Die Funktionen von Office 2016 aktualisieren den E-Mail-Client für eine bessere Zusammenarbeit

Microsoft Office hat viele Layout- und Funktionsänderungen erfahren, da sich der Fokus von einer Desktop-Anwendung auf eine Anwendung geändert hat, die auf Geräten aller Formen und Größen ausgeführt wird.

Office kann jetzt auf allen Arten von Geräten ausgeführt werden, die von Benutzern verwendet werden – sei es auf einem Desktop, Laptop, Tablet oder Mobilgerät. Mit der Veröffentlichung von Office 2016 hat sich der Fokus eher auf die Teamproduktivität als auf die Produktivität der Information Worker verlagert – eine positive Änderung, da sich die Art und Weise, wie Teammitglieder arbeiten, dramatisch geändert hat. Vorbei sind die Zeiten, in denen jedes Teammitglied am selben Schreibtisch saß. Die Mitarbeiter arbeiten an allen Standorten, und die Funktionen von Office 2016 bieten die Produktivität, die ein vielfältiges Team benötigt.

Microsoft erleichtert Benutzern das Auffinden der Optionen und Funktionen, die sie in einer Anwendung benötigen.

Wenn Sie die Office 2016-Funktionen auf einer Windows-Plattform verwenden, fällt Ihnen sofort die Funktion “Sagen Sie mir, was Sie tun möchten” in der Multifunktionsleiste auf. Die Funktion “Tell me” ist ein Suchwerkzeug, mit dem Benutzer zu der Funktion gelangen, die sie benötigen. Geben Sie einfach die gesuchte Funktion ein, und die Verknüpfung wird angezeigt. Sie können beispielsweise “Tabelle erstellen” eingeben und die Option ist nur einen Klick entfernt (Abbildung 1).

Erstellen Sie eine Tabelle in Office 2016
Abbildung 1

Intelligente Suche ist eine neue Office 2016-Funktion, die in Word, Excel, PowerPoint und Outlook verwendet werden kann. Anstatt wie üblich nach etwas zu suchen, indem die Office-Anwendung minimiert und Ihre bevorzugte Suchmaschine verwendet wird, verwendet Smart Lookup Bing, um nach dem Begriff zu suchen, ohne die Anwendung zu verlassen. Smart Lookup ist eine Zeitersparnis für verschiedene Projekte, z. B. das Überprüfen einer Präsentation oder das Durchsuchen eines Papiers. Markieren Sie die Phrase, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie “Smart Lookup”. Sie sehen die Suchergebnisse im rechten Bereich.

Zu den neuen Mail-Client-Funktionen gehören Clutter und Modern Attachments

Outlook 2016 fügt neue Funktionen hinzu, die die Arbeit mit dem Exchange-E-Mail-Client erheblich vereinfachen.
Die erste Funktion, die die Aufmerksamkeit anderer auf sich zieht, ist die Art und Weise, wie Outlook 2016 alle aktuellen Dokumente auflistet, wenn Sie eine Datei anhängen möchten (Abbildung 2). Dies ist eine großartige Funktion für diejenigen, die viel Zeit in Outlook verbringen. Sie müssen nicht mehr nach der Datei suchen, mit der Sie gerade gearbeitet haben. Klicken Sie auf “Datei anhängen” und wählen Sie die richtige aus der Liste aus.

Hängen Sie eine Datei in Outlook 2016 an
Figur 2

Mit dem neuen Exchange-Mail-Client wird Clutter eingeführt, ein persönlicher Postfachassistent, mit dem Benutzer produktiver arbeiten können, indem unwichtige E-Mail-Nachrichten wie Newsletter und Marketingmaterialien vermieden werden. Innerhalb des Postfachbaums wird ein Unordnung-Ordner erstellt. Die Funktion analysiert das Verhalten des Benutzers aus verschiedenen E-Mails und lernt daraus. Wenn Sie beispielsweise häufig bestimmte Marketing-E-Mail-Nachrichten löschen, verschiebt Clutter sie in den Ordner Clutter.

Microsoft versucht, Benutzern das Auffinden der Optionen und Funktionen zu erleichtern, die sie in einer Anwendung benötigen.

Das Gute an Clutter ist, dass es keine E-Mail-Nachrichten löscht, sondern verdächtige unerwünschte Mailings im Clutter-Ordner aufbewahrt. Endbenutzer können im Ordner “Unordnung” nachsehen und wichtige Nachrichten verschieben. Dieser Postfachassistent lernt aus den Aktionen der Benutzer und unterstützt sie in Zukunft besser.
Mit der Office 2016-Version ist Modern Attachments auch neu in Outlook. Sie können jetzt eine Datei anhängen, die in gespeichert ist Eine Fahrt, OneDrive for Business oder SharePoint Online und Berechtigungen festlegen für das Dokument, alles ohne den Mail-Client zu verlassen.

Zusammenarbeit und Co-Authoring in Office 2016 auf die nächste Ebene gebracht

Word, PowerPoint und OneNote 2016 unterstützen das Co-Authoring, solange die Dokumente in OneDrive freigegeben sind. OneDrive for Business oder SharePoint Online – Verbesserung der Teamproduktivität. Word 2016 verbessert das Spiel jedoch durch Co-Authoring in Echtzeit, sodass Sie Updates sehen können, die ein anderer Benutzer vornimmt. Sie können tatsächlich sehen, was sie eingeben, während Sie dasselbe Dokument aktualisieren. Obwohl dies ein großer Schritt ist, wäre es mir persönlich unangenehm, an einem Dokument zu arbeiten, das von einem anderen Benutzer in Echtzeit bearbeitet wird.
Skype for Business bringt die Zusammenarbeit auf die nächste Ebene. Während mehrere Autoren an demselben Dokument arbeiten, können Sie über die Office 2016-Anwendung über Instant Messaging, Sprachanruf, Videoanruf oder E-Mail mit ihnen kommunizieren.
Excel 2016 wird vorgestellt sechs neue Diagrammtypen Für starke Benutzer der Anwendung: Wasserfall (finanziell), Histogramm, Box und Whisker, Pareto (statistisch), Baumkarte und Sunburst (hierarchisch). Während die Daten in der Tabelle aktualisiert werden, spiegeln die Diagramme auch die Änderung wider.

Was ist dann das letzte Wort? Sind die Funktionen ein Office-Upgrade wert? Es hängt davon ab, wie Sie arbeiten. Wenn Sie in einem Team arbeiten und die Funktionen für die Zusammenarbeit mit Office 2016 nutzen, ist ein Upgrade auf jeden Fall wert. Wenn Sie alleine arbeiten und bereits über Office 2013 verfügen, finden Sie in Outlook 2016 einige gute Funktionen, die jedoch die mit dem Upgrade verbundenen Kosten wahrscheinlich nicht rechtfertigen. Führen Sie für Unternehmen umfangreiche Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Plug-Ins von Drittanbietern mit der neuesten Office-Version kompatibel sind, bevor sie eingeführt werden können. Es kann einige Monate dauern, bis die Drittanbieter ihre Plug-Ins eingeholt und aktualisiert haben.
Über den Autor
Rajith Enchiparambil ist ein UC-Architekt, der an großen Exchange- und Office 365-Projekten für Kunden in Großbritannien arbeitet

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