeiden, können sich Administratoren auf Workflow-Berichte und integrierte Überwachung in SharePoint verlassen.

Um loszulegen, sollten Sie etwas darüber wissen Workflows in SharePoint. Standardmäßig können Workflows eng mit Inhaltstypen verknüpft werden. Jedes Mal, wenn Inhalte eines bestimmten Typs zu einem Projekt beigetragen werden, kann der Workflow aktiviert werden, unabhängig davon, wo der Inhalt bereitgestellt wird.

Alternativ können Workflows aktiviert werden, indem Inhalte zu einer bestimmten Liste oder Bibliothek beigetragen werden. Wenn dies konfiguriert ist, können Endbenutzer – oder Inhaltsanbieter – einen Workflow manuell aktivieren. Aufgrund der Vielzahl von Methoden zum Initiieren von Workflow-Prozessen kann die Berichterstellung über den Status dieser Workflows Administratoren dabei helfen, herauszufinden, was vor sich geht.

Der erste Hinweis darauf, dass ein Workflow ausgeführt wurde oder für Inhalte ausgeführt werden könnte, befindet sich in der in Abbildung 1 gezeigten Standardansicht der Dokumentbibliothek. Neben den Spalten (Metadaten) in dieser Bibliothek für eine bestimmte Ansicht gibt es für jeden Workflow eine Spalte.

Ein Beispiel für den Workflow-Status
Abbildung 1: Workflow-Status in einer Dokumentbibliothek

In der Spalte wird der Status des Workflows angezeigt, der für das jeweilige Dokument ausgeführt wird. In diesem Beispiel ist die Gears Sales History Excel In der Arbeitsmappe wurde ein Genehmigungsworkflow gestartet und abgeschlossen.

Der letzte Schritt in diesem Prozess ist ein Genehmigungsschritt, und der Status wird in der Spalte angezeigt, die dem Workflow entspricht. Wenn Sie auf den Status klicken, erhalten Sie zusätzliche Informationen zu dieser bestimmten Workflow-Instanz (siehe Abbildung 2).

Die PowerPRO GUI - MobileShell-Oberfläche
Abbildung 2: Workflow-Details im Gears-Dokument

Die zusätzlichen Informationen zum Workflow stellen das Ergebnis dar, als der Workflow das letzte Mal in diesem Dokument ausgeführt wurde. Die Basisdaten geben an, wann diese bestimmte Instanz des Workflows gestartet wurde und wann sie zuletzt ausgeführt wurde.

Es zeigt Ihnen auch den Status des Dokuments. In diesem Beispiel war der letzte Schritt eine Genehmigung, und das Dokument wurde tatsächlich genehmigt. Wenn zusätzliche Informationen erforderlich sind, können Sie sich den in Abbildung 3 gezeigten Workflow-Verlauf ansehen, der eine vollständige Aufzeichnung dieser Instanz des Workflows darstellt. Es enthält detaillierte Informationen zu den während des Workflows durchgeführten Schritten, wer beteiligt war und – in diesem Fall – welche Fehler während der Verarbeitung aufgetreten sind. Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass ein Administrator mit Sichtbarkeit auf Farmebene auf diese Weise auf den Workflowverlauf zugreift, wird angezeigt, was verfügbar ist und was von SharePoint verfolgt wird.

Genehmigungsverlauf für SharePoint-Workflowberichte
Abbildung 3: Verlauf des Genehmigungsworkflows für das Gears-Dokument

Wenn Sie nur an einem Dokument interessiert sind, funktioniert diese Methode einwandfrei. Tatsächlich könnte es eine hervorragende Ressource für Power-User sein, die verstehen möchten, was mit ihren Dokumenten passiert. Für die Site- oder Farmadministratoren der Welt ist diese Methode jedoch nicht wirklich nützlich, da der Umfang zu eng ist.

Glücklicherweise gibt es in SharePoint Funktionen, die Aufschluss über die umfassendere Ansicht von Workflows innerhalb einer Websitesammlung geben können. Grundsätzlich können Site-Administratoren anzeigen, welche Workflows der Websitesammlung zugeordnet sind. In dem Seiteneinstellungen Menü für eine Websitesammlung gibt es eine Workflows Link in der Site Administration Kategorie. In Abbildung 4 sehen Sie, dass Sie über diesen Link zur Liste der Workflows gelangen, die derzeit der Site zugeordnet sind.

SharePoint-Workflows, die der aktuellen Website zugeordnet sind.
Abbildung 4. Mit der aktuellen Site verknüpfte Workflows

Obwohl die Benutzeroberfläche nur in begrenztem Umfang verwendet wird, erhalten Sie einen Überblick über jeden Workflow und erfahren, ob er mit Inhalten verknüpft ist und ob er aktiv ist oder nicht. Auf diese Weise erhalten SharePoint-Administratoren schnell einen umfassenden Überblick. Leider ist keine der Informationen auf dieser Oberfläche anklickbar, so dass ein tieferes Bohren nicht möglich ist.

Wenn Sie zusätzliche Details benötigen, können Sie einen Drilldown in Workflow-Berichte durchführen, die auf Listenverwaltungsebene angezeigt werden Workflow-Einstellungen Option befindet sich ganz rechts im Menüband. In den Workflow-Einstellungen erfahren Sie, welche Workflows bestimmten Inhalten in der Liste zugeordnet sind.

Die letzte Option auf dieser Schnittstelle ist Workflow-Berichte anzeigenHiermit können Sie über die spezifischen Workflows in der Liste Bericht erstatten. Das Menü zeigt alle aktuell zugeordneten Workflows an und bietet Ihnen die Möglichkeit, über Aktivitäten und Stornierungen / Fehler zu berichten.

Wenn Sie einen einzelnen Bericht auswählen, werden Sie durch einen Assistenten zum Erstellen von Berichten geführt (siehe Abbildung 5). Der Assistent fordert Sie sofort auf, die Bibliothek anzugeben, in der der Bericht nach Abschluss gespeichert wird.

Holen Sie sich detaillierte Workflow-Berichte vom Erstellungsassistenten.
Abbildung 5: Der Erstellungsassistent enthält detaillierte Workflow-Berichte

In allen Fällen erstellt SharePoint dynamisch eine Excel-Arbeitsmappe mit einem Pivot-Tabellenberichtslayout und den Rohdaten. Die Pivot-Tabelle ist mäßig nützlich, um Informationen auf Zusammenfassungsebene bereitzustellen, aber nicht viel darüber hinaus. Mit den bereitgestellten Rohdaten haben Sie jedoch die Möglichkeit, Ihre eigenen Berichte zu erstellen und diese Daten mit Daten aus anderen Berichten zu kombinieren, um ein zusammengesetztes Bild Ihrer Workflow-Aktivität zu erstellen.

Wie viele andere Facetten von SharePoint 2010 bemühte sich Microsoft, an Aspekten der Office-Produkte zu arbeiten. Im Kontext des Workflows ist Visio das Hauptwerkzeug. Wenn Sie auf die neuen Funktionen geachtet haben, wissen Sie, dass Visio jetzt ein erstklassiges Tool zur Erstellung von Workflows ist, mit dem Sie zusammenarbeiten SharePoint Designer.

Was Sie möglicherweise nicht wissen, ist, dass die Webversion von Visio, die Teil der Office-Webanwendungen ist, Ihnen Visualisierungsfunktionen bietet. Sie haben auch die Möglichkeit, die Workflow-Schritte, die beteiligten Elemente und die grundlegende Ikonografie zu „sehen“, um einen Einblick in den Prozess zu erhalten.

Letztendlich kann der Workflow in den meisten Organisationen einen hohen Wert bieten. Historisch gesehen bestand die Herausforderung darin, genügend Einblick in das zu bekommen, was tatsächlich unter der Decke vor sich geht. Mit SharePoint 2010 hat Microsoft Administratoren einige der Berichts- und Überwachungsfunktionen zur Verfügung gestellt, die Sie benötigen, um Prozesse im Auge zu behalten. All dies kombiniert, um Ihnen eine bessere Sichtbarkeit und – was noch wichtiger ist – die Möglichkeit zu geben, die immer komplexer werdende Welt Ihrer SharePoint-Umgebung zu verwalten.

ÜBER DEN AUTOR
Shawn Shell ist der Gründer von Consejo Inc., einer in Chicago ansässigen Beratungsfirma, die sich auf webbasierte Anwendungen, Mitarbeiter- und Partnerportale sowie Enterprise Content Management-Lösungen spezialisiert hat. Er hat mehr als 20 Jahre in der IT verbracht, wobei sich die letzten 10 auf Content-Technologien konzentrierten. Shell ist Co-Autor von Microsoft Content Management Server 2002: Ein vollständiger Leitfaden (Addison-Wesley) und der leitende Analyst / Autor für die SharePoint-Forschungswebsite SharePointWatch der Real Story Group.

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