Vorbereiten einer Exchange Online-Migration

in Organisationen; Es ist die Aufgabe der IT, sie glücklich und letztendlich produktiv zu halten.

Exchange Online-Migrationen sind häufig die erste wichtige Aufgabe bei Office 365-Implementierungen. Daher ist es wichtig, eine reibungslose Endbenutzererfahrung zu gewährleisten. Für viele Endbenutzer, die zu wechseln Büro 365 ist nur eine weitere Störung. Einige mögen die Gelegenheit genießen, die neuen Funktionen zu sehen, aber für die meisten ist es eine unnötige Unterbrechung und Änderung um der Änderung willen. Obwohl eine Exchange Online-Migration reibungslos verlaufen sollte, können Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Endbenutzer nicht gestört werden und diese über die richtigen Informationen verfügen, bevor Änderungen vorgenommen werden.

Die Vorteile einer reibungslosen Benutzererfahrung erstrecken sich nicht nur auf die Zufriedenheit der Endbenutzer. Dieser Tipp hilft auch dabei Minimieren Sie Helpdesk-Anrufe. Die richtige Vorbereitung kann den Unterschied zwischen der Unterstützung nur eines von 300 Benutzern und dem individuellen Besuch jedes Schreibtisches ausmachen.

Vorbereiten einer Exchange Online-Migration

Vor der Migration können Sie im Voraus eine Reihe von Schritten ausführen, um Ihre Arbeit zu vereinfachen und eine reibungslose Migration zu gewährleisten. Ein Wechsel zu Office 365 bedeutet, dass Sie an einen von Microsoft kontrollierten Upgrade-Zyklus gebunden sind. Diese Vorbereitung stellt nicht nur sicher, dass Ihre Exchange Online-Migration reibungslos verläuft, sondern gibt Ihrem IT-Team auch Übung und stellt sicher, dass es über die Informationen verfügt, die es zum Aktualisieren von Clients benötigt.
Durch das Durchsuchen des vorhandenen Client-Standorts können Sie die Versionen von Outlook vor Endbenutzern verstehen. Wenn Sie sicherstellen, dass Outlook eine unterstützte Version mit den erforderlichen Updates ausführt, können Sie nicht nur die Clients und Mobilgeräte von Drittanbietern verstehen, sondern auch die meisten Probleme lösen, die Ihre Endbenutzer und Sie haben. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Informationen zu sammeln.
Microsoft Assessment and Planning Toolkit kann Ihnen helfen zu verstehen, was da draußen ist; Skripte, die Ihre Umgebung analysieren, wie meine EWS PowerShell-Berichtsskriptund Protokolle für POP3 und IMAP4 Kunden können auch helfen. Wenn Sie Office 2013 nicht ausführen, sollten Sie die neueste Version des Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten bereitstellen.
Wenn Sie planen, Kunden zu aktualisieren, stehen Sie vor weiteren großen Herausforderungen. Ein Office-Upgrade geht häufig mit Schulungen einher. Es sei denn, Sie planen zu verwenden Office 2013 Click-to-Run Um frühere Versionen nebeneinander auszuführen, müssen Sie die Anwendungskompatibilität testen. Abgesehen von diesen Problemen bietet die neueste Version von Office die beste Erfahrung für migrierte Endbenutzer.

Kommunikation der Migration mit Endbenutzern

Der nächste Schritt besteht darin, die Endbenutzer auf das Upgrade vorzubereiten. Verteilen Sie Kommunikation und Dokumentation vor der Migration an sie. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Erfahrungen vor und nach der Migration zu dokumentieren. Werden sich bei der Einführung von Client-Upgrades oder Add-Ins Änderungen ergeben? Welche Änderungen werden sie nach der Migration bemerken? Dokumentieren Sie die Erfahrung in verschiedenen Konfigurationen in Ihrem Kundenstamm.
Dokumentieren Sie alle erforderlichen Aufgaben, die Endbenutzer ausführen sollten, klar und überprüfen Sie mit Pilotbenutzern, ob dieses Dokument leicht verständlich, klar und präzise ist. Wenn Sie beispielsweise eine Exchange Online-Migration durchführen und festgestellt haben, dass große Anhänge vor der Migration exportiert werden müssen, stellen Sie sicher, dass die Endbenutzer verstehen, was sie tun müssen, wann sie dies tun müssen und was passiert, wenn sie dies tun nichts.
Die meisten wichtigen Aspekte, die Endbenutzer vor der Migration kennen sollten, beziehen sich auf die Clientanmeldung. Endbenutzer sind an die Anmeldung im Stil von DOMAIN Benutzername oder sogar nur an ihren Benutzernamen gewöhnt. Viele Exchange Online-Migrationen umfassen das Ändern der Name des Benutzerprinzips (UPN) für Endbenutzer, damit diese mit ihrer E-Mail-Adresse übereinstimmen. Für Endbenutzer ist es wichtig zu verstehen, wo sie dieses neue Anmeldeformat vor der Migration verwenden sollten.
Abhängig von der von Ihnen gewählten Migrationsmethode ist die Erfahrung für Endbenutzer unterschiedlich. Bei hybriden Migrationen bleiben die Offline-Cache-Dateien von Outlook erhalten. Wenn freigegebene Kalender und Postfächer gleichzeitig migriert werden, wird der Zugriff auf diese Ressourcen nicht unterbrochen.
Für abgestufte Migrationen, Cutover-Migrationen und Migrationen, die Tools von Drittanbietern verwenden, sind möglicherweise eine vollständige Outlook-Neukonfiguration und Berechtigungskonfigurationen erforderlich. Stellen Sie bei Hybridmigrationen, bei denen Endbenutzer, die Kalender freigeben, nicht zusammen verschoben werden, sicher, dass Benutzer verstehen, dass sie Kalender mithilfe der zugrunde liegenden Federated Sharing-Tools in Outlook und Outlook Web App freigeben.
Bei jeder Exchange Online-Migration erfordern mobile Geräte und IMAP / POP3-Clients ein neues Setup. ActiveSync-Clients können Serverinformationen nach dem Verschieben eines Postfachs nicht automatisch wiederfinden, selbst wenn die Anmeldedaten im UPN-Format eingegeben wurden. Für eine konsistente, zuverlässige Erfahrung sollten IMAP- und POP3-Clients Profile für E-Mails entfernen und erneut hinzufügen. Bereiten Sie auf der Grundlage der Ergebnisse Ihrer Erkennungsinformationen eine Dokumentation für Endbenutzer vor, damit diese verstehen, was sie auf ihrem Gerät tun müssen, damit keine IT-Mitarbeiter ihre Mobilgeräte neu konfigurieren müssen.
Eine gute Möglichkeit, Endbenutzern Informationen über eine Exchange Online-Migration bereitzustellen, ist ein Portal. Es verwendet a SharePoint Online Seite? ˅; Zusammengestellte Dokumentationen, Screencasts und Anleitungen erleichtern den Endbenutzern das Navigieren in der Fülle der von Ihnen vorbereiteten Informationen. Sie können auch einige der sofort einsatzbereiten Funktionen von SharePoint für Umfragen verwenden, um Feedback von Endbenutzern einzuholen.
Größere Unternehmen veranstalten häufig Workshops für Endbenutzergruppen, um zu verstehen, was passiert. Verwenden Sie Ihre Erkennungsinformationen, um Endbenutzern die richtigen Informationen zu geben. Anstatt Endbenutzer einfach auf das Office 365-Migrationsportal zu verweisen, stellen Sie Links direkt zu den benötigten Informationen in dem für sie am besten geeigneten Format bereit.
Um mit der Dokumentation zu beginnen, stellt Microsoft eine Dokumentation zur Verfügung, die sich an Endbenutzer richtet Office Support-Website oder in seinem FastTrack-Programm, das Endbenutzerressourcen in Ihrem Office 365-Mandanten als Teil des Setups eines Cloud-Bereitstellungspartners bereitstellt, das Ihre Implementierung unterstützt.

Vergessen Sie nicht die Verteilung der Verteilergruppen

Eine häufige Funktion, die Outlook-Endbenutzer nutzen, ist die Verwaltung von Verteilergruppen. Die meisten Bereitstellungen enthalten DirSync. Dies bedeutet, dass Änderungen an vorhandenen Verteilergruppen in Outlook nicht bearbeitet werden können.
Erstellen Sie Verteilergruppen in Office 365 oder bieten Sie alternative Möglichkeiten zum Bearbeiten von Gruppen, z. B. benutzerdefinierte Task-Pad-Snap-Ins für Active Directory-Benutzer und -Gruppen. Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden, dokumentieren Sie, wie sich dadurch die Erfahrungen der Endbenutzer ändern.
Über den Autor:
Steve Goodman ist ein Exchange MVP und arbeitet als technischer Architekt für einen der führenden britischen Microsoft Gold-Partner, Phoenix IT Group plc. Goodman ist seit 14 Jahren in der IT-Branche tätig und arbeitet seit Version 5.5 intensiv mit Microsoft Exchange zusammen.

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