Wählen Sie den besten Weg, um Signaturen in Office 365 aufzunehmen

Optionen für lokale Exchange-Intercept-E-Mails auf dem Exchange Server. Wenn ein clientseitiges Add-In zu Outlook nicht realisierbar ist, müssen Sie andere Optionen prüfen.

Office 365 bietet einige Optionen für die Signaturverwaltung, die zwar wahrscheinlich nicht so gut sind wie die Optionen von Drittanbietern, aber dennoch ausreichend sind. Hier sehen wir uns die Probleme an, mit denen Sie beim Implementieren von Signaturen in Office 365 konfrontiert sind, und bieten einige Optionen zu deren Lösung an.

In lokalem Exchange fließen E-Mails über Server mit der Hub-Transport-Rolle, die effektiv die MTA-Komponente (Message Transfer Agent) von Exchange Server ist. Signatursoftware von Drittanbietern wird in diese Ebene eingesteckt, um Signaturen einzufügen, nachdem Clients E-Mails gesendet haben. Bei Optionen von Drittanbietern handelt es sich normalerweise um Transportagenten, die sich in der Nachrichtenübertragungsphase anschließen und es dem benutzerdefinierten Code von Drittanbietern ermöglichen, alle Nachrichten zu verarbeiten.

Herausforderungen bei einem Umzug von Office 365

In Office 365 können Sie keine Transport Agents in der Microsoft-Infrastruktur installieren. Wenn Sie weiterhin vorhandene Signaturen verwenden möchten, müssen Sie in einem Hybrid-Setup bleiben und E-Mails mithilfe von über einen oder mehrere Hybrid-Exchange-Server weiterleiten Zentraler Transport Option in der Hybrid-Konfigurationsassistent. Dies erfordert Ihre lokale Infrastruktur für den ausgehenden Nachrichtenfluss.
Die Hybridserver-Lizenz ist kostenlos und erfordert keine Größenanpassung von Postfächern. Darüber hinaus ist es relativ einfach, eine einfache zu bauen hohe Verfügbarkeit hybride Infrastruktur. Sie verlassen sich ohnehin auf Ihre lokale Infrastruktur, wenn Sie diese verwenden Active Directory-Verbunddienste (AD FS), daher ist dies möglicherweise kein so großes Problem, wie Sie denken.
Wenn Sie die bereitgestellten Informationen zum Implementieren von Signaturen in Office 365 verwenden möchten, haben Sie zwei Hauptoptionen: Verwenden Sie Transportregeln oder wenden Sie einzelne Signaturen über PowerShell an. Wir werden beide Optionen durchgehen und die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen untersuchen.

Verwenden Sie Transportregeln, um Signaturen in Office 365 anzuwenden

Wenn Sie eine einfache Signatur hinzufügen möchten, die an jeden Endbenutzer angepasst werden kann, sind möglicherweise eine oder mehrere benutzerdefinierte Transportregeln die richtige Option.
Transportregeln kann eine benutzerdefinierte HTML-Signatur auf jede Nachricht anwenden, indem Attribute aus dem lokalen AD verwendet werden; Wenn Sie DirSync nicht verwenden, verwenden Sie die in Office 365 konfigurierten Werte für die Postfächer. Jeder Wert, wie z. B. der Vorname der Person, kann in der Vorlage enthalten sein, zum Beispiel:

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">

%%displayname%%</br>

%%title%%</br>

%%company%%</br>

</div>

Die Werte im TechNet gelistet werden im HTML-Code verwendet, sind jedoch in doppelten Prozentzeichen (%%) eingeschlossen, damit sie während der Übertragung ersetzt werden können.
Die Hauptbeschränkung bei der Verwendung von Transportregeln besteht darin, dass sie mit derselben Technik wie Haftungsausschlüsse in Exchange arbeiten. Dies bedeutet, dass sie am Ende jeder Nachricht hinzugefügt werden. Wenn Sie die Signatur immer hinzufügen, wird sie bei der Beantwortung von E-Mails nicht korrekt angezeigt, da sie am unteren Rand der E-Mail-Kette und nicht direkt nach dem Text in der letzten Antwort eingefügt wird.
Eine Möglichkeit, dies zu beheben, besteht darin, die Signatur nur neuen Nachrichten hinzuzufügen und nach Nachrichten zu suchen, die noch keine haben Empfangen Header gesetzt. Testen Sie dies zuerst, um festzustellen, ob es in Ihrer Umgebung ordnungsgemäß funktioniert.
Konfigurieren Sie die Transportregel zum Hinzufügen von Signaturen mit den folgenden Optionen:

  • Wenden Sie die Regel an, wenn sich der Absender innerhalb der Organisation befindet.
  • Fügen Sie den Haftungsausschluss mit dem oben gezeigten Text hinzu. Wenn er nicht hinzugefügt werden kann, greifen Sie zurück, um ihn zu ignorieren und fortzufahren, es sei denn, die Kopfzeile Nachrichten ID ist gesetzt und enthält “<".

Öffnen Sie zum Erstellen dieser Regel das Exchange-Verwaltungscenter und navigieren Sie zu Nachrichtenfluss. Im Regeln, wählen Hinzufügen und dann Haftungsausschluss anwenden (Abbildung 1).

Regel in EAC erstellen
Abbildung 1

Geben Sie als Nächstes die Einstellungen für die Regel wie oben definiert an (Abbildung 2).

Geben Sie die Regeleinstellungen in der EAC an
Figur 2

In diesem Beispiel haben wir möglicherweise die einfachste Methode zum Anwenden von Signaturen verwendet – und wir haben eine Reihe von Optionen, wenn wir spezifisch sein möchten. Wenn wir beispielsweise je nach Empfänger unterschiedliche Signaturen anwenden möchten, z. B. nur Nachrichten für externe Empfänger eine Signatur hinzufügen, können wir eine Bedingung hinzufügen (Abbildung 3).

Zusätzliche Bedingung zu regieren
Figur 3

Senden Sie eine Testnachricht, um die Ergebnisse der Transportregel anzuzeigen. Der Haftungsausschluss wird beim Senden nicht angezeigt, der Testempfänger sollte jedoch die angewendete Signatur sehen (Abbildung 4).

Testen Sie die Empfängeransicht der Signatur
Figur 4

Anwenden von Signaturen in Office 365 über PowerShell

Wenn die Verwendung einer Transportregel zum Anwenden von Signaturen nicht den Anforderungen entspricht, besteht der zweite Ansatz darin, zentralisierte Signaturen auf Personen anzuwenden, die PowerShell verwenden. Sie müssen für jeden Endbenutzer einen benutzerdefinierten HTML-Code haben oder möglicherweise ein Skript schreiben, das eine HTML-Vorlage ähnlich unserem Beispiel für Transportregeln verwendet und Werte ersetzt, die auf denen in AD über das Skript basieren.
In unserem Beispiel legt dieses Skript die Signatur für ein Postfach mit dem folgenden Basis-HTML fest:

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">

Steve Goodman</br>

Exchange MVP</br>

Exchange Labs</br>

</div>

Speichern Sie dann den HTML-Inhalt in der Datei: Signature.html. Stellen Sie zum Anwenden der Signatur mit PowerShell eine Verbindung zu Exchange Online her:

$cred = Get-Credential

$session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -Authentication Basic -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -AllowRedirection:$true -Credential

 $cred

Import-PSSession $session

Nach dem Verbinden über Exchange Online PowerShellVerwenden Sie das Cmdlet Set-MailboxMessageConfiguration, um die Signatur so festzulegen, dass sie automatisch angezeigt wird:

Set-MailboxMessageConfiguration -Identity <user> -AutoAddSignature:$True -AutoAddSignatureOnMobile:$True -SignatureHtml (Get-Content .Signature.html)

Obwohl hierfür PowerShell verwendet wird, bleibt die Signatur aus Sicht des Endbenutzers sichtbar. Sie kann auf der OWA-Optionsseite (Outlook Web App) bearbeitet werden (Abbildung 5).

Signatur in OWA bearbeiten
Abbildung 5

Administratoren würden die zentrale Kontrolle verlieren, aber die Vorteile normaler Signaturoptionen nutzen. Trotzdem hätten Sie immer noch die Kontrolle, wenn Sie dies täglich mithilfe eines Skripts erneut anwenden. Es wird automatisch zu Nachrichten hinzugefügt, die an externe Empfänger in Outlook, auf Mobilgeräten oder in OWA gesendet werden.
Über den Autor:
Steve Goodman ist ein Exchange MVP und arbeitet als technischer Architekt für einen der führenden Microsoft Gold-Partner in Großbritannien. Goodman hat seit Version 5.5 intensiv mit Microsoft Exchange und seit seinen Anfängen in Exchange Labs und mit Office 365 zusammengearbeitet [email protected]

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