Erstellen einer SharePoint-Sitemap mit sofort einsatzbereiten Funktionen

Mit dem Umfang und der Benutzergemeinschaft von SharePoint wächst auch die Komplexität. Ein komplexes Problem für SharePoint …

Administratoren pflegen eine saubere Sitemap.
Sofort einsatzbereites SharePoint bietet eine Art Sitemap, das als Site Directory bezeichnet wird. Diese Art von Site-Verzeichnis hat mehrere Nachteile:

  1. Kein Raum für Fehler. SharePoint bietet Website-Administratoren nur eine Chance, es beim Erstellen der Website richtig zu machen. Wenn der Site-Ersteller einen Fehler macht – z. B. wenn die Site nicht oder falsch kategorisiert wird – ist die Korrektur relativ schwierig. Selbst wenn es beim ersten Mal richtig gemacht wird, ist es schwierig, das Site-Verzeichnis zu aktualisieren, um Änderungen in der Organisation nachträglich widerzuspiegeln.

  2. Keine Sicherheitsbeschränkung. SharePoint zeigt Benutzern normalerweise nur Informationen an, wenn sie einen Sicherheitstest bestehen. Wenn SharePoint feststellt, dass ein Benutzer eine bestimmte Information nicht sehen kann, werden die Daten von der Anzeige abgeschnitten – daher Sicherheitsbeschneidung. Obwohl das Site-Verzeichnis sicherheitsreduziert werden kann, geschieht dies nicht sofort und erfordert zu viel Sorgfalt und Fütterung, damit ein normalerweise überlasteter SharePoint-Farmadministrator ordnungsgemäß verwaltet werden kann.

  3. Das Site Directory befindet sich in zentraler Lage. Obwohl dies in mancher Hinsicht eine gute Sache ist, bedeutet dies, dass es “geöffnet” werden muss, um den Zugriff auf jeden Site-Administrator zu ermöglichen. Viele Unternehmen halten dies für eine inakzeptable Sicherheitskonfiguration. Infolgedessen belastet die Site Directory-Wartung die Schultern überarbeiteter SharePoint-Farmadministratoren zusätzlich.

Einige Unternehmen können mit diesen Einschränkungen leben. Viele Unternehmen wünschen sich jedoch eine Sitemap mit etwas mehr Flexibilität. Beispielsweise möchten Sie einem Benutzer möglicherweise keinen Link zu einer Site anzeigen, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat. Auch diese Art der Sicherheitsbeschränkungsfunktion kann zusätzliche Arbeit erfordern.
Sie könnten auch für eine angemessene Arbeitsteilung sein. Dies bedeutet, dass die Site Map-Wartung von den Schultern des SharePoint-Administrators auf die Schultern des Site-Administrators verschoben wird, wo sie hingehört.
Wie wäre es mit einer einfacheren Verwaltung? Lassen Sie beispielsweise typische CRUD-Operationen zu, die als CReate / Update / Delete bezeichnet werden. Mit dieser Flexibilität können Site-Administratoren ihren eigenen Teil der Site-Map erstellen, aktualisieren und löschen.
Wie können Sie Ihre SharePoint-Ziele erreichen? Hier ist eine Übersicht über die Funktionen:

  • Inhaltstyp und Websitespalten – Definiert einen Site-Namen, eine Site-Gruppe und einen Link zur Site.

  • Benutzerdefinierte Listen – Site-Administratoren, keine SharePoint-Farmadministratoren, erstellen benutzerdefinierte Listen, die diesem Inhaltstyp zugeordnet sind. Sie füllen die Liste mit Links zu ihrer Website und allen Unterwebsites, für die sie verantwortlich sind.

  • SharePoint-Sicherheit – Aktivieren Sie die Sicherheit auf Elementebene in der Liste. Konfigurieren Sie für jede Site in der Liste die Sicherheit so, dass für jeden Benutzer, jede SharePoint-Gruppe und jede Active Directory-Gruppe, für die die Site verfügbar sein soll, schreibgeschützter Zugriff möglich ist.

  • Webpart für Inhaltsabfragen – Verwenden Sie das Webpart, um die sicherheitsreduzierte Sitemap zu erstellen.

Jetzt können Sie Ihre eigenen Websitespalten und Website-Inhaltstypen erstellen. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Anleitung dazu:
Erstellen Sie am Stammstandort der Websitesammlung eine Websitespalte mit dem Namen Standortgruppe:

  1. Gehen Sie zu Site-Aktionen.
  2. Wählen Sie Site-Einstellungen.
  3. Wählen Sie unter Galerien die Option Websitespalten aus.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.
  5. Geben Sie als Spaltenname ein Site-Gruppe.
  6. Wählen Sie unter “Der Informationstyp in dieser Spalte” die Option Einzelne Textzeile aus.
  7. Erstellen Sie eine neue Gruppe mit dem Namen Sichere SiteMap
  8. Übernehmen Sie alle anderen Werte als Standard und klicken Sie auf OK.

Erstellen Sie eine weitere Site-Spalte mit dem Namen Site Map Link. Wählen Sie als Informationstyp Hyperlink oder Bild aus. Es befindet sich in der Mitte der Auswahl. Fügen Sie dies der Gruppe Secure Site Map hinzu.
Gehen Sie zurück zu den Site-Einstellungen und wählen Sie dieses Mal unter Galerien Site-Inhaltstypen aus und erstellen Sie einen Inhaltstyp, wie in Abbildung 1 dargestellt.
Erstellen einer SharePoint-Sitemap.
Abbildung 1: Wählen Sie unter Galerien die Option Site-Inhaltstypen aus.
Fügen Sie als Nächstes die Spalte Site-Gruppe zum Inhaltstyp der Site hinzu:

  1. Unter SäulenKlicken Sie auf Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen.
  2. Suchen Sie die Spalte Site Group.
  3. Behalten Sie “Alle Inhaltstypen aktualisieren …” als Standardwert “Ja” bei. In diesem Fall spielt es keine Rolle, was Sie wählen.
  4. OK klicken.

Wiederholen Sie den Vorgang oben, indem Sie die zweite Spalte “Site Map Link” hinzufügen.
Erstellen Sie jetzt einen Ort, an dem Sie testen können, was Sie getan haben. Erstellen Sie in einer Sandbox-Umgebung drei Websites unter der Stammwebsite der Websitesammlung (siehe Abbildung 2).
Erstellen einer SharePoint-SitemapFigur 2: Erstellen Sie in einer Sandbox-Umgebung drei Sites unter der Stammwebsite der Websitesammlung.
Erstellen Sie an jeder Site eine benutzerdefinierte Liste mit dem oben beschriebenen Site Map-Inhaltstyp. Hier ist wie:

  1. Gehen Sie zu den Site-Einstellungen und klicken Sie auf Erstellen.
  2. Unter Benutzerdefinierte ListenWählen Sie Benutzerdefinierte Liste.
  3. Nennen Sie die Liste “Site Map” und klicken Sie auf OK.
  4. Gehen Sie zu den erweiterten Einstellungen der Liste und markieren Sie “Verwaltung von Inhaltstypen zulassen” mit “Ja”.
  5. Klicken Sie auf “Aus vorhandenen Site-Inhaltstypen hinzufügen” und fügen Sie der Liste den Inhaltstyp “Gesicherte Site-Map” hinzu.
  6. Entfernen Sie schließlich den Elementinhaltstyp aus der Liste der verwalteten Inhaltstypen.

Jetzt Füllen Sie die benutzerdefinierte Liste aus. Erstellen Sie in jeder benutzerdefinierten Site-Map-Liste Einträge wie in Abbildung 3 dargestellt.
Erstellen einer SharePoint-Sitemap
Figur 3: Erstellen Sie in jeder benutzerdefinierten Site Map-Liste Einträge, um die benutzerdefinierte Liste zu füllen.
Denken Sie daran, dass der Site Map-Link abhängig von Ihrer Umgebung und dem tatsächlichen Standort Ihrer Sandbox variiert.
Jetzt ist es Zeit, die Qualitätskontrollberechtigungen zu verwalten. Um den gesicherten Teil der Site Map zu demonstrieren, müssen wir die Sicherheit auf Elementebene von SharePoint verwenden. Wählen Sie in der Dropdown-Liste über der Spalte Titel des Elements Qualitätskontrolle die Option Berechtigungen verwalten aus. Nehmen Sie von dort aus die Änderungen vor, wie in Abbildung 4 dargestellt.
Erstellen einer SharePoint-Sitemap
Figur 4: Verwalten von Berechtigungen zur Qualitätskontrolle.
Hier sind Schritte beteiligt:

  • Die Aktionen gehen dann zu Berechtigungen bearbeiten.
  • Klicken Sie auf OK, wenn Sie vor dem Erstellen eindeutiger Berechtigungen gewarnt werden.
  • Neu ist das Hinzufügen von Benutzer hinzufügen.
  • Füge dich hinzu und gib dir die volle Kontrolle.

Entfernen Sie alle anderen Benutzerprofile mit dem Ergebnis, wie in Abbildung 5 dargestellt.
Erstellen einer SharePoint-Sitemap
Abbildung 5: Letzter Schritt – Entfernen Sie alle anderen Benutzerprofile mit dem Ergebnis.
Jetzt können Sie endlich die Site Map erstellen. Fügen Sie auf der Stammwebsite-Seite der Websitesammlung ein Webpart für Inhaltsabfragen hinzu. Hinweis: CQWP wird nur in der Webpart-Galerie angezeigt, wenn die Veröffentlichungsfunktion installiert ist. Bearbeiten Sie die Seite, fügen Sie ein Webpart hinzu und wählen Sie das Webpart für Inhaltsabfragen aus. Ändern Sie die Eigenschaften des CQWP wie folgt:

  • Listentyp: Benutzerdefinierte Liste
  • Elemente dieser Inhaltstypgruppe anzeigen: Seitenverzeichnis
  • Elemente dieses Inhaltstyps anzeigen: Gesicherte Sitemap

Unter Gruppieren und Sortieren:

  • Elemente gruppieren nach Site-Gruppe

Zeigen Sie die Ergebnisse an. Melden Sie sich zunächst als Testbenutzer an. Abbildung 6 zeigt, wie die Ergebnisse aussehen.
Führen Sie den System Center Capacity Planner aus
Abbildung 6: Melden Sie sich zuerst als Testbenutzer an.
Melden Sie sich als Nächstes als Sie selbst an. Klicken Sie auf den Link Qualitätskontrolle. Die Ergebnisse sind in Abbildung 7 dargestellt.

Abbildung 7: Melden Sie sich jetzt als Sie selbst an.
Dieser Ansatz weist bestimmte Einschränkungen auf. Zunächst müssen Sie über Microsoft Office SharePoint Server 2007 für diesen bestimmten Ansatz verfügen, da dieser auf dem Webpart für Inhaltsabfragen basiert, eine Funktion, die in Windows SharePoint Services nicht verfügbar ist.
Ein weiteres Problem besteht darin, dass der CQWP keine Websitesammlungen umfasst und Sie mit diesem Ansatz keine Site Map auf Farmebene erstellen können. Letzteres kann stattdessen mit der Suche überwunden werden.
Auf hoher Ebene würden Site-Administratoren Site-Inhaltstypen und benutzerdefinierte Listen erstellen, um Site-Map-Daten genau wie oben beschrieben zu verwalten. Verwenden Sie jedoch anstelle des CQWP ein Webpart mit Kernsuchergebnissen mit einer festen Schlüsselwortabfrage, um die Sitemap zu erstellen. Diese Methode würde die Bearbeitung von XSLT erfordern.
Entgegen der weit verbreiteten Meinung können Unternehmen Sitemaps mit sofort einsatzbereiten SharePoint-Funktionen erstellen, für die keinerlei benutzerdefinierte Codierung erforderlich ist. Dieser Ansatz führt zu einer sicherheitsreduzierten Site Map, die von Site-Eigentümern verwaltet wird.
Es geht um Flexibilität. Wenn Websitebesitzer die Möglichkeit erhalten, ihren eigenen Teil der Sitemap zu verwalten, liegt die Verantwortung dort, wo sie hingehört, und SharePoint-Farmadministratoren können kritischere Aspekte der SharePoint-Umgebung verwalten.
Paul Galvin ist ein Microsoft SharePoint MVP und ein SharePoint-Lösungsarchitekt bei EMC Corp. Galvin ist seit mehr als 15 Jahren in der IT-Branche in Bereichen wie Softwareentwicklung, Beratung und SharePoint-Lösungsdesign tätig, wo er mit Kunden zusammenarbeitet, um Geschäftslösungen mit dem zu erstellen SharePoint-Plattform. Er trägt über MSDN-Foren und seinen Blog unter zur SharePoint-Community bei http://paulgalvin.spaces.live.com.

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