Betrachten Sie diese Office 365-Alternativen zu öffentlichen Ordnern

Da immer mehr Unternehmen einen Wechsel von Exchange Server in Betracht ziehen, belasten öffentliche Ordner aus verschiedenen Gründen weiterhin viele Administratoren.

Microsoft unterstützt öffentliche Ordner in seinem neuesten Exchange Server 2019 sowie in Exchange Online, fordert Unternehmen jedoch dazu auf, einige seiner neueren Optionen wie Office 365 Groups und zu übernehmen Microsoft-Teams. Eine Organisation, die Alternativen zu öffentlichen Ordnern verfolgt, wird feststellen, dass es keinen direkten Ersatz für diese Exchange-Funktion gibt. Der Grund dafür liegt in der Natur der Wolke.

Microsoft hat seine Absichten frühzeitig unter der Führung von Satya Nadella mit seiner Initiative “Mobile First, Cloud First” im Jahr 2014 festgelegt. Microsoft hat seine Cloud-Suite aggressiv um neue Dienste und Funktionen erweitert. Dieses schnelle Tempo bedeutete, dass Migrationen zu Cloud-Diensten wie Office 365 je nach Zeitpunkt eine andere Erfahrung bieten würden. Je nachdem, wann Sie zu Office 365 gewechselt sind, gibt es möglicherweise andere Funktionen als wenn Sie mehrere Monate gewartet haben. Dies war der Fall bei der Migration von öffentlichen Ordnern von lokalem Exchange Server zu Exchange Online, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickelte und auch mit der Einführung von Microsoft Teams, Skype for Business und Office 365-Gruppen zusammenfiel.

Die folgende Aufschlüsselung der Verwendung von öffentlichen Ordnern durch Organisationen kann Exchange-Administratoren bei der Planung helfen, wenn sie auf das neue Cloud-Modell in Office 365 umsteigen.

Organisationen, die öffentliche Ordner nur für E-Mails verwenden

Öffentliche Ordner sind ein großartiger Ort zum Speichern von E-Mails, auf die mehrere Personen innerhalb eines Unternehmens zugreifen müssen. Beispielsweise kann eine Buchhaltungsabteilung öffentliche Ordner verwenden, damit Abteilungsmitglieder mithilfe von Outlook auf die öffentlichen Ordner der Buchhaltung und den entsprechenden E-Mail-Inhalt zugreifen können.

Ein freigegebenes Postfach bietet einige Vorteile gegenüber einem öffentlichen Ordner, wobei der primäre über die mobile Outlook-App oder über das Web von Outlook aus zugänglich ist.

Office 365 bietet ähnliche Funktionen wie Öffentliche Ordner über die Funktion für freigegebene Postfächer in Exchange Online. In einem freigegebenen Postfach werden E-Mails in Ordnern gespeichert, auf die mehrere Benutzer zugreifen können.
Ein freigegebenes Postfach bietet einige Vorteile gegenüber einem öffentlichen Ordner, wobei der primäre über die mobile Outlook-App oder über das Web von Outlook aus zugänglich ist. Auf diese Weise können Benutzer von ihrem Smartphone oder einem Standardbrowser aus eine Verbindung herstellen, um E-Mails zu überprüfen, die an das freigegebene Postfach gesendet werden. Dies unterscheidet sich vom Zugriff auf öffentliche Ordner, bei dem der Outlook-Client geöffnet werden muss.

Organisationen, die öffentliche Ordner für E-Mails und Kalender verwenden

Für Unternehmen, die sowohl E-Mails als auch Kalender in ihren öffentlichen Ordnern verwenden, bietet Microsoft eine weitere Cloud-Alternative mit einigen zusätzlichen Vorteilen.
Mit Office 365 Groups können Benutzer nicht nur an E-Mails und Kalendern zusammenarbeiten, sondern auch Dateien auf einer freigegebenen OneDrive for Business-Seite, Aufgaben in Planner und Notizen in OneNote speichern. Office 365 Groups ist eine weitere Option für E-Mails und Kalender, die auf jedem Gerät verfügbar sind. Eigentümer von Office 365-Gruppen verwalten ihre eigenen Berechtigungen und Mitgliedschaften, um die IT-Abteilung von der Sicherheitsadministration zu entlasten.
Microsoft stellt Migrationsskripts zur Verfügung, die das Verschieben von Inhalten aus öffentlichen Ordnern in Office 365-Gruppen unterstützen.

Organisationen, die öffentliche Ordner für die Datenarchivierung verwenden

Einige Organisationen, die es vorziehen, bei einer bekannten Menge zu bleiben und die gleiche Benutzererfahrung beizubehalten, haben auch die Wahl, weiterhin öffentliche Ordner in Exchange Online zu verwenden.
Die Gründe für diese Einstellung sind unterschiedlich, aber das wahrscheinlichste Szenario ist ein Unternehmen, das E-Mails nur zu Archivierungszwecken aufbewahren möchte. Für die Migration aus lokalen Exchange-öffentlichen Ordnern müssen Administratoren die Skripts von Microsoft verwenden unter diesem Link.

Organisationen, die Öffentliche Ordner für die Projektkommunikation und das Repository für die gemeinsame Nutzung von Daten verwenden

Die Funktion für öffentliche Exchange-Ordner eignet sich hervorragend zum Freigeben von E-Mails, Kontakten und Kalenderereignissen. Für Teams, die an Projekten arbeiten, ist die Plattform eine Möglichkeit, Informationen zu zentralisieren, die für das jeweilige Projekt oder die jeweilige Abteilung relevant sind. Es ist jedoch nicht so umfangreich wie andere Tools für die Zusammenarbeit in Office 365.
Sehen Sie sich neben Microsoft Teams und Office 365-Gruppen auch einige der anderen modernen Tools für die Zusammenarbeit an, die in Office 365 verfügbar sind, z Kaizala. Diese Angebote Erweitern Sie die Messaging-Fähigkeiten des Unternehmens Echtzeit-Chat, Anwesenheitsstatus und Videokonferenzen.

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