Verwalten der Funktionen des Microsoft Outlook-Suchordners

Microsoft Outlook-Suchordner vereinfachen die E-Mail-Verwaltung, da Benutzer Nachrichten mit benutzerdefinierten Postfachsuchabfragen sortieren können. Beispielsweise könnte ein Benutzer einen Suchordner erstellen, um Nachrichten mit Anhängen oder E-Mails von einer bestimmten Person zu organisieren. Bei übermäßiger Verwendung können Outlook-Suchordner jedoch die Leistung von Microsoft Outlook- und Exchange Server-Ressourcen stark beeinträchtigen. Dieser Tipp beschreibt die Vor- und Nachteile der Verwendung von Microsoft Outlook-Suchordnern und erläutert, wie Gruppenrichtlinien konfiguriert werden, die die Verwendung von Suchordnern steuern.

Vorteile von Microsoft Outlook-Suchordnern

Ein Vorteil von Suchordnern besteht darin, dass Microsoft Outlook sie automatisch aktualisiert. Sobald neue Nachrichten eintreffen, analysiert Outlook sie und erstellt Links zu den Nachrichten in den entsprechenden Suchordnern.
Für einen Endbenutzer sieht es so aus, als ob sich die E-Mail tatsächlich im Suchordner befindet. Die Nachricht befindet sich jedoch weiterhin in dem E-Mail-Ordner, an den sie gesendet wurde. Suchordner zeigen die Ergebnisse einer dynamischen Suche an.
Sie können Suchordner in Microsoft Outlook erstellen, indem Sie die Option auswählen Datei -> Neu -> Suchordner Befehl. Sie sehen dann eine Liste mehrerer vordefinierter Suchordner, die Sie erstellen können. Sie haben auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Suchordner zu erstellen.

Nachteile von Microsoft Outlook-Suchordnern

Microsoft Outlook-Suchordner können hilfreich sein, haben jedoch einen Nachteil. Suchordner können ressourcenintensiv sein, da jede eingehende Nachricht analysiert wird, um festzustellen, ob sie den Abfragekriterien entspricht.
Beispielsweise können Probleme auftreten, wenn Benutzer Suchordner für einen bestimmten, kurzfristigen Zweck erstellen, diese jedoch nicht löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Nicht verwendete Suchordner belasten die Systemressourcen, indem sie jede neue E-Mail-Nachricht analysieren, die unnötig eintrifft. Sie können den Ressourcenverbrauch von Suchordnern reduzieren, indem Sie verhindern, dass ruhende Suchordner Abfragen ausführen.
Wenn Sie strengere Maßnahmen ergreifen möchten, können Sie die Anzahl der Suchordner begrenzen, die ein Benutzer verwenden darf, oder Sie können die Verwendung von Suchordnern vollständig verhindern.

Zugriff auf die Einstellungen des Microsoft Outlook-Suchordners im Gruppenrichtlinien-Editor

Die Funktionalität von Suchordnern wird administrativ auf Gruppenrichtlinienebene gesteuert. Das Gruppenrichtlinien-Editor enthält keine Gruppenrichtlinieneinstellungen für Microsoft Outlook. Sie können einer Gruppenrichtlinie jedoch Outlook-bezogene Einstellungen hinzufügen, indem Sie die Verwaltungsvorlage importieren. Beachten Sie, dass diese Methode nur für Benutzer funktioniert, die Outlook 2003 ausführen.

Die notwendige Vorlage ist in der enthalten ADM (Administrative Template) für Office 2003 Service Pack 3, OPAs und Erläuterung der Textaktualisierung. Der Download besteht aus einer 379 KB großen Datei mit dem Namen ORKSP2AT.

  1. Doppelklicken Sie nach dem Herunterladen dieser Datei darauf, um die Datei zu starten Einrichten Programm.
  2. Akzeptieren Sie beim Start des Setups die Endbenutzer-Lizenzvereinbarung und geben Sie einen Pfad für die extrahierten Dateien an.
  3. Klicken OK um der Dateiextraktionsprozess zu sein.
  4. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, schließen Sie Einrichten und benutze die Gruppenrichtlinien-Editor um die Richtlinie zu öffnen, die Sie ändern möchten. Die Methode hierfür hängt davon ab, welche Gruppenrichtlinie Sie ändern möchten.
  5. So ändern Sie die StandarddomänenrichtlinieÖffnen Sie die Konsole Active Directory-Benutzer und -Computer.
  6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste der Domain, für die die Richtlinie gilt, und wählen Sie aus Eigenschaften.
  7. Wähle aus Gruppenrichtlinie Registerkarte und wählen Sie die Standarddomänenrichtlinie.
  8. Klicken Bearbeiten und Windows öffnet a Gruppenrichtlinien-Editor mit dem Standarddomänenrichtlinie geladen.
  9. Navigieren Sie durch die Gruppenrichtlinien-Konsolenstruktur zu Benutzerkonfiguration -> Administrative Vorlagen.
  10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen Behälter und auswählen Vorlagen hinzufügen / entfernen Klicken Sie im Kontextmenü auf, um eine Liste der installierten Richtlinienvorlagen anzuzeigen.
  11. Klicken Hinzufügen und navigieren Sie zu dem Ordner, aus dem Sie die Dateien extrahiert haben.
  12. Wähle aus OUTLK11.ADM Datei und klicken Öffnen.
  13. Klicken Sie anschließend auf Schließen Laden der Outlook 2003-Verwaltungsvorlage in den Gruppenrichtlinien-Editor.
  14. Navigieren Sie nach dem Laden der erforderlichen Verwaltungsvorlage durch die Gruppenrichtlinien-Konsolenstruktur zu Benutzerkonfiguration -> Administrative Vorlagen -> Microsoft Office Outlook 2003 -> Suchordner Zugriff auf die verschiedenen Richtlinieneinstellungen für Outlook-Suchordner (siehe Abbildung A).

    Abbildung A.
    Abbildung A: Mit der Verwaltungsvorlage für Outlook 2003 können Sie Outlook mithilfe der Gruppenrichtlinie regulieren.

Konfigurieren von Gruppenrichtlinien für Microsoft Outlook-Suchordner

Suchordner offline halten: Diese Gruppenrichtlinienoption hat einen irreführenden Namen, da sie eigentlich nichts damit zu tun hat, Suchordner offline zu halten. Stattdessen können Sie einen Keep-Alive-Zeitraum für Offline-Suchordner im zwischengespeicherten Outlook-Modus angeben.
Jedes Mal, wenn ein Benutzer auf einen Microsoft Outlook-Suchordner zugreift, wird seine Uhr auf Null (0) zurückgesetzt. Diese Uhr hat Zeit, bis der Benutzer erneut auf den Suchordner zugreift. Zu diesem Zeitpunkt wird er auf Null (0) zurückgesetzt. Wenn die Uhr 30 Tage erreicht und der Suchordner in dieser Zeit nicht verwendet wurde, wird er als ruhend betrachtet.
Wenn ein Suchordner in den Ruhezustand versetzt wird, wird sein Status in angezeigt Kursivschrift Neue E-Mail-Anfragen werden eingestellt. Alle zuvor vorhandenen Abfrageergebnisse bleiben im Suchordner erhalten, es werden jedoch keine neuen Abfragen ausgeführt.
Um einen ruhenden Suchordner wieder zu aktivieren, muss ein Benutzer einfach darauf klicken, um seine Uhr auf Null (0) zurückzusetzen. Eine neue Abfrage wird dann für alle Nachrichten im E-Mail-Ordner ausgeführt.
Wenn Sie die Richtlinie “Suchordner offline halten” aktivieren, müssen Sie die Anzahl der Tage eingeben, in denen Suchordner am Leben bleiben sollen offline oder zwischengespeichert Modus. Beachten Sie bei der Eingabe dieses Werts die beiden folgenden Punkte:

  • Sie müssen einen Wert eingeben, der für Ihre Organisation geeignet ist. Es wird empfohlen, diesen Wert auf 30 oder 60 Tage einzustellen. Sie können den Zeitraum jedoch auf Null (0) setzen, wodurch die Suchordner inaktiv bleiben. Suchordnerabfragen werden nur aktualisiert, wenn auf einen Suchordner zugegriffen wird, und der Ordner wird dann sofort ruhend.

  • Diese spezielle Richtlinie gilt nur für Offline- oder zwischengespeicherte Ordner. Wenn Sie einen Live-Wert für Online-Ordner festlegen möchten, müssen Sie den ändern Suchordner behalten in Exchange Online-Richtlinien (siehe Abbildung A).

Standardsuchordner und Start: Wenn Sie diese Gruppenrichtlinie aktivieren, können Sie verhindern, dass Microsoft Outlook beim Start Standardsuchordner erstellt.
Maximale Anzahl von Online-Suchordnern pro Postfach: Durch Aktivieren dieser Gruppenrichtlinie können Sie die maximale Anzahl von Suchordnern angeben, die Exchange Server für jedes Postfach abfragt. Wenn Sie Benutzer haben, die eine übermäßige Anzahl von Suchordnern erstellen, können Sie mithilfe dieser Richtlinie verhindern, dass diese Benutzer bei Suchordnerabfragen übermäßige Systemressourcen verbrauchen.
Über den Autor: Brien M. Posey, MCSE, ist ein Microsoft Most Valuable Professional für seine Arbeit mit Exchange Server und hat zuvor den MVP-Preis von Microsoft für Windows Server und Internet Information Server (IIS) erhalten. Brien war CIO einer landesweiten Kette von Krankenhäusern und war einst für die Abteilung für Informationsmanagement in Fort Knox verantwortlich. Als freiberuflicher technischer Redakteur hat Brien für Microsoft, TechTarget, CNET, ZDNet, MSD2D, Relevant Technologies und andere Technologieunternehmen geschrieben. Sie können Briens persönliche Website unter besuchen www.brienposey.com.
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