Erfüllen Sie die Compliance-Anforderungen mit einem inaktiven Postfach

Exchange-Administratoren, die mit verschiedenen Arten von Postfächern gearbeitet haben, fragen sich möglicherweise, was ein inaktives Postfach tut, insbesondere wenn sie lokales Exchange verwalten. Mit einem inaktiven Postfach können Organisationen ein Postfach in Office 365 beibehalten, wenn die Person, die das Postfach verwendet, das Unternehmen verlässt – ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.

Bei einer lokalen Bereitstellung werden Postfächer von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, gemäß den Anweisungen des Rechts- und HR-Teams für Compliance- und Geschäftsanforderungen aufbewahrt. Durch die Verwendung einer Transportregel oder durch Ändern der Postfacheigenschaften, um den Zugriff einzuschränken, wird verhindert, dass das Postfach E-Mails empfängt. Das Postfach wird auch aus allen internen Verteilergruppen entfernt. Da der Speicher billiger wird, ist es keine große Sache, diese Postfächer in einer lokalen Bereitstellung zu belassen.

Aber wenn es um eine geht Büro 365 Bei der Bereitstellung sollte es Möglichkeiten geben, diese Postfächer in der Cloud zu halten, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen. Inaktive Postfächer sind eine Option für Office 365-Mandanten. Administratoren können die inaktiven Postfächer durchsuchen und im Rahmen von E-Discovery-Abfragen aufbewahren.

Wie der Name schon sagt, ist ein inaktives Postfach in Office 365 inaktiv. Es kann keine E-Mails senden oder empfangen und ist in der globalen Adressliste und anderen Verteilergruppen verborgen. Was dieses Postfach für Administratoren attraktiv macht, ist, dass keine Office 365-Lizenz erforderlich ist. Unternehmen können das Postfach einer Person, die das Unternehmen verlässt, auf unbestimmte Zeit aufbewahren, indem sie die inaktive Postfachfunktion in Office 365 nutzen.

Für Exchange-Administratoren ist es wichtig zu verstehen, wie das inaktive Postfach funktioniert, einschließlich des Inaktivierens eines Postfachs und des Entfernens des Postfachs Rechtsstreitigkeiten halten. Dieses Wissen hilft Administratoren dabei, eine beliebige Anzahl von Postfächern für verstorbene Endbenutzer auf unbestimmte Zeit zu behalten, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.

Konvertieren Sie ein Postfach in ein inaktives Postfach

Wie können Organisationen ein aktives Postfach in ein inaktives umwandeln? Das Postfach wird je nach Personal- und gesetzlichen Anforderungen für eine festgelegte Anzahl von Tagen oder auf unbestimmte Zeit in einem Rechtsstreit gehalten. Sobald die Prozessunterbrechung wirksam ist, die normalerweise bis zu einer Stunde nach der Konfiguration dauert, löscht Office 365 das Endbenutzerkonto. Es gibt keine einzelne Schaltfläche oder einen Befehl für die Konvertierung.
In meinem Beispiel konfiguriere ich einen unbefristeten Rechtsstreit für ein Postfach namens Chakka Rajith (Abbildung 1). Nach einer Stunde lösche ich das zugehörige Konto aus dem Office 365-Portal (Abbildung 2).

Unbestimmte Haltekonfiguration
Abbildung 1
Konto im Office 365-Portal löschen
Figur 2

Sobald diese ersten Schritte abgeschlossen sind, wird der Endbenutzer in die verschoben Gelöschte Benutzer Registerkarte im Office 365-Portal. Das Get-Mailbox Befehl bestätigt das Löschen der Mailbox; Beachten Sie, dass das Chakka Rajith-Postfach nicht mehr in der Liste angezeigt wird (Abbildung 3).

Figur 3

Da das Rechtsstreit-Postfach für das Postfach vorhanden ist, obwohl das zugehörige Endbenutzerkonto nicht mehr vorhanden ist, bleibt das Postfach intakt und wird jetzt als inaktives Postfach bezeichnet. Administratoren können alle inaktiven Postfächer in ihrem Mandanten finden, indem sie den folgenden Befehl ausführen und eine Remote-PowerShell-Sitzung für Office 365 einrichten (Abbildung 4).
Get-Mailbox –ResultSize Unlimited –InactiveMailboxOnly

Suchen Sie inaktive Postfächer in einer Remote-PowerShell-Sitzung
Figur 4

Sie können die pfeifen Messobjekt Befehl, um die Anzahl der inaktiven Postfächer in Ihrem Mandanten zu ermitteln (Abbildung 5).
Get-Mailbox –ResultSize Unlimited –InactiveMailboxOnly | Messobjekt

Inaktive Postfächer im Mandanten mit
Abbildung 5

Administratoren können auch alle Postfächer in ihrem Mandanten zusammen mit den inaktiven Postfächern auflisten, indem sie diesen Befehl ausführen (Abbildung 6):
Get-Mailbox –Resultsize Unlimited –IncludeInactiveMailbox

Listen Sie alle Postfächer im Mandanten mit PowerShell auf
Abbildung 6

Sobald der erforderliche Zeitraum für die Aufbewahrung des inaktiven Postfachs die HR- und rechtliche Aufbewahrungsfrist überschritten hat, können Administratoren das Postfach löschen, um es dauerhaft vom Mandanten zu entfernen. Dies erfolgt durch Entfernen der Rechtsstreitigkeiten in der Mailbox mit einem bestimmten Befehl (Abbildung 7). Dieser Befehl ist praktisch, wenn Administratoren eine Reihe inaktiver Postfächer entfernen müssen.
Get-Mailbox –SoftDeletedMailbox | Set-Mailbox –LitigationHoldEnabled: $ false –InactiveMailbox

Entfernen Sie den Rechtsstreit mit PowerShell
Abbildung 7

Sobald die Prozessunterbrechung entfernt wurde, wird das Postfach dauerhaft gelöscht (Abbildung 8).

Mailbox dauerhaft deaktivieren
Abbildung 8

Über den Autor:
Rajith Enchiparambil ist ein UC-Architekt, der an großen Exchange- und Office 365-Projekten für Kunden in Großbritannien arbeitet. Er ist auf Exchange, Office 365, Active Directory und ein bisschen Lync spezialisiert. Er ist seit 13 Jahren in der IT-Branche tätig und hat seit Version 5.5 intensiv mit Microsoft Exchange zusammengearbeitet. Er hat für Beratungsdienste wie HP, Siemens, AtoS, CapGemini und Computacenter gearbeitet. Er schreibt regelmäßig über Office 365 und Exchange in seinem persönlichen Blog:theucguy.net.

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