SharePoint-Tags effektiv nutzen

Sie haben gelesen, um ihnen zu helfen, das Dokument wieder zu finden. In der Zwischenzeit können SharePoint-Administratoren Tags erstellen, um die E-Discovery zu vereinfachen oder um den Umgang mit Dokumentinhalten (privat, öffentlich usw.) zu vermitteln.

Das Erstellen einer effektiven Tagging-Taxonomie in SharePoint kann eine entmutigende Aufgabe sein. Das Taxonomie muss breit genug sein, um mit jeder Situation fertig zu werden, aber es muss einfach genug bleiben, um effektiv zu sein.

Es gibt verschiedene Philosophien, wie sichergestellt werden kann, dass SharePoint-Tags den Benutzern dabei helfen, die gesuchten Informationen zu finden. Ich empfehle, verwaltete Begriffe zu verwenden, jedoch keine Unternehmensschlüsselwörter.

Verwaltete Begriffe wurden von jemandem sorgfältig ausgewählt, der mit der Erstellung der SharePoint-Taxonomie des Unternehmens beauftragt ist. Unternehmensschlüsselwörter sind Tags, die vom Benutzer eingegeben werden. Es ist zwar nichts Falsches daran, Endbenutzer SharePoint-Websites und -Dokumente mit Tags versehen zu lassen, diese Benutzer sollten jedoch die festgelegten verwalteten Begriffe verwenden, anstatt ihre eigenen Unternehmensschlüsselwörter zu erstellen.

Häufige Probleme mit SharePoint-Tags

Ich wurde kürzlich gebeten, mir eine Bereitstellung für eine Organisation anzusehen, die Probleme mit außer Kontrolle geratenen benutzergenerierten SharePoint-Tags hatte. Einige der Problem-Tags waren:

  • Falsch geschriebene Begriffe, die sonst in Ordnung gewesen wären;
  • Begriffe, die für andere als den Benutzer, der sie erstellt hat, bedeutungslos waren;
  • Begriffe, die völlig ungenau waren (z. B. Anwenden des Ausdrucks) Finanzabteilung zu Dokumenten der Marketingabteilung); und
  • Begriffe, die irreführend waren.

Diese Art von Problemen unterstreicht die Fallstricke, die es Benutzern ermöglichen, ihre eigenen Begriffe zu erstellen. Trotzdem ist es eine gute Idee, die Taxonomiestruktur so einfach wie möglich zu halten. Wenn Sie Benutzern zu viele Begriffe zur Auswahl geben, kennzeichnen sie ihre Daten möglicherweise überhaupt nicht oder verwenden möglicherweise bedeutungslose Tags.
Die gute Nachricht ist, dass SharePoint es Ihnen ermöglicht Begriffe in einer hierarchischen Weise zu erstellen damit Benutzer nicht mit Auswahlmöglichkeiten überfordert sind. Der Weg, dies zu erreichen, besteht darin, eine zu bilden Begriff festgelegtoder eine Sammlung einzelner Begriffe.
Um einen Begriffssatz zu erstellen, klicken Sie auf das Menü Site-Aktionen und wählen Sie dann die Option Site-Einstellungen. Wenn die Seite Site-Einstellungen angezeigt wird, klicken Sie im Abschnitt Site-Verwaltung auf den Link Term Store Management. Wenn die resultierende Seite angezeigt wird, klicken Sie auf Managed Metadata Services (in der Baumstruktur links) und wählen Sie dann den Befehl New Term Set aus dem resultierenden Kontextmenü.
An dieser Stelle wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, einige grundlegende Informationen zu dem von Ihnen erstellten Begriffssatz einzugeben. Die meisten Optionen auf dieser Seite befassen sich mit der Benennung des Begriffssatzes und der Angabe des Eigentümers, des Kontakts und dergleichen des Satzes. Auf dieser Seite sind drei wichtige Dinge zu beachten.

Achten Sie zunächst auf den Namen, den Sie dem Begriffssatz zuweisen. Ein Begriffssatz ist eine Sammlung von Begriffen, daher sollte der Name des Satzes seinen Zweck genau wiedergeben (und richtig geschrieben sein). Wenn Sie beispielsweise einen Begriffssatz für die US-Bundesstaaten erstellt haben, können Sie den Begriffssatz aufrufen Zustände und dann haben individuelle Begriffe innerhalb des Begriffs für die 50 einzelnen Staaten festgelegt.
Das zweite, worauf Sie achten sollten, ist die Option “Einreichungsrichtlinie”. Dies kann entweder eingestellt werden geschlossen oder öffnen. Wenn Sie die Übermittlungsrichtlinie auf festlegen geschlossenNur diejenigen mit den entsprechenden Berechtigungen können die Liste der Begriffe verwalten. Wenn die Übermittlungsrichtlinie auf festgelegt ist öffnenDann können Benutzer dem Begriffssatz Begriffe hinzufügen.
Das dritte, worauf Sie achten sollten, ist das Kontrollkästchen Verfügbar für Tagging. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, können Benutzer die Begriffe nicht innerhalb des Begriffssatzes zum Kennzeichnen von SharePoint-Daten verwenden.
Wie Sie sehen, ist die Arbeit mit SharePoint-Tags ein Balanceakt. Sie müssen den Benutzern genügend Flexibilität geben, um ihre Aufgaben zu erledigen, aber Benutzer sollten nicht in der Lage sein, das gesamte Tagging-System durch Hinzufügen von Tags, die wirklich nicht dazu gehören, bedeutungslos zu machen. Die Lösung besteht darin, eine aussagekräftige und sorgfältig durchdachte Taxonomie von Begriffen zu erstellen, die zum Markieren verwendet werden können.

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