Die besten SharePoint-Verwaltungstipps des Jahres


Die Verbreitung der SharePoint-Nutzung in Organisationen erfolgt nicht ohne Grund. Es ist ein Werkzeug, das bewiesen hat …

Effektiv, um die Zusammenarbeit Wirklichkeit werden zu lassen und nicht nur eine nette Phrase oder ein abstraktes Ziel – und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Und da Mitarbeiter tatsächlich SharePoint verwenden, kann die Verwaltung dieser Bereitstellungen für die Mitarbeiter im IT-Shop zu einem unübersichtlichen und komplizierten Prozess werden.
Einige dieser SharePoint-Probleme zu lösen, ist eine Aufgabe, die wir hier bei searchWinIT.com ernst nehmen, und wir waren 2012 damit beschäftigt, Vorschläge für die müde IT-Crew zu verteilen. Ende des Jahres haben wir die Möglichkeit, die besten Ratschläge zur SharePoint-Verwaltung zu überprüfen und zusammenzustellen.

Effektives SharePoint-Tagging

Eine ordnungsgemäße SharePoint-Bereitstellung erfordert eine effektive Tagging-Taxonomie. Dies zu schaffen, wie Brien Posey betont, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Eine Taxonomie muss breit genug sein, um mit jeder Situation fertig zu werden, aber sie muss einfach genug sein, damit sie nützlich ist. “Es gibt verschiedene Philosophien, wie sichergestellt werden kann, dass SharePoint-Tags den Benutzern effektiv helfen, die gesuchten Informationen zu finden. Ich empfehle, verwaltete Begriffe zu verwenden, jedoch keine Unternehmensschlüsselwörter”, schreibt Posey.

Benutzerdefinierte Bereiche verwenden

Eine nützliche SharePoint-Bereitstellung bedeutet, dass viele Benutzer an vielen Daten arbeiten. Dies kann manchmal die Aufgabe erschweren, einen bestimmten Gegenstand schnell zu finden. In einem unserer SharePoint-Verwaltungstipps wird vorgeschlagen, das Problem mithilfe benutzerdefinierter Suchbereiche zu lösen. “Suchbereiche definieren, welche Teilmenge der Daten durchsucht wird”, schreibt Posey. “Standardmäßig durchsucht SharePoint alle Websites, aber Benutzer können genauso einfach eine Personensuche oder Suche auf einer bestimmten SharePoint-Website durchführen. Darüber hinaus kann ein Administrator benutzerdefinierte Suchbereiche erstellen, mit denen Benutzer ihre Suche gezielter gestalten können.”

Da Mitarbeiter tatsächlich SharePoint verwenden, kann die Verwaltung dieser Bereitstellungen für die Mitarbeiter im IT-Shop zu einem unübersichtlichen und komplizierten Prozess werden.

Schützen von SharePoint-Daten

Und was ist mit dem Verhindern, dass all diese SharePoint-Daten verloren gehen? Eine zu berücksichtigende Technik ist die Verwendung von Information Rights Management (IRM). Obwohl es sich um eine Windows-Funktion handelt, kann IRM in SharePoint 2010 hilfreich sein, um Richtlinien zu erstellen, die beispielsweise bestimmte Dokumente vor dem Kopieren, Ändern oder Drucken schützen. Es ist sogar möglich, die Kopierfunktion zu deaktivieren, damit ein Benutzer geschützte Daten nicht in ein neues Dokument einfügen kann.

Sichern von SharePoint

Mit SharePoint 2010 können Sie einen gesamten Server sichern, um die Objekt- und Site-Datenbank von SharePoint zu schützen. “Solche Sicherungen helfen nicht immer, wenn Sie versuchen, einen bestimmten Teil der SharePoint-Installation wiederherzustellen”, schreibt Serdar Yegulalp, der ausführlich erklärt, wie man mit Sicherungstechniken detailliert vorgeht.

Schluckauf beim Datenbank-Upgrade

Service Pack-Upgrades verlaufen normalerweise reibungslos, außer wenn dies nicht der Fall ist. Für Microsoft Service Pack 1 ist beispielsweise ein Upgrade der zugrunde liegenden Datenbank erforderlich. Dieser Vorgang erfolgt nicht automatisch, und Administratoren haben Probleme gemeldet. Posey bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Hindernisse von Service Pack 1 zu überwinden.

Über die gemeinsame Nutzung von Dokumenten hinaus

Ihre Organisation verwendet SharePoint, aber wie effektiv? SharePoint 2010 bietet viele nützliche, manchmal übersehene Funktionen. Einer unserer besten Tipps für die SharePoint-Verwaltung bietet einen Überblick über einige der unterschätzten Funktionen, z. B. die Versionierung von Dokumenten, die Indizierung und das Verschieben von Exchange-Ordnern.

Erfahren Sie mehr über die SharePoint-Verwaltung und die Fehlerbehebung

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