Vermeiden Sie Probleme, während Sie die Office 365-Roadmap befolgen

Microsoft wird in diesem Jahr mehrere Änderungen an der Office 365-Plattform vornehmen, die sich auf Unternehmensbenutzer auswirken. Änderungen am E-Mail-Client und neue Funktionen in der Office-Suite und in Abonnements können die Anzahl der Supportanrufe erhöhen. Administratoren können sich jedoch durch Schulungen und Engagement selbst helfen.

Microsoft, das früher gegenüber Kunden älterer Produkte tolerant war, drängt Kunden, die neueste Windows 10-Build- und Office-Suite zu übernehmen, um die neuen Funktionen und Fähigkeiten von Office 365 zu nutzen. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung zeigt die Office 365-Roadmap fast 250 Funktionen in der Entwicklung, von denen fast 150 eingeführt wurden. Einige der Änderungen umfassen:

  • Nach Oktober 2020 dürfen nur noch Office 2019 und Office Pro Plus eine Verbindung zu Office 365-Diensten herstellen, z. B. E-Mail in Exchange Online und SharePoint Online.
  • Microsoft Outlook wird im Laufe des Jahres 2020 mehrere Änderungen an seiner Benutzeroberfläche erhalten.
  • Office-Gruppen und Microsoft-Teams stehen im Mittelpunkt der Entwicklung von Tools für die Zusammenarbeit.
  • Office ProPlus wird unter Windows 8.1, Windows 7 oder älter auf dem Client-Betriebssystem und Windows Server 2012, 2012 R2 und 2016 auf der Serverseite nicht mehr unterstützt.

Angesichts der Anzahl der in Arbeit befindlichen Aktualisierungen erkennen viele Administratoren, dass die Änderungswelle viele ihrer Benutzer betreffen wird, insbesondere wenn ältere Office Suite-Produkte wie Office 2013, 2016 und sogar 2010 aktualisiert werden müssen, um einen reibungslosen Übergang mit zu gewährleisten Bei vielen der neuen Office 365-Tools und den erwarteten Änderungen müssen IT-Mitarbeiter mehrere Schritte zur Vorbereitung ausführen.

Entwickeln Sie einen Office 365- oder Office 2019-Adoptionsplan

Einer der ersten Schritte für die IT besteht darin, eine Strategie zu entwerfen, in der die bevorstehenden Änderungen und die erforderlichen Maßnahmen zum Abschluss des Adoptionsprozesses beschrieben werden. Während dieses Schritts muss das IT-Team die verschiedenen zu implementierenden Softwareänderungen detailliert beschreiben – Upgrades auf die Office-Suite, Einführung von Microsoft-Teams und andere ähnliche Gegenstände. Der Adoptionsplan kann die Details zu Schulungsmaterial, Zeitplänen, Ressourcen und Zeitplänen definieren, die benötigt werden.

Identifizieren Sie Plattform-Champions, um die Adoption zu fördern

Administratoren müssen effektiver sein, wenn es darum geht, das Vertrauen ihrer Endbenutzer zu gewinnen und sie in die bevorstehenden Roadmap-Funktionen von Office 365 zu investieren Identifizieren Sie einige Plattform-Champions innerhalb des Unternehmens, um den Aufbau von Support innerhalb der Endbenutzergruppen und außerhalb der IT zu unterstützen.

Bauen Sie Spannung auf die bevorstehenden Änderungen auf

Änderungen stoßen im Allgemeinen auf Widerstand von Endbenutzern, und dies ist insbesondere dann der Fall, wenn häufig verwendete Tools wie Outlook, Word, Excel und bestimmte Onlinedienste geändert werden. Um Endbenutzer zu motivieren, einige der neuen Anwendungen zu nutzen, die im Jahr 2020 herauskommen, müssen Administratoren die Vorteile wie die globale intelligente Suche, ein neues Erscheinungsbild für den E-Mail-Client und verschiedene Verbesserungen hervorheben in Microsoft Teams kommen.

Seien Sie flexibel mit Schulungsmaterialien und -methoden

Jeder lernt anders, daher müssen alle Schulungsinhalte, die Administratoren den Endbenutzern zur Verfügung stellen, in verschiedenen Formaten vorliegen. Zu den beliebten Übermittlungsmechanismen gehören kurze Videos, einseitige PDF-Anleitungen mit Tipps und Tricks, Blogeinträge und sogar Podcasts. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Schulungsprozess mithilfe eines Drittanbieters auszulagern, der Schulungsmaterial, Tests und andere Inhalte über ein Online-Lernsystem bereitstellen kann. Einige der Gruppen, die diesen Service anbieten, umfassen BrainStorm, Microsoft Learning und Global Knowledge Training.

Überwachen Sie den Fortschritt und markieren Sie Erfolgsgeschichten

Sobald die IT mit der Einführung des Adoptionsplans und der Schulung für die Endbenutzer beginnt, ist es wichtig, den Fortschritt zu überwachen, indem häufige Überprüfungen durchgeführt werden, um die Benutzer zu identifizieren, die aktiv an der Schulung teilnehmen, und die verschiedenen Tools zu verwenden, die ihnen zur Verfügung stehen. Eine Möglichkeit für die Administratoren, die Office-Aktivierung zu überwachen, ist das Office 365-Verwaltungsportal im Abschnitt “Berichte”. In einigen Office-Nutzungs- und Aktivierungsberichten wird angegeben, wer die Plattform in vollem Umfang nutzt, und diejenigen, die hinterherhinken und möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen, um ihre Fähigkeiten auszubauen.

Bleiben Sie über die bevorstehenden Änderungen von Microsoft auf dem Laufenden

Endbenutzer sind nicht die einzigen, die eine Schulung benötigen. Angesichts der schnellen Änderungsrate der Office 365-Plattform haben IT-Administratoren eine Vollzeitbeschäftigung darin, die neuen Ergänzungen und Änderungen an den Anwendungen und Diensten weiterhin zu überprüfen. Internetquellen wie Microsoft 365 Roadmap und Blog-Posts von Microsoft und Websites mit allgemeinen Technologien bieten wertvolle Einblicke in die Einführung und die bevorstehenden Änderungen.

Teilen Sie Geschichten und halten Sie die Tür offen für kontinuierliche Gespräche

Microsoft-Teams und Yammer werden Administratoren dringend empfohlen, mit ihren Endbenutzern zu interagieren, wenn sie neue Office 365-Tools einführen. Dies gibt Endbenutzern die Möglichkeit, Feedback auszutauschen, und ermöglicht es anderen, an der Konversation teilzunehmen, um der IT dabei zu helfen, die allgemeine Stimmung in Bezug auf die Änderungen in Office 365 einzuschätzen. Sie bieten der IT auch die Möglichkeit, einige Ankündigungen in Bezug auf wichtige zukünftige Änderungen zu machen und zu bewerten, wie sie sich ändern Endbenutzer antworten.

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