Gemeinsame Postfächer steigern die Produktivität

Im Büro 365Freigegebene Postfächer erleichtern es einer Gruppe von Mitarbeitern, E-Mails von einer gemeinsamen oder generischen Adresse aus zu verfolgen und zu senden, z [email protected] oder [email protected] Wenn ein Endbenutzer eine Antwort von einem freigegebenen Postfach sendet, scheint sie von dem freigegebenen Postfach und nicht vom einzelnen Endbenutzer gesendet worden zu sein.

Freigegebene Postfächer sind eine einfache Möglichkeit, Kundenanfragen zu überwachen (z [email protected]), da eine Reihe von Mitarbeitern auf die Nachrichten zugreifen und darauf antworten können. Beachten Sie, dass ein freigegebenes Postfach keinen Benutzernamen und kein Kennwort zum Anmelden hat. Administratoren sollten Endbenutzern das Recht einräumen, das Postfach zu öffnen und über das freigegebene Postfach zu senden. Sobald die Berechtigung erteilt wurde, kann der Endbenutzer mit Outlook oder Outlook Web App (OWA) auf das freigegebene Postfach zugreifen.

Freigegebene Postfächer in Office 365 beginnen mit einem 50-GB-Kontingent für Pläne für kleine Unternehmen und Unternehmen. Was diese Postfächer attraktiver macht, ist, dass sie keine Lizenz benötigen. Unternehmen erhalten eine 50-GB-Mailbox, auf die mehrere Endbenutzer zugreifen können, ohne einen Cent zu zahlen. Organisationen können in Office 365 auch so viele freigegebene Postfächer haben, wie sie möchten. Die Endbenutzer, die Zugriff auf diese Postfächer haben, sollten jedoch über eine gültige Office 365-Lizenz verfügen. Ein wichtiger Punkt ist, dass ein Endbenutzer mit einer Exchange Online Kiosk-Lizenz nicht auf ein freigegebenes Postfach zugreifen kann.

Administratoren können freigegebene Postfächer in ihren Teams verwenden. Sie können auch reguläre Postfächer in freigegebene Postfächer für Personen konvertieren, die das Unternehmen verlassen, damit die Daten für Compliance- und Zugriffszwecke aufbewahrt werden. Endbenutzer, die Mutterschaftsurlaub oder einen anderen langen Urlaub nehmen, können ihre Postfächer in gemeinsam genutzte Postfächer umwandeln lassen, um die Lizenz für einige Monate bis zu einem Jahr freizugeben. Unternehmen können mit freigegebenen Postfächern viel anfangen. Es gibt viele Möglichkeiten – es geht darum, ein bisschen kreativ zu sein.

Erstellen Sie freigegebene Postfächer in Office 365

Melden Sie sich beim Administratorportal an und navigieren Sie zu, um ein freigegebenes Postfach in Office 365 zu erstellen Online austauschen. Klick auf das Geteilt Registerkarte in der Empfänger Knoten (Abbildung 1).

Empfängerknoten im Admin-Portal

Drücke den + Schaltfläche zum Eingeben der Details des freigegebenen Postfachs; Ein Anzeigename und eine E-Mail-Adresse sind erforderlich. Administratoren können auch die Endbenutzer hinzufügen, die Zugriff auf das Postfach haben sollen. Dies kann auch nach dem Erstellen des Postfachs erfolgen. Klicken speichern um das freigegebene Postfach zu erstellen (Abbildung 2).

Erstellen Sie ein freigegebenes Office 365-Postfach

Durch Doppelklicken auf das Postfach im Exchange-Verwaltungscenter werden dessen Eigenschaften geöffnet. Das Mailbox-Delegierung Auf der Registerkarte kann ein Administrator Endbenutzer hinzufügen, um ihnen Zugriffsrechte für das Postfach zu erteilen. Das Voller Zugriff gibt dem Endbenutzer genügend Rechte zum Zuordnen, Anzeigen und Verwalten des Postfachs in Outlook oder OWA. Um als freigegebenes Postfach zu senden, sollte dem Benutzer das Recht “Senden als” erteilt werden. Einer Verteilergruppe können dieselben Rechte zugewiesen werden, und alle Gruppenmitglieder erben die Berechtigungen (Abbildung 3).

Weisen Sie freigegebene Postfachrechte und -berechtigungen zu

Sobald einem Endbenutzer Rechte für ein freigegebenes Postfach gewährt wurden, wird es beim nächsten Ausführen des AutoErmittlungsdienstes (alle 60 Minuten) oder beim nächsten Start von Outlook automatisch in seinem Outlook-Profil zugeordnet.
Verwenden Sie die Option, um ein freigegebenes Postfach mit OWA zu öffnen Öffnen Sie eine andere Mailbox Option in der oberen linken Ecke (Abbildung 4).

Öffnen Sie das freigegebene Postfach in OWA

Geben Sie den Namen des freigegebenen Postfachs ein. Es wird in einem neuen Tab geöffnet. Um es als zusätzliches Postfach in OWA zuzuordnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen im linken Bereich und wählen Sie Fügen Sie einen freigegebenen Ordner hinzu. Geben Sie den Namen des freigegebenen Postfachs ein. Es wird zusammen mit dem Hauptpostfach in OWA zugeordnet (Abbildung 5).

Fügen Sie einen freigegebenen Ordner in OWA hinzu

Administratoren können das Halten und Archivieren von Rechtsstreitigkeiten für ein freigegebenes Postfach über die Registerkarte “Postfachfunktionen” in den Postfacheigenschaften aktivieren. Protokolle wie POP und IMAP können auf derselben Seite ein- oder ausgeschaltet werden.
Administratoren können auch ein normales Postfach mit einer Lizenz in ein freigegebenes Postfach konvertieren und umgekehrt. Dies ist besonders nützlich, wenn Administratoren das Postfach eines Endbenutzers für jemanden behalten möchten, der das Unternehmen ohne zusätzliche Kosten verlässt. In diesem Fall muss der Administrator lediglich das reguläre Postfach des Endbenutzers in ein freigegebenes Postfach konvertieren und den neuen Mitarbeitern (oder anderen Personen) Zugriff auf das neu konvertierte freigegebene Postfach gewähren (Abbildungen 6 und 7).

Konvertieren Sie das freigegebene Office 365-Postfach
Zugriff auf das freigegebene Office 365-Postfach

Über den Autor:
Rajith Enchiparambil ist ein UC-Architekt, der an großen Exchange- und Office 365-Projekten für Kunden in Großbritannien arbeitet. Er ist auf Exchange, Office 365, Active Directory und ein bisschen Lync spezialisiert. Er ist seit 13 Jahren in der IT-Branche tätig und hat seit Version 5.5 intensiv mit Microsoft Exchange zusammengearbeitet. Er hat für Beratungsdienste wie HP, Siemens, AtoS, CapGemini und Computacenter gearbeitet. Er schreibt regelmäßig über Office 365 und Exchange in seinem Persönlicher Blog.

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