Übergang zu Office 365 zur Steigerung der Produktivität

Ein Übergang zu Office 365 stört ein Unternehmen aus guten und schlechten Gründen. Eine erfolgreiche Migration verbessert …

Produktivität, während eine problematische Migration den Endbenutzern Schmerzen bereitet und möglicherweise sogar zu Umsatzverlusten für ein Unternehmen führt.
Office 365 umfasst eine Reihe integrierter Plattformen: Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Skype for Business Online, Office Pro Plus und Yammer. Sie sollten alle – oder zumindest die meisten – dieser Dienste nutzen, damit sich die Investition lohnt, und das ist kein einfacher Wechsel.
Die meisten Organisationen beginnen mit Exchange Online und migrieren E-Mails zuerst in die Cloud. Dies erfolgt häufig in Verbindung mit einem Rollout des neuen Office Pro Plus-Clients. Durch den Start der Migration mit der Verlagerung dieses Kerngeschäftssystems in die Cloud erzielt das Unternehmen einen frühen ROI, häufig mit minimaler Unterbrechung der Benutzer.
Stellen Sie beim Erstellen Ihres Adoptionsplans für den Übergang zu Office 365 sicher, dass die leitenden Angestellten das übergeordnete Ziel verstehen und unterstützen. Benutzer müssen auch auf dem Laufenden sein. Streben Sie nach einer Reihe von Workshops, unternehmensübergreifenden Meetings und regelmäßiger, freundlicher Kommunikation. Bei Schreibtischbesuchen oder geringfügigen Störungen sind informierte Benutzer entgegenkommender.
Eine erfolgreiche Migration erfordert ein gründliches Verständnis der aktuellen Umgebung. Bei Office 365 bedeutet dieser Prozess das Sammeln von Informationen über die Anzahl der Mitarbeiter an jedem Standort, an dem sich bestimmte Abteilungen innerhalb des Unternehmens befinden, über Netzwerkverbindungen zwischen Standorten sowie über die vorhandene Firewall und die unterstützende Proxyserverinfrastruktur.
Identität bildet den Kern der Beziehung zwischen der Quellumgebung und Office 365. Azure Active Directory, der zugrunde liegende Identitätsdienst von Office 365, verfügt über eine Kopie der lokalen Active Directory-Konten. Überprüfen Sie sorgfältig die Informationen zu Sicherheitsanforderungen, z. B. ob für den externen Zugriff auf E-Mails eine Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich ist.
Der Benutzerprinzipalname (UPN) oder der Windows 2000-Kontoname in Active Directory wird normalerweise nach Office 365 kopiert und als Anmelde-ID eingerichtet. Die alternative Anmelde-ID ist normalerweise nicht für E-Mail-Migrationen geeignet. Daher müssen Sie UPNs aktualisieren, um ein gültiges Internet-Routing zu verwenden Domain Name System Suffix. Die am besten geeignete Option besteht normalerweise darin, den UPN an die E-Mail-Adresse anzupassen.
Katalogisieren Sie, welche Objekte Sie synchronisieren möchten. Diese Entscheidung sollte auf der Grundlage der Organisationseinheit und der Gesamtzahl der Synchronisierungen getroffen werden. Verwenden Sie Microsoft IdFix-Tool um Fehler in den Synchronisationsdaten zu identifizieren. Das Tool wird im Office 365-Portal bereitgestellt.

Migrationsplanung

Für eine E-Mail-Migration und einen reibungslosen Übergang zu Office 365 müssen Sie die E-Mail-Umgebung bewerten. Inventarisieren Sie insbesondere die aktuellen Exchange-Versionen (oder Versionen von Drittanbietern) und die entsprechende Patch-Version. Sie sollten wissen, wie Exchange Server im Internet veröffentlicht wird und ob gültige SSL-Zertifikate oder Vorauthentifizierung verwendet werden. Alle verwendeten, akzeptierten Domänen müssen im Office 365-Mandanten registriert sein.
Überprüfen Sie die Anzahl der verwendeten Postfächer, einschließlich freigegebener Postfächer, für die Lizenzbewertung und Migrationsplanung. Die Schätzung, wie lange eine Migration dauern wird, wird klarer, sobald Sie die Größe des Postfachs und die Anzahl der Elemente kennen.
Wenn Ihre Organisation viele öffentliche Ordner verwendet, müssen Sie festlegen, ob Sie auf eine andere Plattform wie SharePoint migrieren können. Eine andere Möglichkeit kann darin bestehen, die Funktionen in freigegebene Postfächer zu verschieben. Die Koexistenz von öffentlichen Ordnern ist verfügbar, wird jedoch idealerweise vermieden.
Systeme von Drittanbietern sind häufig die Achillesferse bei E-Mail-Migrationen, da sie möglicherweise vor oder nach einer Migration auf die neuesten Versionen aktualisiert werden müssen, um den Erfolg sicherzustellen. Dazu gehören die Integration von Unified Messaging in eine IP-Telefonanlage, Antispam-Systeme, Journal- und Archivierungssysteme, Faxsoftware, Signatursoftware oder clientseitige Add-Ins.
Client-Versionen sind ebenso wichtig. Ab Anfang 2015 war ein vollständig gepatchter Office 2007-Client das absolute Minimum für die Verbindung mit Office 365. Eine vollständig gepatchte Kopie von Office 2010 funktioniert gut und Office 2013 oder höher bietet die beste Erfahrung und alle neuen Funktionen.
Sie müssen auch den mobilen Bereich kennen, der innerhalb des Unternehmens verwendet wird, einschließlich ActiveSync-Clients und Verwaltungsprodukten für mobile Geräte. Mobile Geräte müssen häufig neu konfiguriert und möglicherweise ersetzt werden, um nach der Migration weiterarbeiten zu können.

Entscheidung für den besten Ansatz

Die beiden besten Migrationsansätze sind die Verwendung von Hybridtechnologien oder die Verwendung eines Migrationstools von Drittanbietern. Die anderen Exchange-Optionen, Staged und Cutover, sind nur für kleinere Organisationen geeignet. Das IMAP (Internet Message Access Protocol) funktioniert, ist jedoch nur eingeschränkt verfügbar, wenn Sie einen einfachen Open Source-Mailer ausführen.
Durch eine hybride Migration wird die lokale Exchange-Organisation effektiv auf Office 365 erweitert. Dies ermöglicht einen sicheren Nachrichtenfluss, native Freigabe und Postfachverschiebungen mit vollständiger Wiedergabetreue. Letzteres ermöglicht die Vorabbereitstellung von Daten, die automatische Neukonfiguration des Clients und die Beibehaltung des Offline-Status Zwischenspeicher. Eine hybride Migration erfordert die meiste Vorbereitung, aber für größere oder komplizierte Organisationen hat sie den größten Nutzen. Hybrid funktioniert mit Exchange 2010 und 2013, und ein hybrider “Bridge” -Server kann in Exchange 2003- und 2007-Umgebungen installiert werden.
Ein Übergang eines Drittanbieters zu Office 365 mithilfe von Produkten wie BitTitan MigrationWiz, Binäre Bäume E2E abgeschlossen, und Aktualisieren Sie die Tools von IT Solutions Dies ist die beste Erfahrung für Unternehmen, die nicht die Zeit haben, eine Hybridmigration zu implementieren oder nicht implementieren können. Diese Tools bieten ähnliche Pre-Staging-Technologien und beschleunigen in einigen Fällen den Prozess, indem sie zuerst die neuesten Daten und dann die Altdaten migrieren, nachdem der Benutzer zu Office 365 gewechselt ist. Diese Tools umfassen normalerweise Client-Rekonfigurations- und Automatisierungstechnologien. Tools von Drittanbietern funktionieren mit allen gängigen Exchange-Versionen und einer Vielzahl von Mailservern von Drittanbietern wie Lotus Notes oder Google Mail.
Cutover-Migrationen funktionieren für kleinere Unternehmen, da die Verzeichnissynchronisierung verfügbar ist und die gesamte Organisation in einem einzigen Vorgang umgeschaltet wird. Am Tag des Umzugs muss jeder Client besucht und neu konfiguriert werden, und alle Benutzer müssen ein neues Kennwort für den Zugriff auf Office 365 angegeben haben. Cutover funktioniert mit Exchange 2003 bis 2013.
Eine abgestufte Migration – eine weitere gute Wahl für kleine Unternehmen – verwendet dieselben Verzeichnissynchronisierungstechnologien, die bei einer Hybridmigration verwendet werden, kopiert jedoch Daten mit der externen Verbindungsfunktion Outlook Anywhere. Eine gestufte Migration ist eine einmalige Migration pro Benutzer. Nach jedem Stapel werden einzelne Benutzer besucht und der Client neu konfiguriert.
IMAP-Migrationen eignen sich hervorragend für Open Source-Mailserver, z IHR IMAPD, Taubenschlag und andere ähnliche Systeme, die eine rudimentäre Erfahrung bieten. Wie inszenierte Migrationen ist die IMAP-Migration Erstellt einen Stapel und kopiert E-Mails in einem einzigen Durchgang. Wenn kein Tool eines Drittanbieters verfügbar ist, kann IMAP verwendet werden, um E-Mails von anderen Systemen von Drittanbietern zu migrieren, die die Technologie unterstützen, z. B. Lotus Notes.
Wenn Sie ein Archivierungs- oder Journalsystem eines Drittanbieters wie Symantec Enterprise Vault verwenden, ist häufig ein Archivmigrationstool eines Drittanbieters erforderlich. Archivieren Sie Migrationstools von Unternehmen wie BitTitan, Transvault, SimplyMigrate, Archive360 und QuadroTech Machen Sie das Extrahieren von Daten aus dem Quellarchiv und das Laden in Office 365 zum Kinderspiel. Außerdem bereinigen diese Tools häufig “Shortcut” -Stubdaten, um sicherzustellen, dass das Postfach für den Benutzer sauber und funktionsfähig ist.
Über den Autor:
Steve Goodman ist ein Exchange MVP und Leiter der Unified Communications beim führenden britischen Office 365-Partner. Steve ist seit 16 Jahren in der IT-Branche tätig und hat seit Version 5.5 intensiv mit Microsoft Exchange zusammengearbeitet. Steve ist Autor einer Reihe von Büchern über Exchange, präsentiert regelmäßig auf Konferenzen, moderiert den Podcast von The UC Architects und bloggt regelmäßig über Exchange Server, Office 365 und PowerShell unter www.stevieg.org.

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