Machen Sie die Dokumentation der IT-Infrastruktur zu einer regelmäßigen Aufgabe

Die Dokumentation muss keine zeitaufwändige Aufgabe sein, wenn das gesamte IT-Personal involviert ist. Und die aufgewendete Zeit kann sich lohnen.

Ordnungsgemäße Dokumentation der IT-Infrastruktur erhöht die Effizienz und Genauigkeit bei der Fehlerbehebung, da jeder versteht, welcher Server was tut. Zu wissen, wo eine bestimmte geplante Aufgabe zu finden ist, ist einfach, wenn Sie irgendwo nachschlagen müssen. Andernfalls müssen Administratoren von Server zu Server springen oder eine Suche durchführen, um die benötigten Informationen zu finden.

Eine Referenzliste von Anbietern oder Anwendungen, deren Eigentümer sie sind und die um Hilfe bitten, kann allen zugute kommen. Wenn Ihr Helpdesk Anrufe wegen einer defekten Geschäfts-App erhält, muss er wissen, mit wem er sprechen kann. Wenn Ihr ansässiger Experte nicht anwesend ist, erhalten Ihre Mitarbeiter durch die Kenntnis der Lieferantendetails einen direkten Weg zur Lösung, anstatt sie verzweifelt bei verschiedenen Mitarbeitern anrufen zu lassen, die Rat suchen.

Was soll ich dokumentieren?

Die Dokumentation der IT-Infrastruktur gilt für alle Phasen des IT-Lebenszyklus. Wenn die Organisation ein neues Produkt hinzufügt, hilft dies Notieren Sie die Einstellungen: Servernamen, IP-Adressen und andere Informationen, die andere Aufgaben erleichtern, z. B. Upgrades oder Wartung. Wenn ein Auftragnehmer die Einrichtungsarbeiten ausführt, holen Sie sich die Build-Dokumentation.
Verlassen Sie sich nicht auf Dritte, um Aufzeichnungen zu führen und zu pflegen. Möglicherweise wechseln Sie zu einem anderen Anbieter, oder der Techniker, der Ihre Arbeit ausgeführt hat, wechselt möglicherweise weiter, sodass Sie nur wenige oder gar keine Informationen über die Architektur und die Einstellungen erhalten.

Geschäftskritische Informationen, die nur im Gehirn von Menschen gespeichert sind, sind für jedes Unternehmen ein Dilemma.

Das Änderungsmanagement ist eine andere Art der Dokumentation der IT-Infrastruktur. Es ist hilfreich zu wissen, ob und warum sich etwas geändert hat, und einen Back-Out-Plan zu haben, der Teil der Build-Dokumentation werden kann. Durch diese Updates bleiben die IT-Mitarbeiter auf derselben Seite. Für Vorgänge ist es hilfreich, diesen Verlauf zu haben, damit sie beim Eingang eines Tickets Hintergrundinformationen haben, anhand derer sie arbeiten können, wenn sich die Endbenutzererfahrung von den erwarteten unterscheidet.
Personalfluktuation schafft eine große Risiko für die Kontinuität wenn keine Dokumentation vorhanden ist. Geschäftskritische Informationen, die nur im Gehirn von Menschen gespeichert sind, sind für jedes Unternehmen ein Dilemma. Wenn jemand kündigt, gefeuert wird oder sich in einem längeren Urlaub befindet, haben Sie das gleiche Problem – Systeme, von denen niemand etwas weiß.

Wie finde ich Zeit zum Dokumentieren?

Abhängig von Ihrem Job gibt es einige einfache Ansätze, um den Dokumentationsprozess in Angriff zu nehmen. Nehmen Sie sich Zeit, um sich zu setzen und einige Notizen über wichtige Ressourcen zu schreiben. Drucken Sie Serverlisten aus und zeichnen Sie auf, was sie tun. Listen Sie alle bekannten Anwendungen auf und wem gehören sie. Stellen Sie Vorlagen zusammen, die für jedes Element ausgefüllt werden können, wobei verschiedene Teammitglieder unbekannte Abschnitte ausfüllen.
Wenn es nicht möglich ist, Zeit zu widmen, dokumentieren Sie diese, während Sie fortfahren. Notieren Sie bei jeder Arbeit die Punkte von Interesse. Wenn Systeme mit Dokumentation geliefert werden, schreiben Sie nicht neu, was bereits vorhanden ist.

Geben Sie Objekten beschreibende Namen. Verwenden Sie Kommentarfelder, um zusätzliche Informationen aufzuzeichnen oder einen Link zu einer Online-Dokumentation zu erstellen, die detailliertere Informationen bietet. Suchen Sie nach Skripten, um Einstellungen in einen lesbaren Bericht zu exportieren. Wenn Sie gerade ein Setup abgeschlossen haben, zeigen Sie jemand anderem, wie Sie es gemacht haben, und lassen Sie ihn Notizen machen. Es gibt viele schnelle Gewinne, die erzielt werden können, indem Sie sich etwas mehr Zeit nehmen, um aufzuzeichnen, was Sie getan haben.
Eine weniger formale Dokumentationsmethode ist die Verwendung eines zentralisierten Kommunikationsdienstes wie Slack oder Microsoft Teams. Durch das Schreiben von Informationen in einem dieser Tools kann das Team Dokumentationen finden und durchsuchen. Ein öffentlicher Chat zwischen Ingenieuren kann später referenziert werden, um zu sehen, welche Entscheidung getroffen wurde und warum. Diese Methode übertrifft jedoch nicht die ordnungsgemäße Dokumentation der IT-Infrastruktur, es sei denn, Sie verwenden diese Plattformen als Teil eines selbstdokumentierenden Workflows.

Wie bringe ich andere dazu, zu dokumentieren?

Die Verwendung eines persönlichen OneNote-Notizbuchs hilft niemandem außer Ihnen. Möchten Sie die Person sein, die gerufen wird, um im Urlaub etwas zu reparieren? Finden Sie heraus, wo Sie Ihre IT-Infrastrukturdokumentation hosten können, erstellen Sie eine sinnvolle Struktur, fügen Sie dort einige Inhalte ein und lade andere ein zu lesen und beizutragen.
Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, zu dokumentieren, was sie dokumentieren möchten, um ihre Arbeit zu erleichtern, und holen Sie dann die richtigen Mitarbeiter ein, um dies zu erreichen. Wenn etwas kaputt geht, zeigen Sie, wie eine Dokumentation hätte helfen können. Stellen Sie sicher, dass sich alle auf die Dokumentationsmethoden einigen, und teilen Sie diese Praktiken allen beteiligten Mitarbeitern mit. Richten Sie dann ein Wiki ein und erstellen Sie Inhalte.
Jeder IT-Mitarbeiter sollte sich die Zeit nehmen, um die Dokumentation der IT-Infrastruktur zu erstellen. Holen Sie Ihr Team an Bord, sichern Sie sich Zeit und Geld und zeichnen Sie die Dinge auf, die Sie zum Nutzen Ihrer Kollegen und Ihres Unternehmens eingerichtet haben.

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