Ist Microsoft SharePoint eine gute Lösung für die E-Mail-Archivierung?

Ich habe kürzlich gehört, dass ein Exchange Server-Administrator erwähnt hat, dass er Microsoft SharePoint für E-Mails verwendet …

Archivierung. Dies kam mir seltsam vor, da SharePoint nicht als Nachrichtenrepository konzipiert ist. Ich habe mich entschlossen zu prüfen, wie SharePoint als E-Mail-Archivierungslösung verwendet werden kann und ob es überhaupt eine gute Idee ist.
Um dies zu testen, habe ich meine eigene Methode für die Verwendung von SharePoint als Nachrichtenrepository entwickelt, mit der Sie Aktivierungslisten und -bibliotheken per E-Mail versenden können. Auf diese Weise können Sie ein Element zu einer Liste oder Bibliothek hinzufügen, indem Sie es per E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse senden.
Es scheint, dass ich eine dedizierte SharePoint-Liste erstellen könnte, die ausschließlich zum Speichern von Nachrichtenarchiven verwendet werden könnte. Es ist dann möglich, eine Exchange 2007-Transportregel zu erstellen, die eine Kopie jeder Nachricht, die durch die Transportpipeline fließt, an die der Liste zugeordnete E-Mail-Adresse sendet. Es erfordert einige Arbeit, um diese Konfiguration zum Laufen zu bringen, aber das Konzept dahinter ist recht einfach.
Vorteile der Verwendung von SharePoint für die E-Mail-Archivierung
Nachdem wir nun sehen, wie Sie Microsoft SharePoint für eine E-Mail-Archivierungslösung verwenden können, lautet die nächste Frage: Sollten Sie? Hier sind einige Vorteile:
Nachteile der Verwendung von SharePoint für die E-Mail-Archivierung

Weitere Informationen zu Microsoft SharePoint:
Öffnen von Microsoft SharePoint-Dokumentbibliotheken in Outlook 2007Zugriff auf SharePoint-Kalender über Microsoft Outlook 2007

Das Tool eines Drittanbieters verschiebt Outlook-Anhänge nach Microsoft SharePoint

Die Verwendung von Microsoft SharePoint zum Archivieren von E-Mail-Nachrichten in einer Exchange-Umgebung scheint mehrere Vorteile zu haben. Sie sollten jedoch auch diese Nachteile berücksichtigen.

  • SharePoint wurde nicht als Archivierungslösung entwickelt, daher sind einige Funktionen, die in den meisten Archivierungsprodukten Standard sind, in SharePoint nicht vorhanden. Bei den meisten Archivierungsprodukten können Sie Archive einfrieren, um zu verhindern, dass Nachrichten ablaufen. Sie benötigen diese Funktion, wenn Ihre Archive vorgeladen sind. Diese Funktion ist in SharePoint verfügbar, muss jedoch erstellt werden.

  • Die SharePoint-E-Mail-Archivierung kann die Systemleistung beeinträchtigen. SharePoint-Server enthalten normalerweise mehrere Bibliotheken, Listen und Websites. Die Nachrichtenarchivierung ist in der Regel eine anspruchsvolle Funktion, die sich negativ auf die Leistung anderer Websites, Listen und Bibliotheken auswirken kann, die auf dem Server ausgeführt werden.

    Wenn Sie ernsthaft überlegen, SharePoint für die Nachrichtenarchivierung zu verwenden, und mehr als ein paar Dutzend Benutzer haben, sollten Sie wahrscheinlich einen dedizierten SharePoint-Server und eine dedizierte SharePoint-Datenbank verwenden.

  • Diese Technik erfordert die Verwendung einer dedizierten E-Mail-Adresse. Wenn ein Spammer oder böswilliger Benutzer diese Adresse entdeckt, kann er Inhalte direkt in Ihre Archive einfügen – auch wenn er keine Schreibberechtigung für die Liste hat. Tatsächlich müsste ein Benutzer nicht einmal authentifiziert werden, um Inhalte an die Archive zu senden.

Über den Autor: Brien M. Posey, MCSE, wurde fünfmal mit dem MVP-Preis (Most Valuable Professional) von Microsoft für seine Arbeit mit Exchange Server, Windows Server, Internetinformationsdiensten (IIS) sowie Dateisystemen und -speicher ausgezeichnet. Brien war CIO einer landesweiten Kette von Krankenhäusern und war einst für die Abteilung für Informationsmanagement in Fort Knox verantwortlich. Als freiberuflicher technischer Redakteur hat Brien für Microsoft, TechTarget, CNET, ZDNet, MSD2D, Relevant Technologies und andere Technologieunternehmen geschrieben. Sie können Briens persönliche Website unter besuchen www.brienposey.com.
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