So nutzen Sie die Integration von Teams und Exchange

Als Microsoft Teams einführte, gab es auf dem Markt bereits Appetit auf eine Plattform, die Echtzeit-Chat, Zusammenarbeit, Besprechungen und Anrufe unterstützt.

Die Erfolgsgeschichte von Slack motivierte Microsoft, 2017 eine eigene Version einer Team-Messaging-App zu veröffentlichen Microsoft-Teams bot eine neue Möglichkeit zur Kommunikation und Zusammenarbeit, was dazu führte, dass einige Exchange-Funktionen weniger genutzt wurden. Da Exchange und E-Mail weiterhin wichtig sind, hat Microsoft die Integrationsfunktionalität von Teams-Exchange entwickelt, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Arbeitsweise mit jeder Anwendung anzupassen.

Exchange ist nach wie vor das ideale Tool, um Besprechungen zu organisieren und zu verwalten, E-Mails zu senden und alle wichtigen Kontaktinformationen wie Telefonnummern und Adressen zu zentralisieren. Für Benutzer, die sich bei der Zusammenarbeit auf Microsoft Teams verlassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Daten aus Outlook oder Exchange Online in die Microsoft Teams-Kanäle zu ziehen oder umgekehrt. In den folgenden Beispielen werden einige der Team-Exchange-Integrationsanforderungen hervorgehoben, die Administratoren möglicherweise von Benutzern erhalten.

Greifen Sie in Microsoft Teams auf wichtige Exchange-Daten zu

Benutzer, die die meiste Zeit in Teams verbringen, möchten eine Möglichkeit zum Abrufen von E-Mails und Kalendern. Teambenutzer können eine neue Registerkarte mit beliebigen Inhalten hinzufügen.
Fügen Sie für Outlook-E-Mails eine Registerkarte hinzu, indem Sie in Teams auf das Symbol (+) klicken (siehe Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1: Klicken Sie in Microsoft Teams auf das Symbol +, um eine neue Registerkarte einzurichten.

Wählen Sie aus der Liste der Symbole oben die mit der Bezeichnung Webseite. Geben Sie ihm einen Namen und fügen Sie die URL hinzu https://outlook.office365.com/mail/inbox für Outlook im Web wie in Abbildung 1.2 dargestellt.

Abbildung 1.2: Um die Einrichtung für eine neue Registerkarte abzuschließen, auf der Outlook in Microsoft-Teams angezeigt wird, geben Sie der Registerkarte einen Namen und fügen Sie die URL für Outlook im Web hinzu.

Verwenden Sie die Registerkarten, um freigegebene Kalender für Teams hinzuzufügen

Einer der anderen Bereiche, die Benutzer in Teams verpasst haben, betrifft Gruppenkalender. Ohne direkten Zugriff auf die Kalender eines Teams müssen viele Mitarbeiter zwischen Outlook und Teams wechseln, um diese freigegebenen Kalender anzuzeigen. Eine Problemumgehung besteht darin, eine neue Registerkarte zu erstellen, wie oben erläutert. Richten Sie sie in diesem Fall jedoch so ein, dass der freigegebene Kalender der Gruppe angezeigt wird. Microsoft hat dies auf seiner Roadmap für 2020, aber die folgenden Anweisungen werden heute funktionieren.
Klicken Sie zunächst im Outlook-Webclient auf den Bürogruppenkalender (siehe Abbildung 2.1).

URL des Bürogruppenkalenders
Abbildung 2.1: Wählen Sie den Office-Gruppenkalender im Outlook-Webclient aus, um die URL für den Kalender abzurufen.

Kopieren Sie nach dem Klicken auf das Kalendersymbol die URL aus der Adressleiste des Browsers (siehe Abbildung 2.2).

Kalender-Link kopieren
Abbildung 2.2: Kopieren Sie die Kalender-URL aus der Adressleiste im Browser.

Gehen Sie als Nächstes zu Teams und fügen Sie dem Teamkanal eine neue Registerkarte hinzu. Wählen Sie die aus Webseite Symbol und fügen Sie dann die im vorherigen Schritt gespeicherte URL ein, um die neue Registerkarte zu vervollständigen (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.3: Schließen Sie die Registerkarte für einen freigegebenen Kalender in Teams ab, indem Sie der Registerkarte einen Namen geben und die Kalender-URL hinzufügen.

Benachrichtigen Sie Benutzer in Teams über bestimmte E-Mails

Eine weitere Funktion, die Benutzer möglicherweise hilfreich finden, besteht darin, innerhalb von Microsoft Teams eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn sie eine bestimmte E-Mail erhalten.
Für dieses Setup verwendet der Exchange-Administrator die Automatisierungsplattform Power Automate, die früher als Microsoft Flow bekannt war. Power Automate ist ein in Office 365 enthaltener Dienst zum Verbinden von Apps auf der Microsoft-Plattform, damit Administratoren dies tun können Erstellen Sie benutzerdefinierte Routinen Diese werden automatisch ausgeführt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Melden Sie sich zunächst bei Power Automate an und erstellen Sie einen neuen Flow. Wählen Sie den Auslöser für Outlook mit dem Namen Wenn eine neue E-Mail eintrifft und fügen Sie die Aktion in aufgerufenen Teams hinzu Sende eine Nachricht wie in Abbildung 3.1 gezeigt.

Power Automate Flow erstellt
Abbildung 3.1: Verwenden Sie Power Automate, um eine automatisierte Aufgabe einzurichten, die ausgelöst wird, wenn eine neue E-Mail von einer bestimmten Person eingeht und zu einer Benachrichtigung führt, die in einem Teamkanal veröffentlicht wird.

Sie müssen grundlegende Konfigurationen durchführen, z. B. ein E-Mail-Konto, Filter für den zu überwachenden E-Mail-Typ und den Ort, an dem die Nachricht veröffentlicht werden soll. Sobald ein Flow erstellt wurde, ist er standardmäßig aktiv.

Benachrichtigen Sie Benutzer in Teams über bestimmte Ereignisse

Eine weitere nützliche Automatisierungsroutine zum Einrichten besteht darin, Erinnerungen in Teams für bestimmte Ereignisse weiterzuleiten. Da Exchange die Plattform ist, die alle Kalender und Ereignisse verwaltet, können Sie eine Power Automate-Aufgabe verwenden, die dem vorherigen Tipp ähnelt, der mit einer E-Mail ausgelöst wird.
Verwenden Sie Power Automate, um einen Ablauf zu erstellen, der einen Kalender – den Benutzerkalender, freigegebene Ressourcenkalender oder freigegebene Kalender – für ein bestimmtes Ereignis überwacht, und senden Sie dann automatisch eine Nachricht an Teams, wenn sich die Startzeit nähert (siehe Abbildung 4.1).

Power Automate Flow
Abbildung 4.1: Erstellen Sie einen Flow in Power Automate, um einen Kalender zu überwachen und anschließend eine Benachrichtigung an einen Kanal in Teams zu senden.

Es gibt viel mehr Integrationsmöglichkeiten zwischen Microsoft Teams und Exchange Online. Beispielsweise können Administratoren die Bots-Funktion in Teams untersuchen, um eine andere Möglichkeit zum Verbinden und Verarbeiten von Befehlen für Exchange-E-Mails, -Kalender und -Aufgaben zu finden. Dienste wie der Virtual Assistant und das Bot Framework bieten mehr erweiterte Integrationsfunktionen ohne die Hilfe eines Softwareentwicklers.

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