Diese Office 365-Migrationstools decken mehr als nur E-Mail ab

Eine Migration in die Cloud klingt einfach – bis es nicht so ist.

Selbst in einer von Chat- und Konferenzanwendungen übersättigten Welt bleibt E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel im Unternehmen. Die Umstellung des E-Mail-Systems auf Office 365 von Microsoft erfolgt im Allgemeinen, um die Betriebszeit zu erhöhen und die Kosten für die Wartung und den Support des lokalen Exchange-Servers zu senken. Aber es gibt auch andere Unternehmensressourcen und -daten, die genauso wichtig sind wie E-Mail, einschließlich SharePoint und Dateiserver. Da diese Systeme auch in die Cloud von Microsoft verlagert werden können, möchten immer mehr Unternehmen den Migrationsaufwand bündeln, da viele der verfügbaren Tools für die E-Mail-Migration auch das Lift-and-Shift dieser Systeme in die Cloud unterstützen.

Es gibt mehrere E-Mail-Migrationstools von Drittanbietern – wie BitTitan MigrationWiz, SkyKick und CodeTwo Office 365 Migration –, die über zusätzliche Funktionen verfügen, um andere Datentypen zu verarbeiten. Diese Tools übertragen E-Mails aus verschiedenen Quellen, wie Google, POP3/IMAP, lokalen Exchange- und Office 365-Mandanten. Sie unterstützen auch die SharePoint- und Dateiserver-Migrationen. Der Vorteil besteht darin, dass die IT ein Migrationsprojekt planen kann, das E-Mails, Dateien und Unternehmens-Intranet-Inhalte gleichzeitig mit einer einzigen Migrationsplattform in Angriff nimmt. Um jedoch das richtige Migrationstool für das Projekt auszuwählen, muss die IT mehrere wichtige Schritte und Funktionen berücksichtigen, die die Migrationsplattform bieten sollte.

Finden Sie Support für andere Komponenten als nur E-Mail

E-Mail ist nur ein Teil des Jobs, wenn die Messaging-Plattform für die heutigen Unternehmensumgebungen umgestellt wird. Endbenutzer verwenden mehrere andere Komponenten in ihrem E-Mail-Client, die möglicherweise nicht standardmäßig Teil der E-Mail-Migrationen sind, einschließlich E-Mail-Signaturen, Haftungsausschlüsse, öffentliche Ordner und freigegebene Postfächer.
Für die IT ist es wichtig, sich richtig auf den Übergang vorzubereiten, indem sie das richtige Tool zum Verschieben der Inhalte und der Konfigurationsdaten auswählt, die die Endbenutzer benötigen. Um Probleme mit fehlendem Material nach der Migration zu vermeiden, sollten Administratoren eine Bestandsaufnahme des Inhalts, seiner Quelle und des zukünftigen Status in Exchange Online erstellen. Die Liste kann diese Merkmale und Funktionen enthalten:

  • Email;
  • archivierte E-Mails oder PSTs;
  • E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse;
  • gemeinsame Postfächer;
  • SharePoint-Kalender in Outlook;
  • Autoresponder oder Autoreplies;
  • persönliches Adressbuch;
  • Persönliche OneDrive-Dateien;
  • Daten von Server- oder Netzlaufwerken;
  • SharePoint-Dokumentbibliotheken;
  • Persönliche SharePoint-Seiten;
  • Metadaten von SharePoint-Dokumenten; und
  • Dokumentversionen bzw.

Auf Kompatibilitätsprobleme zwischen Quelle und Ziel prüfen

Nachdem alle Arten von Inhalten festgelegt wurden, die von den IT-Systemen migriert werden sollen, besteht der nächste Schritt darin, die Unterstützung der aktuellen Systemversionen sowohl von der Quelle als auch vom Ziel zu bestätigen. Eine Organisation kann über eine Vielzahl von Versionen für Exchange, SharePoint und Dateiserver verfügen.
Die IT sollte vergleichen, was sie derzeit haben oder migrieren möchten, um zu sehen, was das Migrationstool unterstützt, indem sie die Website des Anbieters überprüft. Andere Faktoren, die vor einem Kauf zu berücksichtigen sind, sollten Preis- und Supportoptionen umfassen.

Führen Sie eine Entdeckung und Bewertung der Umgebung durch

Vor einer Migration sollte die IT die Umgebung untersuchen, um potenzielle Probleme oder Risikobereiche mit den Quelldaten zu identifizieren. Möglicherweise zu große Postfächer, Probleme mit langen Dateipfaden oder ungültige Zeichen in Dateinamen sind nur einige Beispiele für potenzielle Probleme während der Migration, die zu Datenverlust führen können.
Einige Tools führen eine Erkennungs- und Vormigrationsbewertung durch, um alle potenziellen Risikobereiche oder Probleme zu ermitteln, die während des Umzugs auftauchen könnten. Diese Arten von Preflight-Prüfungen geben der IT Zeit, mögliche Probleme zu beheben und zu versuchen, diese vor der geplanten Inhaltsverschiebung zu Office 365 zu beheben.

Stellen Sie sicher, dass Sie Migrationsmanagement und -support einbinden

Da Organisationen unterschiedlich groß sind, kann eine Migration Wochen oder Monate dauern, um die Inhalte von der Quellumgebung in das Cloud-Ziel zu übertragen. Administratoren müssen diese Zeitspanne berücksichtigen und das richtige Migrationstool auswählen, das benutzerfreundlich ist und Remote-Bereitstellung, Remote-Management und ein Automatisierungsgrad die IT von der Notwendigkeit zu befreien, den Projektfortschritt ständig zu überwachen.
Ein Migrationsprojekt bietet die Möglichkeit, nicht nur Systeme und Dienste von den lokalen Systemen in Office 365 zu verschieben, sondern auch Data Governance-Richtlinien neu zu definieren und Daten neu zu organisieren. Vor der Migration sollten Unternehmen unnötige Daten systemübergreifend archivieren oder entfernen. Diese Arbeit kann das Archivieren von Postfächern von Benutzern mit großen Outlook-Datendateien oder das Speichern von Dateien umfassen, auf die möglicherweise seit mehr als fünf Jahren nicht mehr auf dem Dateiserver zugegriffen wurde.
Alle kommerziellen Migrationstools wurden weiterentwickelt und bieten mehr als nur Unterstützung für die E-Mail-Migration. Die einfache Bedienbarkeit und die Automatisierung des eigentlichen Migrationsprozesses machen diese Tools einen genaueren Blick wert. Microsoft hat seine eigenen kostenlosen Tools, um helfen mit der Migration von E-Mail- und SharePoint-Inhalten in die Cloud, aber diese Art von Projekt könnte die zusätzlichen Kosten wert sein – nicht nur um auf das Migrationstool zuzugreifen, sondern auch um Zugang zu den Experten zu haben, die für den Anbieter arbeiten und Kredite vergeben können Hilfestellung bei Bedarf.

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