Eine Migration von öffentlichen Ordnern in Betracht ziehen? Wägen Sie Ihre Optionen ab


Bei den Drehungen und Wendungen von Microsoft mit öffentlichen Ordnern und ihren Alternativen sind mehr als einige Exchange-Administratoren in Konflikt mit einer Migration öffentlicher Ordner geraten.

Viele Organisationen verlassen sich auf öffentliche Ordner als zentrales Repository für E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge, auf die Benutzer über Outlook zugreifen. Aufgrund seiner Integrität im Unternehmen erfordert eine Migration öffentlicher Ordner eine umfassende Planung.

Administratoren haben möglicherweise Schwierigkeiten zu bestimmen, welches Tool für die Zusammenarbeit öffentliche Ordner ersetzen soll: Microsoft Office 365-Gruppen, Microsoft-Teams oder nur freigegebene Postfächer. Diese Alternativen erfordern unterschiedliche Management-Tools und bieten unterschiedliche Erfahrungen. Administratoren müssen bei ihrer Entscheidung auch die neuen Funktionen und Integrationen berücksichtigen, die Microsoft Teams und Office 365-Gruppen bieten.

Vergleichen Sie öffentliche Ordner und die Alternativen

Ein Migrationsprozess für öffentliche Ordner beginnt mit der Planungsphase, in der Administratoren die aktuelle Nutzung der Plattform bewerten und entscheiden, ob öffentliche Ordner noch ein tragfähiges Ziel sind oder ob sie ihre Optionen in Betracht ziehen sollten.
Microsoft bietet derzeit vier Möglichkeiten zur Unterstützung des Speicherns und Erfüllens von Inhalten Anforderungen an die Zusammenarbeit. Abbildung 1 zeigt die Funktionen, die für jede Alternative zu öffentlichen Ordnern verfügbar sind.

Öffentliche Ordner und die Alternativen
Abbildung 1. Microsoft bietet drei Alternativen zu öffentlichen Ordnern.

Office 365-Gruppen bieten einen freigegebenen Arbeitsbereich

Mit Office 365-Gruppen können Benutzer auf einen freigegebenen Arbeitsbereich zugreifen, um Inhalte zu speichern. Zu den Funktionen in Gruppen gehören Konversationen, die E-Mails ähneln, jedoch nach Themen geordnet sind – Dateien, Kalender, OneNote-Notizbuch, Planer für die Aufgabenverwaltung und eine SharePoint-Teamwebsite.

  Das Menü Office 365-Gruppen
Abbildung 2. Im Abschnitt “Konversationen” in Office 365-Gruppen werden nach Themen geordnete Nachrichten gespeichert.

Administratoren können über das Office 365-Verwaltungsportal neue Gruppen und Mitglieder hinzufügen.

Microsoft Teams bietet Konferenzfunktionen

Die Microsoft Teams-Plattform bietet ähnliche Funktionen wie Office 365-Gruppen, bietet jedoch Video- und Audiofunktionen für Konferenzen. Administratoren sollten sich bewusst sein, dass beim Erstellen einer Office 365-Gruppe auch eine Teamgruppe erstellt wird und nur bestimmte damit verbundene Kanäle benötigt.

Die Client-Oberfläche des Teams
Abbildung 3. Die Microsoft Teams-Clientschnittstelle für Endbenutzer

Optionen für eine Migration von öffentlichen Ordnern

Microsoft bietet Unterstützung für zwei Migrationspfade für Öffentliche Ordner. Der erste umfasst den Wechsel zu Exchange Online Öffentliche Ordner und Verwenden von Skripten für zusätzliche Unterstützung. Diese Microsoft-Skripte führen eine Stapelverschiebung für alle öffentlichen Ordner aus und behalten bei der Interaktion mit den Daten die gleiche Benutzererfahrung bei.
Die zweite unterstützte Option ist ein Wechsel zu Office 365-Gruppen. Microsoft bietet ein Stapelmigrationstool, mit dem der Inhalt verschoben und die entsprechenden Gruppen erstellt werden. Dieses Microsoft-Dienstprogramm unterstützt eine Migration von öffentlichen Ordnern von Exchange 2010/2013/2016 und das Kopieren von Daten in öffentliche Ordner von Exchange Online oder Office 365-Gruppen.

Microsoft lässt Benutzer von öffentlichen Ordnern nicht im Dunkeln

Eine Migration aus öffentlichen Ordnern ist eine Option, aber keine Notwendigkeit. Microsoft entwickelt weiterhin neue Funktionen und Updates für dieses Kollaborationsangebot.
Einige der jüngsten Verbesserungen dieser Funktion umfassen:

  • Unterstützung für Teilhierarchien: Postfächer erhalten nur Kopien der Hierarchie, die sie benötigen, und nicht die vollständige Hierarchie, um die Speichernutzung zu reduzieren.
  • Synchronisierung von E-Mail-fähigen öffentlichen Ordnern mit Azure AD Connect: Mit diesem Update werden Objekte aus öffentlichen Ordnern von Active Directory im Rechenzentrum mit Azure AD synchronisiert, wodurch die Verwendung bestimmter Dienste, z. B. Directory Based Edge Blocking, ermöglicht wird.
  • Eine Million Ordnerhierarchien für Exchange 2016 und 500.000 für Exchange Online: Laut Microsoft können Unternehmen mehr öffentliche Ordner für lokales Exchange erstellen, das Unternehmen unterstützt diese Bereitstellungen jedoch nicht.
  • Verbesserungen bei der automatischen Aufteilung: In Office 365 werden durch die Funktion zur automatischen Aufteilung Daten aus dem primären Postfach verschoben, wenn der Benutzer das Größenkontingent überschreitet.

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