Warum Administratoren Outlook 2013-Suchordner einrichten sollten

In nahezu jeder Organisation gibt es Benutzer, die umwerfende Mengen an E-Mails erhalten. Durch die Einführung dieser Benutzer in Suchordner können sie effizienter arbeiten.

Ein Suchordner unterscheidet sich ein wenig von typischen Outlook-Ordnern, da sich Nachrichten nicht in Suchordnern befinden. Stattdessen bieten diese Ordner eine gefilterte Ansicht der Nachrichten eines Benutzers.

Outlook 2013 enthält integrierte Vorlagen zum Erstellen von Suchordnern für ungelesene Nachrichten, für die Nachverfolgung gekennzeichnete Nachrichten oder Nachrichten mit Anhängen. Outlook 2013 kann auch Suchordner erstellen, die auf bestimmten Wörtern in einer Nachricht oder Nachrichten basieren, die von bestimmten Personen empfangen wurden.

Endbenutzer können Suchordner ohne administrativen Eingriff erstellen, indem sie einfach die Registerkarte Ordner von Outlook auswählen und auf klicken Neuer Suchordner Symbol und wählen Sie dann den Suchordnertyp aus, den Sie erstellen möchten.

Die Erstellung von Suchordnern ist eine Funktion auf Benutzerebene. Daher gibt es für einen Administrator keine einfache Möglichkeit, Standardsuchordner zu erstellen und diese auf das Postfach jedes Benutzers anzuwenden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Administratoren zusehen sollten, während Endbenutzer nach Belieben Suchordner erstellen.

Suchordner sind praktisch, können jedoch ressourcenintensiv sein und sind besonders problematisch, wenn Endbenutzer eine große Anzahl von Suchordnern erstellen oder große Mengen an E-Mails erhalten. Für Administratoren ist es eine gute Idee, Maßnahmen zu ergreifen und sicherzustellen, dass die Verwendung von Suchordnern keine Leistungsprobleme verursacht.

Microsoft Exchange und Outlook unterscheiden zwischen Online- und Offline-Suchordnern. Auf dem Exchange Server ist ein Online-Suchordner aktiv. Wenn neue Nachrichten im Posteingang eines Benutzers eintreffen, überprüft der Suchordner diese Nachrichten aktiv, um festzustellen, ob sie die Suchkriterien erfüllen. Offline-Ordner können ebenfalls aktiv sein, verbrauchen jedoch keine Ressourcen auf dem Exchange Server. Stattdessen verarbeitet Outlook Offline-Suchordner, wenn es im zwischengespeicherten Modus ausgeführt wird.

Sowohl an Online- als auch an Offline-Suchordnern ist ein Timer angebracht, der protokolliert, wie viele Tage seit dem letzten Zugriff auf den Ordner vergangen sind. Wenn der Timer eine vorgegebene Anzahl von Tagen erreicht, wird der Suchordner ruhend. Ruhende Suchordner behalten den zwischengespeicherten Inhalt bei, prüfen neue E-Mail-Nachrichten jedoch nicht aktiv. Wenn ein Benutzer auf einen ruhenden Suchordner klickt, wird der Suchordner automatisch wieder in einen aktiven Zustand versetzt.

Gruppenrichtlinieneinstellungen steuern das Verhalten von Outlook 2013-Suchordnern. Da in Windows standardmäßig keine Gruppenrichtlinieneinstellungen für Outlook 2013 vorhanden sind, müssen Sie die herunterladen und installieren Office 2013-Verwaltungsvorlagen.

Es gibt drei Gruppenrichtlinieneinstellungen für Suchordner, die sich alle unter befinden Benutzerkonfiguration Richtlinien Administrative Vorlagen Microsoft Outlook 2013 Suchordner.

Die erste Gruppenrichtlinieneinstellung lautet Suchordner in Exchange Online beibehalten. Diese Einstellung steuert den Schwellenwert für den Timer, der verfolgt, wann Online-Suchordner zuletzt verwendet wurden. Mit dieser Einstellung können Sie die Anzahl der Tage der Inaktivität angeben, bevor ein Online-Ordner in einen Ruhezustand versetzt wird.

Die zweite Gruppenrichtlinieneinstellung lautet “Suchordner offline halten”. Diese Option war für Outlook 2010 tatsächlich vorhanden und legt den Schwellenwert für Offline-Suchordner fest. Der Wert, den Sie für diese Richtlinieneinstellung angeben, gibt an, wie viele Tage ein Offline-Suchordner ignoriert werden kann, bevor er in den Ruhezustand versetzt wird.

Es ist erwähnenswert, dass das Konzept, Suchordner in einen Ruhezustand zu versetzen, in Outlook 2010 existierte. Damals war es typisch, einen Schwellenwert von 30 Tagen zu verwenden. Heutzutage verwenden mehr Organisationen virtualisierte Exchange Server-Bereitstellungen und führen Outlook 2013 auf virtuellen Desktops aus. Es ist wichtig, Hardwareressourcen in virtualisierten Umgebungen effizient zu nutzen, da die zugrunde liegende Hardware von mehreren virtuellen Systemen gemeinsam genutzt wird. Ich würde empfehlen, die Schwellenwerte auf nicht mehr als 14 Tage einzustellen.

Die letzte Gruppenrichtlinieneinstellung ist die maximale Anzahl von Online-Suchordnern pro Postfach, wodurch die Gesamtzahl der von einem Benutzer erstellten Online-Suchordner begrenzt wird. Diese Einstellung ist wichtig, um einen übermäßigen Ressourcenverbrauch auf Ihrem Exchange-Postfachserver zu verhindern. Microsoft scheint keine Empfehlungen für die Verwendung dieser Einstellung zu geben, ich würde jedoch empfehlen, die maximale Anzahl von Online-Suchordnern pro Postfach auf zehn oder weniger zu beschränken.

Suchordner können für Benutzer hilfreich sein, da sie zum automatischen Organisieren großer E-Mail-Mengen verwendet werden können. Trotzdem müssen Nutzungsbeschränkungen festgelegt werden, um zu verhindern, dass die Suchordner übermäßige Systemressourcen verbrauchen.

Über den Autor:
Brien Posey ist ein zehnmaliger Microsoft MVP mit zwei Jahrzehnten IT-Erfahrung. Bevor er freiberuflicher technischer Redakteur wurde, arbeitete Brien als Chief Information Officer in einer nationalen Kette von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen. Er war auch als Netzwerkadministrator für einige der größten Versicherungsunternehmen des Landes und für das Verteidigungsministerium in Fort Knox tätig.

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