Das SharePoint eDiscovery Center ist ein gesetzliches Muss für Unternehmen

Unternehmen müssen eine Möglichkeit haben, Daten als Reaktion auf eine Vorladung effizient zu lokalisieren und abzurufen. Ein besonders hilfreiches Tool in solchen Situationen ist das eDiscovery Center von SharePoint 2013.

Ein eDiscovery Center ist eigentlich nichts anderes als eine spezielle Art der Websitesammlung. Um jedoch eine E-Discovery durchzuführen, müssen Sie eine erstellen, da diese nicht standardmäßig bereitgestellt wird.

Websitesammlungen und eDiscovery Center

Abbildung 1. Um ein eDiscovery Center zu erstellen, müssen Sie eine Websitesammlung erstellen.

Das Konzept von Erstellen eines eDiscovery Centers mag zunächst fremd erscheinen, basiert jedoch auf einem Prozess, den SharePoint-Administratoren erkennen sollten, da das Erstellen eines solchen Prozesses dem Erstellen einer Websitesammlung ähnelt.

Erstellen eines eDiscovery Centers

Öffnen Sie zum Erstellen eines eDiscovery Centers die SharePoint-Zentraladministrationskonsole und klicken Sie auf Erstellen Sie Websitesammlungen Verknüpfung. Geben Sie hier einen Titel für das eDiscovery Center ein, das Sie erstellen möchten. Geben Sie als Nächstes eine optionale Beschreibung und einen URL-Pfad ein (Abbildung 1).

eDiscovery Center-Vorlage

Abbildung 2. Sie müssen die eDiscovery Center-Vorlage auswählen.

Der untere Teil der Benutzeroberfläche enthält eine Option zum Auswählen einer Vorlage. Gehe zum Unternehmen Registerkarte und wählen Sie die eDiscovery Center Option (Abbildung 2). Geben Sie einen primären und einen optionalen sekundären Administrator an und klicken Sie auf OK.
Sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, können Sie sehen, wie das eDiscovery Center aussieht (Abbildung 3).

Verwenden des eDiscovery Centers

Im eDiscovery Center können in jeder Organisation mehrere Fälle gleichzeitig für die Durchführung der E-Discovery vorhanden sein. Daher ist das eDiscovery Center so konzipiert, dass Sie dies ermöglichen mehrere Fälle bezeichnen. Sie können für jeden Fall einen separaten Satz von E-Discovery-Abfragen durchführen.

SharePoint eDiscovery Center

Abbildung 3. Dies ist das SharePoint eDiscovery Center.

Klicken Sie zunächst auf Neuen Fall erstellen Taste. Sie werden dann aufgefordert, dem Fall einen Namen und eine optionale Beschreibung zuzuweisen. Klicken OK um den Fall zu erstellen.
Ein Fall ist eigentlich nichts anderes als eine SharePoint-Website, die in der SharePoint-Websitesammlung vorhanden ist. Die Benutzeroberfläche erleichtert das Abfragen von SharePoint-Inhalten (Abbildung 4).

eDiscovery-Fall

Abbildung 4. Dies ist ein E-Discovery-Fall.

Das Durchsuchen von Inhalten ist nur die Hälfte des E-Discovery-Prozesses. Abfrageergebnisse werden normalerweise legal gehalten, sodass sie am Ende des Dokumentlebenszyklus nicht gelöscht, geändert oder gelöscht werden können. Wenn möglich, führt E-Discovery einen In-Place-Hold durch, um den Speicherverbrauch zu minimieren. Dies verhindert, dass SharePoint alle Dokumente kopieren muss, die sich in der legalen Warteschleife befinden.
Wenn ein Benutzer versucht, ein gehaltenes Dokument zu ändern, verwendet SharePoint einen Vorgang zum Kopieren beim Schreiben, mit dem der Benutzer die angeforderte Änderung vornehmen und aus rechtlichen Gründen auch eine nicht geänderte Kopie beibehalten kann.

Andere wichtige Dinge zu wissen

Das SharePoint eDiscovery Center basiert auf Suchanfragen, die wiederum auf der Suchdienstanwendung basieren. Dies bedeutet, dass ein E-Discovery-Vorgang nur Ergebnisse für Elemente zurückgeben kann, die für die Suchdienstanwendung sichtbar sind. Daher müssen Sie Ihr eDiscovery Center um Ihre Suchdienstanwendungen herum erstellen.
Wenn Ihre Organisation beispielsweise fünf separate Suchdienstanwendungen zum Crawlen verwendet bestimmte SharePoint-WebsitesAnschließend müssen Sie für jede Suchdienstanwendung ein separates eDiscovery Center erstellen. Dies liegt daran, dass das eDiscovery Center keine Ergebnisse zurückgeben kann, die für die zugehörige Suchdienstanwendung nicht sichtbar sind.
Beachten Sie beim Planen der Architektur Ihrer Suchdienstanwendung, dass das eDiscovery Center auch Inhalte auf Lync- und Exchange-Servern erkennen kann. Sie müssen eine erstellen Vertrauensbeziehung zwischen SharePoint und Exchange und / oder Lync, um dies zu tun. Sie müssen SharePoint auch so konfigurieren, dass die Exchange- oder Lync-Server gecrawlt werden.
Mit SharePoint 2013 können Administratoren auf einfache Weise ein eDiscovery Center erstellen und den E-Discovery-Prozess ausführen. Der Trick besteht darin, sicherzustellen, dass das eDiscovery Center über die erforderlichen Rechte verfügt, um alle Inhalte zu crawlen, die Sie untersuchen möchten.
Über den Autor:
Brien Posey ist ein achtmaliger Microsoft MVP für seine Arbeit mit Windows Server-, IIS-, Exchange Server- und Dateisystemspeichertechnologien. Brien war CIO einer landesweiten Kette von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen und war einst für den IT-Betrieb in Fort Knox verantwortlich. Er war auch als Netzwerkadministrator für einige der größten Versicherungsunternehmen des Landes tätig.

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