Verwenden des OWA-Offline-Modus für den erweiterten Outlook-Zugriff in Exchange 2013

Bis vor kurzem war Outlook offline nur für Outlook-Benutzer verfügbar. Unternehmen, die Outlook Web App (OWA) für den E-Mail-Zugriff verwenden, wurden beim Offline-Zugriff im Dunkeln gelassen. In Exchange Server 2013 hat Microsoft den Offline-Zugriff für OWA-Benutzer eingeführt.

In Exchange 2013 ist der OWA-Offlinezugriff standardmäßig aktiviert. Wenn Sie OWA offline deaktivieren möchten, müssen Sie die Exchange-Verwaltungsshell verwenden. Mit Exchange Server 2013 können Sie den OWA-Offlinezugriff basierend auf Postfachrichtlinien oder virtuellen OWA-Verzeichnissen steuern. Offline-Zugriff kann keinem Computer, Privatcomputer oder allen Computern gewährt werden. Beispielsweise würden Sie den folgenden Befehl verwenden, um die OWA-Postfachrichtlinie so festzulegen, dass der Offlinezugriff nur auf private Computer zulässig ist:

Set-OWAMailboxPolicy –AllowOfflineOn PrivateComputers

Ebenso können Sie einen anderen Befehl verwenden, wenn Sie den OWA-Offlinezugriff für das virtuelle OWA-Verzeichnis blockieren möchten:

Set-OWAVirtualDirectory –AllowOfflineOn NoComputers

Wenn Sie später den uneingeschränkten Zugriff auf den OWA-Offline-Modus zulassen möchten, können Sie denselben Befehl wie zuvor verwenden, jedoch den Befehl festlegen –AllowOfflineOn Parameter zu AllComputers.

In OWA offline erledigt der Webbrowser die ganze Arbeit

Wenn ich die Gelegenheit hatte, über den OWA-Offline-Zugriff zu sprechen, tauchen dieselben Fragen auf. Oft wird gefragt, wo die zwischengespeicherten Daten gespeichert sind und wie viel Speicherplatz die zwischengespeicherten Daten belegen. Leider gibt es keine einfachen Antworten auf diese Fragen, da der Webbrowser des Endbenutzers die ganze Arbeit erledigt. Der Webbrowser steuert den Pfad, in dem zwischengespeicherte Daten gespeichert werden, und legt auch das Kontingent fest, wie viele zwischengespeicherte Daten auf einem Webclient gespeichert werden können.

Der Browser steuert sogar das Datenrepository. Beispielsweise speichert Internet Explorer 10 zwischengespeicherte OWA-Daten in einer IndexedDB-Datenbank (die ein HTML5-Standard ist), während Safari und Chrome eine WebSQL-Datenbank verwenden.

Der OWA-Cache unterscheidet sich vom Outlook-Cache

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie vom Standpunkt des Endbenutzers über das OWA-Caching wissen sollten, ist, dass es anders funktioniert als die Caching-Funktion von Outlook. In Outlook werden die Postfachdaten eines Benutzers in einer OST-Datei zwischengespeichert, da im OWA-Offline-Modus stattdessen eine Browser-Datenbank verwendet wird. Der Typ der Inhaltsdatenbank ist nicht der einzige Unterschied. Es gibt auch große Unterschiede bei den tatsächlich zwischengespeicherten Daten.
Vor der Outlook 2013-Version wurde der gesamte Inhalt des Postfachs eines Benutzers in einer OST-Datei zwischengespeichert. Dies hat sich in Outlook 2013 geringfügig geändert, als Microsoft Maßnahmen zur Reduzierung der Größe von OST-Dateien ergriffen hat. Trotzdem speichert Outlook 2013 praktisch alles zwischen, auf das ein Benutzer zugreifen kann, wenn er offline arbeitet. Dies ist bei OWA einfach nicht der Fall.
Wenn ein OWA-Benutzer offline arbeitet, werden alle seine Postfachordner angezeigt, aber nur die offline unterstützten Ordner zeigen Inhalte an. Zu den offline unterstützten Ordnern gehören die Ordner “Posteingang” und “Entwürfe” sowie alle anderen Ordner, auf die der Benutzer in der letzten Woche zugegriffen hat.
Dies bedeutet nicht, dass OWA den gesamten Posteingang des Benutzers zwischenspeichert. OWA speichert nur die letzten drei Tage des Inhalts oder die letzten 150 Elemente zwischen, je nachdem, welcher Wert größer ist. E-Mail-Anhänge werden nicht zwischengespeichert.
Der Kalenderzugriff funktioniert fast genauso wie wenn der Benutzer online arbeitet. Benutzer erhalten weiterhin ihre Kalendererinnerungen und können auf Kalender für den aktuellen Monat und das kommende Jahr zugreifen. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, mehrere Kalender anzuzeigen, wenn Sie offline arbeiten, da Kalender nicht zwischengespeichert werden.
Benutzer haben auch vollen Zugriff auf ihre Kontakte, während sie offline arbeiten. Ebenso wird die automatische Vervollständigungsliste zwischengespeichert.
Der OWA-Offline-Zugriff funktioniert größtenteils sehr gut. Benutzer können neue Nachrichten erstellen oder zwischengespeicherte Nachrichten öffnen, und es gibt sogar vollständige Offline-Unterstützung für durch Information Rights Management geschützte Inhalte. Ebenso bietet OWA Offline-Zugriff auf den Kalender und die Kontakte eines Benutzers. Die größten Einschränkungen bestehen darin, dass OWA eine begrenzte Datenmenge zwischenspeichert und einen unterstützten Browser benötigt.
Über den Autor:
Brien Posey ist ein achtmaliger Microsoft MVP für seine Arbeit mit Windows Server-, IIS-, Exchange Server- und Dateisystemspeichertechnologien. Brien war CIO einer landesweiten Kette von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen und war einst für den IT-Betrieb in Fort Knox verantwortlich. Er war auch als Netzwerkadministrator für einige der größten Versicherungsunternehmen des Landes tätig.

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