So sperren Sie steigende Office 365-Kosten

Administratoren, die in die Cloud wechseln, müssen sich mit den Nuancen von Abonnements und dem Verbrauchspreismodell vertraut machen.

Um sicherzustellen, dass das neue Abonnement für Dienste wie Microsoft Office 365 nicht außer Kontrolle gerät, müssen Administratoren das Hinzufügen und Entfernen von Benutzern anpassen und überwachen und neue Fähigkeiten aufbauen, um unnötige Kosten in Schach zu halten. Diese Verlagerung in die Cloud beseitigt die typischen Belastungen, die mit dem Aufbau komplexer lokaler Exchange-Umgebungen verbunden sind, und verringert den Bedarf an hohen Vorabinvestitionen in Hardware und Software. Trotz dieser potenziellen Einsparungen im Voraus ist es für einige IT-Verantwortliche aus mehreren Gründen schwierig, die laufenden monatlichen Office 365-Kosten in Schach zu halten. Administratoren müssen Fachkenntnisse in Bezug auf die Lizenzierung entwickeln und Schlüsselbereiche überwachen, um Stoppen Sie zusätzliche Gebühren von der Belastung der Organisation.

Eine Office 365-Lizenz passt nicht für alle Benutzer

Für einen Administrator ist es einfach anzunehmen, dass jeder E-Mail, SharePoint, Microsoft Teams und OneDrive benötigt. Sie können jedem dieselbe Lizenz-SKU wie E1 oder E3 zuweisen, aber dies ist eine der häufigsten Methoden, um Geld zu verschwenden. Es gibt einen signifikanten Preisunterschied zwischen den Office 365-Plänen von Microsoft. Sie können nur 4 US-Dollar pro Monat und Benutzer für einen F1-Plan bis zu 35 US-Dollar pro Monat im E5-Plan bezahlen.
Dies ist einer der ersten Bereiche, die Administratoren ansprechen sollten. Administratoren müssen die Benutzerlizenzanforderungen definieren, indem sie eine Matrix erstellen, in der die erforderlichen Dienste und Funktionen aufgeführt sind, und dann die Benutzer der richtigen Lizenz zuordnen. Für Organisationen, die bereits Office 365 verwenden, bietet Microsoft hilfreiche Berichte im Administratorportal mit zusätzlichen Details zu den aktuellen Benutzern. Abhängig von der Rolle des Benutzers fallen für sie unterschiedliche Kosten an.
Der Produktnutzungsbericht bietet einen Drilldown-Überblick über das Volumen der wichtigsten Aktivitäten für jeden Service. In den Berichten in diesem Abschnitt wird detailliert beschrieben, wie Ihre Benutzer Office 365 verwenden.
Der Office-Aktivierungsbericht verfolgt die Office 365 ProPlus-, Project- und Visio-Aktivierungen in Ihrer Organisation. Jede Person mit einer Office-Lizenz kann Produkte auf bis zu fünf Geräten installieren. Die Berichte in diesem Abschnitt zeigen die Gerätetypen, auf denen Benutzer Office-Apps installiert haben.

Bündeln Sie die Lizenz nach Möglichkeit, um Kosten zu sparen

Da sich Unternehmen zunehmend auf Microsoft-Produkte verlassen, haben diese Unternehmen die Möglichkeit, Bundles zu kaufen, um die Kosten zu senken.

Für Unternehmen mit 300 oder mehr Mitarbeitern können die Office 365-Kosten für einen E3-Plan leicht 64.000 US-Dollar pro Jahr überschreiten.

Ein Unternehmen, das Windows 10, Office 365 und Tools wie Intune- und Azure AD Premium-Dienste verwendet, kann sich beispielsweise Microsoft 365 Business (20 USD pro Benutzer und Monat) oder Enterprise (57 USD pro Benutzer und Monat) ansehen, das alle diese Dienste enthält Lizenzen zu einem viel günstigeren Preis als einzeln zu bezahlen.
Exchange-Administratoren müssen sich mit den Systemadministratoren beraten, um festzustellen, welche Endbenutzer sich für diese Bundles qualifizieren können, und sie auf das neue Lizenzmodell verschieben.

Benutzeraktivität und Aktivierungsnutzung, um sicherzustellen, dass gekündigte Benutzer entfernt werden

Für Unternehmen mit 300 oder mehr Mitarbeitern können die Office 365-Kosten für einen E3-Plan leicht 64.000 US-Dollar pro Jahr überschreiten. Jedes Unternehmen da draußen befasst sich mit der Fluktuation von Mitarbeitern. Einige Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, während neue Mitarbeiter eintreffen oder bestehende Benutzer in andere Abteilungen wechseln. Diese Personaländerungen erfordern, dass die IT flink bleibt, um Office 365-Lizenzen zu entfernen und Einzelpersonen die richtigen zuzuweisen.
Office 365-Administratoren müssen die Benutzerakzeptanzberichte auswerten, um die entsprechenden Lizenzen an die einzelnen Personen zu vergeben. Microsoft bietet zu diesem Zweck PowerBI-Dienste als kostenloses Add-On an.

Verwendung von Office 365-Diensten
Microsoft stellt PowerBI zur Verfügung, um die Nutzung der Office 365-Dienste im gesamten Unternehmen zu messen.

Optimieren Sie das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern

Ein Schlüsselbereich zur Kostenkontrolle ist der Prozess, mit dem die IT-Mitarbeiter Lizenzen für entlassene Mitarbeiter verwalten. In den meisten Fällen verfügen Administratoren über einen Workflow, der das Deaktivieren des Kontos, das Konvertieren des Postfachs in ein freigegebenes Postfach, das Löschen von Unternehmensdaten von Mobilgeräten und das Freigeben der Lizenz vom Benutzer umfasst.
Die IT kann jedoch einen weiteren Schritt hinzufügen, um zu überprüfen, ob ein gekündigter Benutzer keine kostspielige Lizenz bindet. Eine der schnellsten Möglichkeiten ist das Admin-Portal, insbesondere der Abschnitt Benutzeransichten. Hier wählen Administratoren eine Ansicht aus, die Name, Lizenzen und Anmeldestatus enthält. Auf diese Weise kann die IT schnell feststellen, dass blockierte Benutzer mit zugewiesenen Lizenzen aktualisiert werden müssen.

blockierte Benutzerlizenz
Das Administratorportal bietet einen Benutzerbereich, mit dem Administratoren prüfen können, ob einem blockierten Benutzer noch eine Office 365-Lizenz zugewiesen ist.

Kontrollieren Sie die laufenden Kosten von Add-Ons von Drittanbietern

Ein weiterer häufiger Aufwand, der außer Kontrolle geraten kann, betrifft Abonnements von Drittanbietern, die mit Office 365-Add-Ins und Apps aus der Microsoft AppSource verknüpft sind.
Benutzer können sich über das AppSource-Portal anmelden verschiedene Apps Dies kann auf Microsoft Office-Komponenten wie PowerPoint ausgeführt werden. Einige Apps sind kostenlos, aber autorisierte Benutzer können kostenpflichtige Apps gegen eine einmalige Gebühr oder ein monatliches Abonnement hinzufügen.
Microsoft bietet seinen Office 365-Abonnenten Zugriff auf Tausende von Add-Ins von Drittanbietern, die dem Client monatlich in Rechnung gestellt werden. Administratoren der Collaboration-Plattform sollten diese Add-Ins und Apps regelmäßig überwachen, um die Verwendung auf vom Unternehmen genehmigte Apps zu beschränken. Innerhalb des Office 365-Administratorportals unter Services & Add-Inskann ein Administrator die Apps überprüfen und verwalten.

Add-Ins von Drittanbietern
Das Administrationsportal in Office 365 zeigt, welche Add-Ins von Drittanbietern von der Organisation verwendet werden, wodurch möglicherweise versteckte Kosten aufgedeckt werden.

Office 365 bietet Administratoren und Managern der oberen Ebene verschiedene Bereiche, in denen sie sehen können, wofür sie bezahlen und was sie verwenden. Für viele Unternehmen ist die IT für die Erstellung verantwortlich Standardablauf und für die Durchführung regelmäßiger Audits, um zu vermeiden, dass nicht verwendete oder unnötige Lizenzen bezahlt werden.

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