Überprüfen Sie die Office 365-Nutzungsberichte auf Erkenntnisse zur Benutzerakzeptanz

Administratoren, die von Exchange Server zu Exchange Online oder zur vollständigen Office 365-Suite wechseln, müssen neue Tools zum Verwalten dieser Cloud-Dienste erlernen.

Viele Exchange-Administratoren verbringen viel Zeit mit der Verwaltung und Wartung des Messagingsystems, aber nur sehr wenige überwachen die allgemeine Nutzung von E-Mails und ihren Komponenten. Sie ignorieren möglicherweise versehentlich niedrige Adoptionsraten und andere Probleme, die bei Benutzern auftreten. Microsoft unterstützt Administratoren bei der Erstellung einer Vielzahl von Office 365-Nutzungsberichten, die überprüft und an ihre Teams weitergegeben werden können, um Möglichkeiten zur Verbesserung der Nutzung zu finden. Mit diesen Berichten erhält das IT-Team Zugriff auf Informationen, um Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und der Akzeptanz der Endbenutzer bei ihren Managern oder Geschäftsführern zu beantworten.

Für diejenigen, die sich vielleicht dafür entschieden haben Wechseln Sie zu Exchange Online In der Office 365-Suite sind die anderen Dienste, die in einem Abonnement enthalten sind, einer der Vorteile der Speicherung der E-Mails in der Microsoft-Cloud. Ein Unternehmen, das seine E-Mails auf Office 365 umstellt, kann auch von anderen Cloud-Diensten wie OneDrive, Skype for Business, Teams, SharePoint und Forms profitieren. Ein besonderer Vorteil von Exchange Online besteht darin, dass Administratoren Sichtbarkeit mit Nutzungsberichten erhalten, die in Exchange Server fast nicht vorhanden waren.

Office 365-Nutzungsberichte sorgen für Klarheit

Wenn eine Organisation ihre E-Mails an einen Online-Host verschiebt, möchten viele Manager und Führungskräfte wissen, ob und in welcher Kapazität ihre Teams die neuen Dienste übernommen haben. Mithilfe von Nutzungsberichten kann ein Unternehmen den Wert des Wechsels in die Cloud ermitteln und Einblicke erhalten, z. B.:

  • Welche Benutzer benötigen Hilfe, wenn sie im Vergleich zu anderen Diensten eine niedrige Akzeptanzrate haben?
  • das Volumen der E-Mails und Interaktionen der Benutzer, um festzustellen, wer die größten Verbraucher dieser Workloads sind;
  • Statistiken zur Einhaltung, um zu bestätigen, dass Benutzer die Unternehmensrichtlinien einhalten; und
  • Statistiken zur Benutzerfreundlichkeit von Apps auf verschiedenen Plattformen.

Interaktive Microsoft Office 365-Nutzungsanalyse in Power BI

Ein besonderer Vorteil von Exchange Online besteht darin, dass Administratoren Sichtbarkeit mit Nutzungsberichten erhalten, die in Exchange Server fast nicht vorhanden waren.

Dieser Bericht ist über ein Inhaltspaket in Power BI verfügbar, der Datenvisualisierungs- und Berichtsplattform von Microsoft. Diese Funktion stellt eine direkte Verbindung zum Back-End des Cloud-Angebots her, extrahiert die relevanten Daten und generiert Office 365-Nutzungsberichte in Form interaktiver Dashboards, die nach Arbeitslast getrennt sind, einschließlich Exchange Online, SharePoint Online, Jammern und OneDrive.
Administratoren müssen keine Datenexperten sein oder über umfangreiche Erfahrung mit der Berichterstellung verfügen. Das Inhaltspaket vereinfacht die Datenerfassung, indem es mehrere Berichtsvorlagen bietet, darunter einen Produktnutzungsbericht für einen detaillierten Überblick über die Benutzeraktivität in jedem Dienst und einen Kommunikationsbericht, in dem der bevorzugte Dienst eines Benutzers aufgeführt ist, mit dem er in Kontakt bleiben soll.
Administratoren können von Mobilgeräten oder vom Power BI-Portal aus auf die Berichte zugreifen, um sie für Führungskräfte freizugeben und die allgemeine Akzeptanzrate der verschiedenen Office 365-Workloads hervorzuheben.

Die E-Mail-Aktivität zeigt Benutzermuster an

Ein weiterer Standardbericht, auf den über das Office 365-Verwaltungsportal zugegriffen werden kann, ist der E-Mail-Aktivitätsbericht.

E-Mail-Aktivitätsbericht austauschen
Administratoren können die Trends in Bezug auf E-Mails in Exchange Online verfolgen.

Diese Seite befindet sich im Abschnitt “Berichte” und zeigt die einzelnen Zusammenfassungen des E-Mail-Volumens Exchange Online lizenzierter Benutzer über mehrere Zeiträume: sieben, 30, 90 oder 180 Tage. Diese Aktivitätsberichte zeigen die Anzahl der gelesenen, gesendeten und empfangenen E-Mails über einen bestimmten Zeitraum. Wenn ein Benutzer viele E-Mails erhält, aber nicht antwortet oder viel liest, kann dies auf einen zusätzlichen Schulungsbedarf hinweisen.
Dieser Bericht enthält die Option, die Ergebnisse in eine durch Kommas getrennte Datei zu exportieren, um sie zur weiteren Überprüfung in eine Tabelle zu importieren.

MyAnalytics-Berichterstellung für individuelles E-Mail-Verhalten

Für Benutzer, die eine Analyse ihrer Arbeitsgewohnheiten im Zusammenhang mit E-Mail- und Zeitmanagement wünschen, bietet Microsoft eine Funktion namens MyAnalytics, die über ihre Muster mit Exchange Online berichten. MyAnalytics misst die Zeit, die für das Abrufen von E-Mails im Laufe des Tages aufgewendet wurde, und wie viel Fokuszeit ein Benutzer hat. MyAnalytics bietet Vorschläge, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit effizienter und produktiver gestalten können, um Burnout zu vermeiden.
Auf MyAnalytics-Berichte kann über Office 365 Delve zugegriffen werden oder sie können wöchentlich per E-Mail übermittelt werden.

Berichte zum Security & Compliance Center

Ein Bereich, in dem sich ein Exchange-Administrator niemals ausruhen kann, ist die Sicherheit, da die meisten Datenverletzungen durch a auftreten Phishing-Versuch.
Exchange Online-Administratoren können die Bedrohungen, die auf ihre Benutzer abzielen, über das Security & Compliance Center anzeigen. In den Berichten werden die verschiedenen Arten von Angriffen und potenziellen Datenlecks identifiziert, die sich auf das Unternehmen auswirken. Einige Berichte enthalten Details zu den Kampagnen, die sich an die Leiter der Organisation richten. Parodieerkennung, Spam-Erkennung sowie möglicher Datenverlust, wenn vertrauliche Informationen außerhalb des Netzwerks gesendet werden. Um auf die Dashboards zuzugreifen, gehen Sie im Security & Compliance Center zum Abschnitt Berichte> Dashboard.
Administratoren mit einigen Programmierkenntnissen und erweiterten Anforderungen können mit der Graph-API benutzerdefinierte Berichte erstellen, um Rohdaten für detailliertere Informationen abzurufen. Zum Beispiel können Administratoren ausziehen granulare Statistiken Informationen zu den verschiedenen Methoden, mit denen Benutzer E-Mails aus Outlook abrufen, z. B. einen Windows-Browser oder die Android-App.

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