Entschlüsseln der Office 365-Lizenzierung für Unternehmen

Wenn sich ein neuer Kunde bei Microsoft Office 365 anmeldet, muss er entscheiden, welche Lizenzen er erwerben möchte.

Ein Blick auf die Plan- und Preisseite zeigt eine schwindelerregende Auswahl an Büro 365 Lizenzoptionen für kleine Unternehmen, Unternehmen, Regierungen, Bildungseinrichtungen, gemeinnützige Organisationen und sogar private und private Benutzer.
Bei kleinen und kommerziellen Unternehmen können Sie die anderen Lizenzoptionen bei Ihrer Entscheidung ignorieren. Regierung, Bildung und gemeinnützige Pläne sind nur für Organisationen verfügbar, die sich für diese Kategorien qualifizieren, und die privaten und persönlichen Lizenzen sind für die geschäftliche Nutzung nicht zulässig.
Es gibt zwei Klassen von Office 365-Lizenzpläne für Unternehmen und Unternehmen zur Auswahl, genannt Business and Enterprise. Office 365 Business-Pläne sind für bis zu 300 Sitzplätze verfügbar, und Office 365 Enterprise-Pläne verfügen über eine unbegrenzte Anzahl von Sitzplätzen. Andere dienstspezifische Pläne sind verfügbar, z. B. Exchange Online-Pläne, die nur ein Postfach bereitstellen. Für diese Lizenzierungsdiskussion werden wir uns jedoch ausschließlich an die Office 365-Pläne halten, die eine Reihe von Software und Diensten bereitstellen.
Selbst innerhalb von Unternehmen und Unternehmen gibt es noch viele Optionen zum Abwägen. Ein Unternehmen kann nur die Office-Anwendungen selbst lizenzieren, bis hin zur vollständigen Ergänzung der Office 365-Dienste und Funktionen auf Unternehmensebene.

Office 365-Lizenzierung

Bevor wir uns mit den tatsächlichen Optionen dieser Optionen in Bezug auf Software und Dienste befassen, möchten wir einige allgemeine Punkte zur Office 365-Lizenzierung behandeln.

Suchen Sie immer nach Office 365-Lizenzplänen, die auf Funktionen und nicht auf Sitzplatznummern basieren.

Ein Office 365-Plan beginnt mit nur einer einzigen Lizenz. Von dort aus kann das Unternehmen von Monat zu Monat eine beliebige Anzahl von Lizenzen erwerben, einschließlich des Mischens und Abgleichs verschiedener Lizenzen, um den Anforderungen der einzelnen Benutzer gerecht zu werden. Wenn Sie Microsoft Visio nur für fünf Mitglieder Ihrer 100 Mitarbeiter benötigen, kaufen Sie einfach fünf Visio-Lizenzen bei Microsoft. Sie können auch skalieren, wenn der Personalbestand Ihres Unternehmens schwankt. Benötigen Sie eine Mailbox für einen kurzfristigen Auftragnehmer? Kaufen Sie eine Lizenz für diese Person und kündigen Sie sie, wenn sie am Ende des Projekts abreist.
Dieses Abonnementlizenzmodell für Office 365 bietet Flexibilität und einen Ansatz, bei dem nur das bezahlt wird, was Sie benötigen, für IT-Software und -Dienste, der von großem Vorteil ist, aber auch einige Einschränkungen mit sich bringt. Wenn Sie die Lizenz eines Benutzers kündigen, werden alle von diesem Benutzer in den Office 365-Diensten gespeicherten Daten gelöscht. Der Löschvorgang erfolgt nicht sofort. Die Kulanzfristen variieren zwischen den verschiedenen Diensten, sodass Sie einen Fehler rückgängig machen können. Im Allgemeinen müssen Administratoren jedoch verstehen, wenn Sie nicht mehr für etwas bezahlen, das Sie nicht behalten können. Es gibt jedoch eine Ausnahme, auf die ich in diesem Artikel eingehen werde.
Obwohl die Office 365 Business-Pläne Unternehmen mit weniger als 300 Sitzplätzen zur Verfügung stehen, ist Business für kleinere Unternehmen keine automatische Wahl. Sowohl die Business Essentials- als auch die Business Premium-Pläne enthalten eine Reihe von Diensten, die die meisten Unternehmen von der IT-Abteilung benötigen, z. B. Exchange Online-Postfächer, Instant Messaging und Konferenzen mit Skype for Business, und OneDrive for Business Cloud-Speicher. In den Business-Plänen fehlen jedoch wichtige Funktionen, die in Enterprise-Plänen enthalten sind, wie z. B. eDiscovery, Legal Hold, unbegrenzte E-Mail-Archivierung und Voicemail-Integration. Die oberste Ebene der Enterprise-Pläne, bekannt als E5, umfasst sogar Funktionen wie die Möglichkeit, Skype for Business-Besprechungen an bis zu 10.000 Personen zu übertragen, und die Option, Ihr Telefonsystem durch eine Cloud-Nebenstellenanlage zu ersetzen. Selbst ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern in der richtigen Branche könnte diese Funktionen benötigen.

Sparen Sie Geld, ohne die Kommunikation zu beeinträchtigen

Selbst auf Benutzerbasis summieren sich die Office 365-Lizenzgebühren, und einige IT-Organisationen suchen nach Möglichkeiten, um die Kosten zu senken. Es gibt einige schnelle Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie nur für lebende und atmende Postfachbenutzer bezahlen.
Der einfachste Weg, um unnötigen Lizenzverbrauch zu reduzieren, ist die Verwendung des richtigen Postfachtyps. Freigegebene Postfächer, Gruppenpostfächer und Konferenzraum Postfächer verbrauchen keine Lizenz. Einige Office 365-Anwender, insbesondere diejenigen, die aus lokalen Kommunikationsumgebungen migrieren, übersehen in der Regel Postfächer, die technisch gesehen ein “freigegebenes” Postfach sind, aber fälschlicherweise als Benutzerpostfach erstellt wurden. Daher zahlen sie am Ende mehr Lizenzen, als sie sonst benötigen würden. Führen Sie eine Überprüfung der Postfächer durch, um sicherzustellen, dass die Lizenzierung auf dem optimalen Niveau ist, wenn Sie Office 365 übernehmen oder erneut besuchen.
Ein weiterer schneller Gewinn ergibt sich aus dem Umgang der IT-Administratoren mit verstorbenen Benutzern. Unweigerlich kommen und gehen die Mitarbeiter einer Organisation, und Sie müssen entscheiden, was mit den Postfachdaten des verstorbenen Benutzers geschehen soll. Ich sehe oft Administratoren, die alte Postfächer in freigegebene Postfächer konvertieren, damit sie die Lizenz entfernen können. Dies ist jedoch nicht die richtige Vorgehensweise. Durch das Konvertieren in ein freigegebenes Postfach entfernt Office 365 das zugehörige Archivpostfach, sofern vorhanden. Darüber hinaus schützt die Konvertierung in ein freigegebenes Postfach die Daten nicht vor absichtlichem oder versehentlichem Löschen. Die richtige Aktion besteht darin, das Postfach in ein inaktives Postfach zu verwandeln, indem Sie das Postfach an Ort und Stelle oder in einem Rechtsstreit halten, bevor der Office 365-Benutzer gelöscht wird. Das Postfach bleibt unbegrenzt erhalten, ohne dass eine Office 365-Lizenz erforderlich ist. Die inaktive Postfachverwaltung ist für Enterprise-Pläne ab E3 verfügbar, jedoch nicht für Business-Pläne.
Die Office 365-Lizenzierung ist ein komplexes Problem. Die Verwaltung kann jedoch vereinfacht werden, sobald Sie die Anforderungen des Unternehmens verstanden haben. Immer einkaufen für Büro 365 Lizenzpläne basieren auf Funktionen, nicht auf Sitznummern. Selbst wenn sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit ändern, können Sie aufgrund der Art der Office 365-Abonnements die Lizenzierung an neue Anforderungen anpassen.

Similar Posts

Leave a Reply