Vorgehensweise bei der Migration eines E-Mail-Archivs für Exchange Online

Ein Wechsel zu Office 365 scheint recht einfach zu sein, bis die Projektplaner das Thema des E-Mail-Archivs ansprechen …

Migration.
Nicht alle Organisationen speichern alle ihre E-Mails in ihrer Messaging-Plattform. Viele Organisationen, die Nachrichten archivieren, bewahren eine Kopie in einem Journal auf, das aus rechtlichen Gründen außerhalb der Reichweite des Benutzers archiviert wird.
Die überwiegende Mehrheit der älteren Archivmigrationen zu Office 365 erfordert Tools von Drittanbietern und muss einem ziemlich standardisierten Prozess folgen, um den Auftrag schnell und mit minimalen Kosten abzuschließen. Administratoren sollten zuerst Postfächer auf Office 365 und dann auf das Archiv migrieren, um den schnellsten Weg zu finden, um von Office 365 zu profitieren, bevor die erneute Archivierung abgeschlossen ist.
Ein Archivprodukt durchsucht Postfächer normalerweise nach älteren Elementen und verschiebt diese in einen längerfristigen, billigeren Speicher, der indiziert und dedupliziert wird. Das ursprüngliche Element wird normalerweise durch einen kleinen Teil der Nachricht ersetzt, der als Stub oder Verknüpfung bezeichnet wird. Der Benutzer kann die E-Mail in seinem Posteingang finden. Wenn er die Nachricht öffnet, ruft ein Add-In den gesamten Inhalt ab aus dem Archiv.

Optionen für die Migration archivierter E-Mails nach Office 365

Die nativen Tools zum Migrieren von Postfächern nach Office 365 können eine E-Mail-Archivmigration nicht verarbeiten. Wenn Administratoren ältere Archivdaten für Postfächer übertragen, berücksichtigen sie normalerweise die folgenden drei Ansätze:

  1. Exportieren Sie die Daten in PST-Archive und Importieren Sie es in Benutzerpostfächer in Office 365.
  2. Führen Sie die Archivdaten erneut in das lokale Exchange-Postfach ein und migrieren Sie das Postfach anschließend nach Office 365.
  3. Migrieren Sie zuerst das Exchange-Postfach nach Office 365 und führen Sie dann die Migration des E-Mail-Archivs durch, um die Daten in das Office 365-Postfach zu verschieben.

Option 1 ist normalerweise nicht praktikabel, da der Export von Daten viel manuellen Aufwand erfordert PST Dateien. Die Stubs bleiben in der Mailbox des Benutzers und sorgen für Unordnung.
Option 2 erfordert außerdem viel arbeitsintensive Arbeit und belegt viel Speicherplatz in der Exchange Server-Infrastruktur, um die erneute Prüfung zu unterstützen.
Damit bleibt die dritte Option als der praktischste Ansatz, den wir etwas genauer untersuchen werden.

Migrieren Sie das Postfach zu Exchange Online

Wenn Sie ein Postfach nach Office 365 verschieben, wird es zusammen mit den Stubs migriert, die sich auf die Daten im Legacy-Archiv beziehen. Das Legacy-Archiv archiviert das Postfach nicht mehr, Benutzer können jedoch auf ihre archivierten Elemente zugreifen. Da die Stubs normalerweise einen URL-Pfad zum alten Archivelement enthalten, besteht keine Abhängigkeit von Exchange, um die archivierte Nachricht anzuzeigen.
Einige Produkte, die Schaltflächen zum Wiederherstellen der einzelnen Nachricht in der Mailbox hinzufügen, funktionieren nicht. Das ältere Archivprodukt weiß ohne weitere Konfiguration nicht, wo sich Office 365 befindet. Dieser Schritt ist normalerweise nicht erforderlich, da in der nächsten Phase diese Daten in Office 365 migriert werden.

Übertragen Sie archivierte Daten

Ältere Archivlösungen enthalten normalerweise verschiedene Richtlinien für die Vorgänge mit den archivierten Daten. Sie können das System so konfigurieren, dass die Stubs ein Jahr lang aufbewahrt werden, Archivdaten jedoch viel länger über ein Webportal zugänglich sind.
Es gibt Fälle, in denen Sie den Stub möglicherweise durch die echte Nachricht ersetzen möchten. Möglicherweise befinden sich Daten, die sich nicht als Stub im Postfach des Benutzers befinden, die Benutzer jedoch gelegentlich wünschen.

Wir brauchen Tools, die nicht nur die Datenmigration automatisieren, sondern auch diese Unterschiede verstehen und entsprechend handeln können.

Wir brauchen Tools, die nicht nur die Datenmigration automatisieren, sondern auch diese Unterschiede verstehen und entsprechend handeln können. Die Legacy-Archivmigrationssoftware sollte die Daten im Archiv untersuchen und dann Stapeljobs ausführen, um Stubs durch die vollständigen Nachrichten zu ersetzen. In diesem Fall können Sie das Exchange Online-Archiv als Ziel für archivierte Daten verwenden, die keinen Stub mehr haben.
Die Migrationssoftware für E-Mail-Archive stellt eine Verbindung über die Hersteller-API her. Die Software bewertet die Elemente und exportiert sie dann in ein gängiges temporäres Format (z. B. eine EML-Datei) auf einem Staging-Server, bevor über ein Protokoll wie Exchange Web Services eine Verbindung zu Office 365 hergestellt wird. Die Migrationssoftware überprüft dann das Postfach und ersetzt den Stub durch die vollständige Nachricht.

Migrations-Dashboard
Ein Beispiel für das Dashboard eines Drittanbieterprodukts, in dem der Migrationsfortschritt eines Legacy-Archivs in Office 365 beschrieben wird.

Journaldaten migrieren

Bei Journaldaten besteht der am meisten akzeptierte Ansatz darin, die Daten in den Ordner für versteckte wiederherstellbare Elemente jedes Postfachs zu migrieren, das sich auf das aufgezeichnete Element bezieht. Das Endergebnis ähnelt der Verwendung von Office 365 vom Beginn des Journals an, und eDiscovery funktioniert wie erwartet, wenn die Microsoft-Richtlinien befolgt werden.
Für diese Migration durchsucht die Software das Journal und erstellt eine Datenbank mit den Journalnachrichten. Die Anwendung ordnet dann jede Journalnachricht ihrem Postfach zu. Dieser Prozess kann sehr umfangreich sein; Beispielsweise wird eine an 1.000 Personen gesendete E-Mail 1.000 Postfächern zugeordnet.
Nach dieser Phase kopiert die Software jede Nachricht in den Ordner für wiederherstellbare Elemente jedes Postfachs. Dies ist zwar ein komplizierter Vorgang, wird jedoch durch eine Software erleichtert, die den Job automatisiert.

Migrationsangebote für ältere Archive

Es gibt viele Produkte, die auf eine Migration von E-Mail-Archiven zugeschnitten sind. Jedes hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Ich werde kein bestimmtes Angebot empfehlen, aber ich werde zwei erwähnen, die mehr als 1 TB pro Tag migrieren können. Dies ist ein guter Maßstab für umfangreiche Migrationen. Sie unterstützen auch die Sorgerechtskette, die die Übertragung aller Daten prüft
TransVault verfügt über die meisten Konnektoren für ältere Archivprodukte. Fast alle Migrationsangebote unterstützen Enterprise VaultWenn Sie jedoch ein weniger verbreitetes Produkt verwenden, kann TransVault es wahrscheinlich verschieben. Das TransVault-Produkt greift entweder über die APIs eines Archivprodukts oder direkt auf die gespeicherten Daten zu. Der TransVault-Dienst wird in Azure oder vor Ort installiert.
Quadrotech Archive Shuttle passt zusammen mit einer Reihe anderer Produkte, die für Office 365-Migrationen und -Verwaltung geeignet sind. Der Workflow-basierte Prozess automatisiert die Migration. Archive Shuttle verarbeitet weniger Archivquellen, unterstützt jedoch Enterprise Vault. Archive Shuttle greift über API- und Agentencomputer auf Quelldaten zu, wobei die Steuerung entweder von einer lokalen Archive Shuttle-Instanz oder, wie es typischer ist, von der Cloud-Version des Produkts aus erfolgt.

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