Drei Möglichkeiten, ein deaktiviertes Postfach in Exchange zu behandeln

Wenn Endbenutzer gekündigt werden oder eine Organisation verlassen, ist es üblich, ihre Konten aus Sicherheitsgründen zu deaktivieren.

In vielen Fällen wird die E-Mail weiterhin an die Mailbox gesendet, ohne die Absender zu benachrichtigen – auch nachdem das Konto gelöscht wurde. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, E-Mail-Absender darüber zu informieren, dass das deaktivierte Postfach nicht mehr verwendet wird oder nicht mehr verfügbar ist.
Wie Sie dies tun, hängt davon ab, ob Sie E-Mails empfangen oder ablehnen, Postfachinhalte beibehalten oder Postfachinhalte von den Servern entfernen möchten. Hier sehen Sie jede Option – eine Abwesenheitsnachricht, ein freigegebenes Postfach und eine Transportregel.
Abwesenheitsnachrichten. Um das deaktivierte Postfach und seinen Inhalt auf dem Exchange Server zu behalten, kann eine automatische Antwort – auch als “Abwesenheitsnachricht” bezeichnet – funktionieren. Das Einrichten erfordert Folgendes:

  1. Deaktivieren Sie das Benutzerkonto in Active Directory (AD).
  2. Fügen Sie einem Administratorkonto vollständige Postfachberechtigungen hinzu.
  3. Melden Sie sich bei Outlook Web App (OWA) als Administratorkonto an und öffnen Sie das Postfach des deaktivierten Benutzers.
  4. Navigieren Sie zu Optionen und auswählen E-Mail organisieren.
  5. Konfigurieren Sie automatische Antworten.

Freigegebene Postfächer. Wenn Sie die neue E-Mail zur Überprüfung an diesen Empfänger senden möchten, nicht jedoch den Postfachinhalt des Benutzers, können Sie die E-Mail-Adresse dieses Empfängers einem anderen Postfach zuordnen. Erstellen Sie beispielsweise ein freigegebenes Postfach, um die E-Mail-Adressen anzukündigen, die nicht mehr verwendet werden. Ein Nachteil dieser Option ist, dass die E-Mail, die die automatische Antwort sendet, anders ist. Diese Option funktioniert jedoch für eine beliebige Anzahl von E-Mail-Adressen im Ruhestand.
Freigegebene Postfächer haben auch deaktivierte Benutzerkonten, sodass sie kein potenzielles Sicherheitsproblem darstellen. In Exchange 2010 wird der Vorgang zum Erstellen eines freigegebenen Postfachs über die Exchange-Verwaltungsshell (EMS) ausgeführt. In Exchange 2013 kann dies über das EMS und das Exchange-Verwaltungscenter erfolgen. Die Implementierung dieser Option erfordert Folgendes:

  1. Deaktivieren Sie das Benutzerkonto in AD.
  2. Deaktivieren Sie das Postfach des Benutzers in Exchange.
  3. Erstellen Sie ein freigegebenes Postfach. Beispielsweise:
    New-Mailbox NotInUse –Shared –UserPrincipalName [email protected]
  4. Fügen Sie einem Administratorkonto vollständige Postfachberechtigungen hinzu.
  5. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des deaktivierten Postfachs zu den E-Mail-Adressen des freigegebenen Postfachs hinzu.
  6. Melden Sie sich als Administratorkonto bei OWA an und öffnen Sie das freigegebene Postfach.
  7. Navigieren Sie zu Optionen und auswählen E-Mail organisieren.
  8. Konfigurieren Sie automatische Antworten.

Transportregeln. Wenn das deaktivierte Postfach keine neuen E-Mails erhalten soll, ist möglicherweise eine Transportregel die beste Option. Transportregeln werden in AD gespeichert und von allen Transportdiensten in der Organisation verwendet. Eine Regel kann für eine Reihe von E-Mail-Adressen im Ruhestand verwendet werden. Die EMC oder das EMS können die Regel erstellen. Beispielsweise:
New-TransportRule –Name “Mailbox verwendet nicht” –Comments “” –Priority ‘0’ –Enalbed $ True –SentTo ‘[email protected]’–RejectMessageReasonText “Diese Mailbox wird nicht mehr verwendet” –RegectMessageEnhancedStatusCode’ 5.7.1 ‘
Es ist wichtig zu beachten, dass für alle diese Optionen die E-Mail-Adresse des betreffenden Empfängers in der Exchange-Organisation aufgelöst werden muss. Wenn das Postfach deaktiviert wird und die E-Mail-Adresse keinem anderen Postfach zugeordnet ist, eingehend SMTP Verbindungen werden abgelehnt, wenn der Befehl RCPT TO: nicht übereinstimmt. Diese Nachricht ist ein nicht so subtiler und nicht zu freundlicher Hinweis darauf, dass das Postfach nicht mehr verwendet wird:

# <# 5.1.1 smtp; 550 5.1.1 RESOLVER.ADR.RecipNotFound; nicht gefunden> # SMTP #
Über den Autor:
Richard Luckett ist ein Berater und Ausbilder, der sich auf Messaging und Unified Communications spezialisiert hat. Er ist seit 1996 zertifizierter Fachmann bei Microsoft und verfügt über 20 Jahre Erfahrung im öffentlichen und privaten Sektor. Er ist ein Microsoft Certified Trainer mit mehr als 15 Jahren Schulungserfahrung mit der Microsoft-Produktlinie und wurde 2006, 2007 und 2008 mit dem Exchange MVP Award ausgezeichnet. Außerdem ist er Experte für die Bereitstellung und Integration von Exchange Server und Lync Server. Er leitet die Microsoft-Schulungs- und Beratungspraxis bei LITSG.

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