Office 365 Advanced eDiscovery geht über die Grundlagen der Suche hinaus

Advanced eDiscovery in Microsoft 365 – oder Office 365, abhängig von Ihrem Abonnement – ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Datensätze indiziert und leicht durchsucht werden können.

Dieses Tool unterstützt auch den Import und die Analyse externer Daten. Dies ist eine nützliche Funktion für Rechts- und Personalpositionen oder andere Aufgaben, bei denen Sie Daten nach Schlüsselwörtern durchsuchen und die verwenden müssen KI-Funktionen der Plattform unerwünschte Informationen auszusortieren. Bevor wir uns mit Office 365 Advanced eDiscovery befassen, beginnen wir mit einigen Grundlagen.

Die standardmäßige eDiscovery-Funktion steht jedem Business- oder Enterprise-lizenzierten Kunden der Microsoft 365- oder Office 365-Suite zur Verfügung. Es bietet verschiedene Funktionen, darunter:

Sobald Sie den Datensatz konfiguriert haben, werden die Daten zur Überprüfung indiziert. Weitere Suchvorgänge, sogenannte Abfragen, können ausgeführt und die Ergebnisse zur Verwendung außerhalb von eDiscovery exportiert werden.

Was ist Office 365 Advanced eDiscovery?

Office 365 Advanced eDiscovery ist eher ein End-to-End-Produkt für eDiscovery-Anforderungen. Advanced eDiscovery folgt dem Referenzmodell für die elektronische Entdeckung Framework, das den Einstellungen, die Sie über einen Fall steuern können, mehr Granularität verleiht.
Für Advanced eDiscovery ist eine Lizenzierung erforderlich, die über der üblichen Microsoft / Office 365 E3-Lizenz liegt, z. B. das E5-Konformitäts-Add-On, das eDiscovery- und Audit-Add-On oder nur ein Wechsel zur Microsoft / Office 365 E5-Ebene.
Einige der Highlights von Advanced eDiscovery sind:

  • Such- und Analysefunktionen fädeln E-Mails ein, anstatt jede E-Mail einzeln zu behandeln.
  • optische Zeichenerkennung zum Konvertieren von Bildern in durch Text durchsuchbare Dokumente;
  • integrierte Fähigkeit zum Analysieren, Abfragen, Überprüfen, Markieren und Exportieren von Inhalten als Gruppe und nicht als einzelne Dateien;
  • bessere Sichtbarkeit lang laufender Aufgaben zur Überprüfung des Fortschritts;
  • Mit Predictive Coding können Sie das System trainieren, um festzustellen, welche Daten relevant sind. und
  • Erkennen von Dateien, die gleich oder fast gleich sind, um eine Überprüfung desselben Inhalts zu vermeiden.

Unternehmen können von der Importfunktion profitieren

Eine weitere wichtige Funktion für Advanced eDiscovery ist die Möglichkeit, Inhalte zu importieren, die nicht von Microsoft 365 stammen.
Erstellen Sie zunächst einen Überprüfungssatz, der nur in Advanced eDiscovery verfügbar ist. Ein Überprüfungssatz ist eine definierte Gruppe von Datensätzen, die mit den oben aufgeführten Gruppenfunktionen verwendet werden können.
Sie können einem Überprüfungssatz mit dem Befehl externe Daten hinzufügen Überprüfungssatz verwalten Möglichkeit. Klicken Sie auf die Uploads anzeigen Link in der Nicht-Office 365-Daten Abschnitt führt Sie zu einer Seite mit einem Daten hochladen Schaltfläche, mit der ein Assistent gestartet wird, nachdem er angeklickt wurde.
Der Assistent fordert Sie auf, die Dateien vorzubereiten, die Sie hochladen möchten. Sie müssen einen Ordner der obersten Ebene mit einem Unterordner für jede Depotbank erstellen, für die Sie Daten im UPN-Format “Benutzerprinzipalname” für das Konto haben, z [email protected] Laden Sie die Daten in diesen benutzerdefinierten Ordnern hoch.
Klicken Sie auf diesen Link um die Dateitypen anzuzeigen, die Sie in Advanced eDiscovery importieren können. Microsoft unterstützt verschiedene Archiv- und Containerformate, z. B. PST-Postfachdateien, die Sie in einem Stapel hochladen und Suchvorgänge ausführen können.
Um die Dateien hochzuladen, benötigen Sie um das AzCopy-Dienstprogramm zu installieren. Wenn Sie alle Dateien bereit haben, geben Sie den Pfad im Assistenten in die Benutzerordner ein. Dadurch wird ein Befehl zum Einfügen in eine Eingabeaufforderung generiert, der den Upload mit AzCopy auslöst. Das Dienstprogramm zeigt Statistiken wie den Fortschritt, die verstrichene Zeit und die Upload-Geschwindigkeit während des Übertragungsprozesses an.
Sobald Sie fertig sind, können Sie zur Webseite zurückkehren und auf klicken Weiter: Dateien verarbeiten Taste. Klicken Sie nicht auf diese Schaltfläche, bis der Upload abgeschlossen ist. Andernfalls wird eine einmalige Verarbeitung der unvollständigen Daten gestartet, die Sie nicht abbrechen oder erneut ausführen können.
Die Verarbeitungszeit hängt von der Menge der hochgeladenen Daten ab. Nach Abschluss der Übertragung wird auf der Seite Überprüfungssätze verwalten ein zusammenfassender Bericht der Daten angezeigt, mit dem Sie das System auf relevante Informationen trainieren und Tags verwalten können, um Daten anhand Ihrer Suchkriterien zu identifizieren und zu ermitteln.
Sie müssen die Lizenz auf die Konten anwenden, die Sie suchen. Administratoren und Mitarbeiter, die die Daten überprüfen, benötigen diese zusätzliche Lizenz nicht. Daher benötigt Ihr Unternehmen für gelegentliche Ad-hoc-Anforderungen für Advanced eDiscovery möglicherweise nur wenige Lizenzen, die Sie nach Bedarf verschieben können – vorausgesetzt, Sie möchten nicht die anderen Vorteile, die sich daraus ergeben mit jeder Lizenz.
Advanced eDiscovery benötigt einige Zeit, um sowohl aus Sicht des Administrators als auch aus Sicht des Benutzers mit Zugriff auf einen Fall zu verstehen. Aber es ist ein leistungsfähiges – und relativ kostengünstiges – Tool für eine Organisation, die möglicherweise Zugriff auf das Unternehmen hat E5 Lizenz. Es ist immer noch sehr kostengünstig, wenn Sie im Vergleich zu anderen eDiscovery-Produkten auf dem Markt nur wenige Zusatzlizenzen benötigen.

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