So synchronisieren Sie SharePoint 2013-Listen mit Outlook 2013

SharePoint 2013 bietet Vorlagen, mit denen Benutzer verschiedene Arten von Sharepoint 2013-Listen erstellen können. Obwohl dies nicht offensichtlich ist, bietet Outlook 2013 integrierte Unterstützung für verschiedene SharePoint-Listentypen. Auf diese Weise können Administratoren Outlook so konfigurieren, dass Benutzer direkt über den Outlook-Client auf verschiedene Arten von SharePoint-Daten zugreifen können. Dieser Tipp beschreibt, wie.

Hinweis: Ähnliche Integration kann auch über Outlook 2010 und SharePoint 2010 erreicht werden, obwohl die Techniken etwas anders sind.

Synchronisieren Sie eine SharePoint 2013-Kontaktliste mit Outlook 2013

Öffnen Sie zunächst den Internet Explorer und melden Sie sich bei Ihrer SharePoint-Website an. Navigieren Sie anschließend zu der Kontaktliste, die Sie über Outlook 2013 verfügbar machen möchten. In Abbildung 1 sehen Sie, dass sich in der oberen linken Ecke der Benutzeroberfläche eine Reihe von Registerkarten (Durchsuchen, Elemente, Liste) befinden. Drücke den Aufführen Tab.

Abbildung 1. Klicken Sie in SharePoint 2013 auf die Registerkarte Liste.
Abbildung 1. Klicken Sie in SharePoint 2013 auf die Registerkarte Liste.

Sie sehen jetzt das SharePoint 2013-Menüband. Drücke den Stellen Sie eine Verbindung zu Outlook her Symbol und Sie werden gefragt, ob Sie der Website erlauben möchten, ein Programm auf Ihrem Computer zu öffnen. Klicken ermöglichen.
Beim Öffnen von Outlook 2013 werden Sie gefragt, ob Sie die SharePoint-Kontaktliste mit Outlook verbinden möchten. Klicken Ja. Wenn Sie dies tun, wird die Liste der SharePoint-Kontakte zu Outlook hinzugefügt (Abbildung 2).

Abbildung 2. Die SharePoint 2013-Kontakte wurden zu Outlook 2013 hinzugefügt.
Abbildung 2. Die SharePoint 2013-Kontakte wurden zu Outlook 2013 hinzugefügt.

Synchronisieren Sie eine SharePoint 2013-Aufgabenliste mit Outlook 2013

Das Synchronisieren einer SharePoint-Aufgabenliste ist dem oben beschriebenen Prozess sehr ähnlich. Öffnen Sie erneut den Internet Explorer, um zu beginnen. Navigieren Sie als Nächstes zur Aufgabenliste für SharePoint 2013, die Sie synchronisieren möchten. Drücke den Aufführen Klicken Sie auf die Registerkarte Stellen Sie eine Verbindung zu Outlook her Symbol.
Hinweis: Dieses Symbol ist möglicherweise ausgegraut, wenn Sie kürzlich die Aufgabenliste erstellt haben, sollte aber eventuell verfügbar sein. dazu später mehr.
Sie sehen nun eine Meldung wie in Abbildung 3, die angibt, dass Aufgaben zwischen Outlook 2013 und SharePoint 2013 synchron gehalten werden.

Abbildung 3. Aufgaben werden zwischen Outlook und SharePoint synchronisiert.
Abbildung 3. Aufgaben werden zwischen Outlook und SharePoint synchronisiert.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgaben synchronisieren und klicken Sie auf OK. Sie werden gefragt, ob Sie der Website erlauben möchten, ein Programm auf Ihrem Computer zu öffnen. Klicken Sie erneut auf ermöglichen. Outlook wird geöffnet und fordert zur Bestätigung der Synchronisierung auf. klicken Ja.

Synchronisieren einer SharePoint 2013-Dokumentbibliothek mit Outlook 2013

Es ist auch möglich, eine SharePoint 2013-Dokumentbibliothek mit Outlook 2013 auf die gleiche Weise zu synchronisieren, wie ich sie für Kontakte, Aufgabenlisten und Kalender beschrieben habe. Interessant ist hier, dass Sie die Synchronisierung der Dokumentbibliothek direkt über Outlook 2013 durchführen können und kein Exchange 2013-Standortpostfach einrichten müssen.
Öffnen Sie zum Synchronisieren einer Dokumentbibliothek den Internet Explorer und navigieren Sie zu der Bibliothek, die Sie synchronisieren möchten. Drücke den Bibliothek Wenn Sie auf die Registerkarte klicken, wird das SharePoint-Menüband angezeigt. Klicken Sie anschließend auf Stellen Sie eine Verbindung zu Outlook her.
Bei SharePoint 2013-Dokumentbibliotheken ist es wichtig, das potenzielle Problem eines abgeblendeten Symbols “Mit Outlook verbinden” erneut zu untersuchen. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise nicht über die entsprechenden Berechtigungen für die Dokumentbibliothek. Das Problem kann auch auftreten, wenn Outlook 2013 nicht mit einem Exchange Server-Postfach verbunden ist. Sie können auch auf das abgeblendete Symbol stoßen, wenn Sie versuchen, eine Standarddokumentbibliothek zu synchronisieren. Wenn Sie Probleme haben, überprüfen Sie jeden dieser Bereiche.
Nachdem Sie auf das geklickt haben Stellen Sie eine Verbindung zu Outlook her Mit dem Symbol wird eine Meldung angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob die Website ein Programm öffnen soll. Klicken ermöglichen. Outlook wird nun geöffnet und fordert zur Bestätigung der Synchronisierung auf. Klicken Ja.
Outlook 2013 lädt jetzt die Dokumente in die Bibliothek herunter. Outlook 2013 enthält auch einen Vorschaufenster für Office-Dokumente. Wenn Sie in Outlook auf ein Office-Dokument klicken, zeigt Outlook den Inhalt des Dokuments an (Abbildung 4).

Abbildung 4. SharePoint-Dokumente können jetzt in Outlook 2013 gelesen werden.
Abbildung 4. SharePoint-Dokumente können jetzt in Outlook 2013 gelesen werden.

Anwenderschulung – ein wichtiger Schritt

Wie Sie sehen können, bietet die Bereitstellung von SharePoint-Ressourcen über Outlook 2013 Benutzern eine einzige Benutzeroberfläche, auf der sie arbeiten können, und ermöglicht es ihnen, nicht zu SharePoint zu navigieren, wenn sie etwas benötigen.
Der Schlüssel hierbei ist, den Benutzern die richtige Schulung zum Arbeiten in Outlook 2013 zu bieten, nachdem SharePoint-Ressourcen hinzugefügt wurden. Wenn Sie dies nicht tun, werden Benutzer wahrscheinlich durch mehrere Kalender, Kontaktgruppen und dergleichen verwirrt. Sie möchten nicht in eine Situation geraten, in der ungeschulte Benutzer versehentlich persönliche Termine oder Besprechungen zum Teamkalender hinzufügen.
Stellen Sie beim Trainieren von Benutzern zum Zugriff auf SharePoint-Ressourcen über Outlook 2013 sicher, dass auf SharePoint-Websites immer noch sehr gut zugegriffen werden kann. Dies ist besonders wichtig für SharePoint-Hauptbenutzer, die häufig auf Funktionen angewiesen sind, auf die über Outlook nicht zugegriffen werden kann, oder die auf mehrere SharePoint-Teamwebsites zugreifen.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass die hier beschriebenen Techniken spezifisch für den Outlook-Client sind. Es ist möglich, über OWA Zugriff auf SharePoint-Ressourcen bereitzustellen, diese Techniken gehen jedoch über den Rahmen dieses Tipps hinaus.
Über den Autor
Brien Posey ist ein zehnmaliger Microsoft MVP mit zwei Jahrzehnten IT-Erfahrung. Bevor er freiberuflicher technischer Redakteur wurde, arbeitete Brien als Chief Information Officer in einer nationalen Kette von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen. Er war auch als Netzwerkadministrator für einige der größten Versicherungsunternehmen des Landes und für das Verteidigungsministerium in Fort Knox tätig.

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